Les nouvelles plaquettes de Digitech Suisse en vigueur depuis juillet 2011

Les nouvelles plaquettes de Digitech Suisse en vigueur depuis juillet 2011 :

La nouvelle documentation de nos systèmes de dématérialisation, de gestion électronique de documents et d’archivage légal de manière transversale pour les administrations publiques, les banques, les assurances, l’industries et les fiduciaires entre autre est aujourd’hui disponible! Consultez-la en cliquant sur les liens suivants:
www.digitech-sa.ch/doc/GLOBAL.pdf

La documentation de notre gestion électronique de documents (AIRS Dossier):
www.digitech-sa.ch/doc/DOSSIER.pdf

Le comparatif des différentes versions de la gestion électronique de documents (AIRS Dossier):
www.digitech-sa.ch/doc/AIRS_SOLUTIONS.pdf

La documentation de notre gestion électronique de courriers (AIRS Courrier):
www.digitech-sa.ch/doc/Courrier.pdf

La documentation de notre gestion électronique de documents en mode hébergé (Cloud) :
www.digitech-sa.ch/doc/AIRS_Cloud.pdf

La documentation des différents services de Digitech :
www.digitech-sa.ch/doc/AIRS_SERVICES.pdf

La documentation de notre dématérialisation (numérisation, LAR/RAD/OCR, Analyse sémantique) (AIRS_Numlad):
www.digitech-sa.ch/doc/NUMLAD.pdf

La documentation de notre dématérialisation de factures fournisseurs (Numlad Factures):
www.digitech-sa.ch/doc/NUMLAD_FACTURES.pdf

La documentation de notre archivage à valeur probante ou légale :
www.digitech-sa.ch/doc/CFEC.pdf

La documentation de notre gestion électronique de documents en mode hébergé (Cloud) en Anglais :
www.digitech-sa.ch/doc/AIRS_Cloud_English.pdf

La documentation de notre gestion électronique de documents (AIRS Dossier) en Anglais:
www.digitech-sa.ch/doc/DOSSIER_English.pdf

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Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Juillet 2011

Le billet du directeur
Ce mois-ci, nous allons aborder des sujets très importants dans la gestion électronique de documents. Le premier étant la conduite des projets. Un projet GED touche l’organisation, il est donc nécessaire de piloter correctement ce changement. Nous aborderons quelques ingrédients de la recette: la résistance et la réussite du changement dans l’entreprise par un accompagnement efficace.
Dans un projet GED, nous devons aussi nous soucier de la loi. Nous aborderons les textes importants au niveau Suisse afin de mettre en place des processus documentaires sans papier.
Et pour finir, avant de pouvoir penser aux vacances d’été, nous aborderons un sujet connexe à celui de la GED, l’intelligence économique, afin de savoir si elle est implantée en entreprise.
Toute l’équipe Digitech vous souhaite un bel été, et se réjouit de revenir à la rentrée avec notamment la sortie de AIRS Dossier 5.3 et toutes les nouveauté qui vont avec…
Plus d’information auprès de frederic.matthey@digitech-sa.ch
Merci et Bonne lecture.

Frédéric Matthey

La conduite aux changements dans la gestion électronique de documents

La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents, d’une gestion collaborative de courriers, de processus documentaires électroniques ou de gestion de la connaissance, impacte de manière significative sur l’organisation d’une entreprise, ou d’une administration et sur ses collaborateurs.

La résistance au changement

Pour les collaborateurs, le changement est générateur d’anxiété (remise en cause, perte des repères, interrogation sur son travail, sentiment d’être surveillé/contrôlé, etc.). Si au niveau individuel, ce phénomène peut paraître négligeable, l’accumulation de manifestations de résistances peut conduire l’ensemble du projet à l’échec.
Les causes sont multiples et il n’existe pas de cause universelle à la résistance au changement : structurelles (les conditions de travail, le climat, etc.), conjoncturelles (surcharge de travail, élections, etc.) entraînant une mauvaise appropriation de la solution et de la méthode de travail, et à terme un rejet, donc un échec.
  • Ecouter, faire exprimer les doutes, les peurs
  • Dialoguer en interne (Intranet, Email, Réunion, Situation informelle)
  • Accepter          la         résistance,        écouter,           communiquer
  • Montrer les gains quotidiens de la solution informatisée
  • Rassurer avec des explications concrètes par rapport aux peurs identifiées
L’article complet:

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Archivage électronique – Conservation électronique – La loi Suisse

Toutes les organisations devant être inscrites au registre du commerce sont soumises à l’obligation de conservation (en particulier tous les éléments liés à la gestion).

Cette obligation concerne non seulement la comptabilité (grand livre, livres auxiliaires, pièces justificatives des écritures comptables), mais également toute la correspondance commerciale qui engage l’organisation (courriers, contrats, bulletin de commandes, bulletin de livraisons, etc.).

La durée « normale » de conservation est de dix ans à partir de la fin de l’exercice annuel au cours duquel les dernières inscriptions ont été faites.

Le législateur est favorable à la mise en œuvre d’outils électroniques propres à rationaliser et à faciliter la conservation des documents. Ainsi, hormis le compte d’exploitation et le bilan qui doivent être conservés sur papier et signés, l’intégralité des autres documents peut être conservée par un moyen électronique. Les seules conditions fixées sont que la conformité avec la transaction de base soit garantie et que ces documents puissent être rendus lisibles en tout temps. Les principes à respecter sont détaillés dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico ; RS 221.431).
L’article complet:

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Intelligence économique et veille sont-elles réellement implantées dans les entreprises et quels sont les freins ?

Pour répondre à cette question, un chef d’entreprise veut savoir si cela est rentable. Pour des activités avec un fort apport de R&D, cela semble démontrable. Dans les autres cas, il faut peut-être aborder le problème différemment.
Il s’agit de justifier l’Intelligence économique par la nécessité de connaître son environnement et par les coûts directs qui peuvent être engendrés par la méconnaissance de son environnement ou au contraire les bénéfices directs pouvant en être retirés. Il est facile de trouver des exemples ou contre-exemples : un appel d’offre raté ou identifié trop tard, la défaillance d’un fournisseur qui aurait pu être prévue, la connaissance d’un changement de loi devant nécessité la modification d’un produit, des accords d’échanges commerciaux nous ouvrant les perspectives d’un nouveau pays, etc. Autant d’exemples sur lesquels on peut mettre un coût et auxquels une entreprise a de fortes chances d’avoir déjà été confrontée.
L’article complet:
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Nous vous invitons à consulter notre site Internet :
Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

L’intelligence économique: est-ce raisonnable pour une PME de moins 100 personnes

L’intelligence économique: est-ce raisonnable pour une PME de moins 100 personnes

Il est parfaitement adapté de mettre en place de l’IE dans une PME. Certes, ce n’est pas la même IE que nous mettrions en place dans une entreprise de plusieurs milliers de collaborateurs, mais il y a des pratiques, des méthodes et des processus à mettre en place. Ceux-ci devront être simples, correspondre à la culture et à l’organisation de l’entreprise, être facilement utilisables et ne pas engendrer une surcharge de travail. Ceci devrait pouvoir mettre en forme les données collectées, les transformer en information et qu’elles donnent une connaissance à l’entreprise de manière durable. Cette connaissance devra arriver aux bonnes personnes afin de la valoriser pour que ce soit un outil performant, améliorant les performances de l’entreprise.

Une solution proposée

La solution proposée doit tenir compte de l’existant, de la problématique et des solutions que la théorie propose. Elle tient aussi compte du pragmatisme qu’il faut avoir dans une PME. La solution doit être simple, facile d’accès, compréhensible de tous, ne pas coûter trop cher et avoir une vraie valeur ajoutée.

Un schéma bloc pour illustrer la partie acquisition d’informations qui peut-être proposée. La mise en place de l’organisation et des outils sera la plus grande partie du travail. Pour arriver à une solution efficace, il faut s’entourer de spécialiste.

Pour plus d’information: frederic.matthey@digitech-sa.ch

Archivage électronique – Conservation électronique – La loi Suisse

Toutes les organisations devant être inscrites au registre du commerce sont soumises à l’obligation de conservation (en particulier tous les éléments liés à la gestion).

Cette obligation concerne non seulement la comptabilité (grand livre, livres auxiliaires, pièces justificatives des écritures comptables), mais également toute la correspondance commerciale qui engage l’organisation (courriers, contrats, bulletin de commandes, bulletin de livraisons, etc.).

La durée « normale » de conservation est de dix ans à partir de la fin de l’exercice annuel au cours duquel les dernières inscriptions ont été faites.

Le législateur est favorable à la mise en œuvre d’outils électroniques propres à rationaliser et à faciliter la conservation des documents. Ainsi, hormis le compte d’exploitation et le bilan qui doivent être conservés sur papier et signés, l’intégralité des autres documents peut être conservée par un moyen électronique. Les seules conditions fixées sont que la conformité avec la transaction de base soit garantie et que ces documents puissent être rendus lisibles en tout temps. Les principes à respecter sont détaillés dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico ; RS 221.431).

L’Olico reste neutre par rapport à la technologie à mettre en œuvre. Elle ne cherche pas à définir les mesures à prendre dans les moindres détails, mais se limite à faire référence aux règles et aux recommandations de la profession. Dans le domaine de la conservation électronique de documents, on peut ainsi s’inspirer de normes telles qu’ISO 15 489 « Records management ».

Toutefois, ces normes ne s’appliquent pas intégralement et de manière contraignante à toutes les organisations, sans distinction de leur taille ou de leur activité. Leur implémentation dans un cas concret doit être déterminée en fonction de la nature et de l’étendue des affaires de l’organisation, de son environnement réglementaire et de ses besoins spécifiques.

Documents électroniques comme moyens de preuve

Le 1er janvier 2011, l’article 177 du nouveau Code de Procédure Civile (CPC ; RS 272) définit les titres admis comme moyens de preuve dans une procédure civile comme étant « des documents, tels les écrits, les dessins, les plans, les photographies, les films, les enregistrements sonores, les fichiers électroniques et les données analogues propres à prouver des faits pertinents. Un document électronique, au même titre qu’un document papier, est donc admis comme moyen de preuve. Ces documents électroniques peuvent être des documents papiers qui ont été scannés ou des documents électroniques dès leur origine.

Le législateur exprime sa volonté de favoriser et d’encourager le recours à des outils de traitement et de conservation électronique de documents.

Le message du Conseil Fédéral, en la matière est : « L’archivage purement numérique, qui joue un rôle grandissant dans le commerce et l’industrie, ne doit pas amener avec lui une dépréciation de la valeur probante des documents archivés ».

Le Conseil Fédéral indique enfin qu’un titre établi sur support électronique peut être considéré comme preuve fiable dès lors que le processus de numérisation respecte certaines règles, par exemple celles qui s’appliquent en droit commercial et qui sont exprimées dans l’Olico.

Il découle de ce qui précède qu’une organisation peut se libérer de ses archives physiques sur papier en mettant en place un processus et un système d’archivage conformes à l’Olico.

En cas de litige, elle pourra produire, en tant que preuve par titre, des fichiers électroniques extraits de son système d’archivage. Ces fichiers ont la même force probante que le document original sur papier (par exemple un contrat signé). En cas de contestation de l’authenticité du document électronique, il suffit à l’organisation de démontrer la conformité de son système d’archivage électronique avec les exigences légales. Si cette conformité est établie, le juge n’a aucune raison de douter de la fiabilité de la preuve électronique qui lui est soumise.

Source :

http://www.admin.ch
www.admin.ch/ch/f/rs/2/221.431.fr.pdf
http://www.admin.ch/ch/f/as/2010/1739.pdf
Le livre blanc d’Everial (http://www.everial.ch)

Digitech

La conduite aux changements dans la gestion électronique de documents

La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents, d’une gestion collaborative de courriers, de processus documentaires électroniques ou de gestion de la connaissance, impacte de manière significative sur l’organisation d’une entreprise, ou d’une administration et sur ses collaborateurs.

La résistance au changement

Pour les collaborateurs, le changement est générateur d’anxiété (remise en cause, perte des repères, interrogation sur son travail, sentiment d’être surveillé/contrôlé, etc.). Si au niveau individuel, ce phénomène peut paraître négligeable, l’accumulation de manifestations de résistances peut conduire l’ensemble du projet à l’échec.

Les causes sont multiples et il n’existe pas de cause universelle à la résistance au changement : structurelles (les conditions de travail, le climat, etc.), conjoncturelles (surcharge de travail, élections, etc.) entraînant une mauvaise appropriation de la solution et de la méthode de travail, et à terme un rejet, donc un échec.

  • Ecouter, faire exprimer les doutes, les peurs
  • Dialoguer en interne (Intranet, Email, Réunion, Situation informelle)
  • Accepter          la         résistance,        écouter,           communiquer
  • Montrer les gains quotidiens de la solution informatisée
  • Rassurer avec des explications concrètes par rapport aux peurs identifiées

Réussir le changement

Comme pour les causes de la résistance, il n’existe pas de formule universelle pour réussir le changement au sein d’une entreprise. Néanmoins, il existe des pré requis et des méthodes pour y parvenir dont en voici quelques éléments :

  • Entendre pour comprendre, comprendre pour clarifier, clarifier pour faire adhérer au projet,
  • La direction doit donner une priorité forte au projet,
  • Utiliser des méthodes (analyse des risques),
    • Mobiliser les acteurs (mise en place d’un site pilote moteur, choix de formateurs référents motivés et impliqués, etc.),
    • Constituer un comité de pilotage faisant office de relais d’opinions, une équipe projet pluridisciplinaire, motivée et d’un niveau hiérarchique suffisant pour prendre des décisions impactantes. Une personne métier et une personne informatique comme chefs de projet.
    • Gérer les aspects émotionnels (communication formelle et informelle),
      • Former et accompagner (prévoir des formations adaptées, intervenir dans les services à des phases clés du projet),
      • Communiquer intensément (utilisation de l’intranet, et mise en place d’un programme de réunions de présentation pour les agents et dans les réunions de directeurs).
      •  …

Le plus important est de communiquer :

  • La communication permet la participation,
  • La communication supprime les doutes,
  • La communication facilite l’adhésion.

La stratégie participative part du principe qu’en associant « les utilisateurs » au changement, on prend moins de risques de les voir s’élever contre le projet.

Accompagnement de Digitech à la conduite du changement

Le changement est à intégrer telle une variable de coût et de risques. Digitech vous accompagnera tout au long du projet pour vous aider à gérer ce facteur.

Le savoir-faire de Digitech repose tout d’abord sur un savoir empirique acquis au cours de plusieurs centaines de projets de gestion électronique de documents. Nos chefs de projet savent détecter en amont les signes annonciateurs d’une résistance au changement et proposer alors les actions à mener pour les pallier.

Pour une assistance plus poussée, Digitech propose une étude réalisée en amont auprès des acteurs clés du projet : dirigeants, chefs de projet, principaux services utilisateurs.

Cette étude a pour principal objectif de déterminer l’approche que chacun de ces acteurs majeurs a vis-à-vis du projet et de déterminer spécifiquement les actions à mener pour éliminer toute possibilité de résistance et exacerber les sources de motivation aussi bien au niveau individuel que de manière globale.

Les résultats obtenus par cette méthode sont très pertinents. Ils permettent de conduire le projet de façon sereine et d’éliminer complètement toute anxiété.

Conformément aux résultats obtenus par cette étude, le chef de projet va faire varier sensiblement son processus de déploiement de l’outil en gardant comme ligne directrice l’objectif principal du projet, mais en tenant compte très fortement de tous les aspects individuels propres à l’entreprise.

La mise en œuvre de cette prestation complémentaire permet de pouvoir identifier les parties prenantes, les attentes et les craintes de chacun, et plus généralement les freins et les leviers. Elle permet aussi la mise en place d’outils pour limiter l’incertitude : communication, performance des systèmes d’information, formation, accompagnement.