Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Juin 2011

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Juin 2011
Le billet du directeur
Le monde bouge dans tous les sens et les défis sont importants pour le futur, personne ne déroge à ceci et le monde de la gestion documentaire n’est pas en reste.
Nous entendons de plus en plus parler d’intelligence économique. Derrière ces mots, qui pourraient sembler éloignés du monde de la gestion électronique de documents, se cache un besoin de traiter l’information. Cette information représente des documents.
Une partie de l’intelligence économique est d’organiser la récolte d’informations sur un thème donné (client, fournisseur, économique, politique, concurrentiel, …). Une fois ces données récoltées (par Internet, mail, courrier, …), il faut la trier, l’organiser, la faire circuler dans l’entreprise, l’archiver et la mettre à jour, afin que ces données se transforme en information et en connaissance pour l’entreprise. L’ensemble du processus est proche de la gestion électronique de documents, mais encore plus que dans le monde de la gestion électronique de documents, il faut pouvoir être accompagné par des spécialistes dans le domaine.
L’intelligence économique demande de s’entourer de spécialistes, le besoin initial est organisationnel et afin de soutenir cette organisation, il faut mettre en place des outils tels que AIRS Suite pour gérer la connaissance dans l’entreprise.
Aujourd’hui plus que hier, nous répondons aux besoins par des outils, mais surtout par des femmes et des hommes qui ont des compétences pour vous accompagner dans vos projets de gestion électronique de documents, de gestion de l’information et de gestion de la connaissance dans votre entreprise.
Plus d’information auprès de frederic.matthey@digitech-sa.ch
Merci et Bonne lecture.

Frédéric Matthey

Le coffre fort électronique intégré à la suite AIRS de Digitech

Un coffre fort électronique est un espace d’archivage « à vocation probatoire » mettant en œuvre des processus et mécanismes de sécurité (horodatage, empreinte du document, signature numérique, etc.), permettant d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre du document et à sa lisibilité dans le temps. Il permet d’archiver des documents purement électroniques mais aussi des documents papiers préalablement numérisés, ceci dans le respect des lois Suisses.

Le coffre-fort électronique correspond à un service hautement sécurisé pour archiver facilement  des fichiers sensibles : documents administratifs, factures, relevés, contrats, etc.
Le coffre-fort électronique doit opérer dans le respect des normes et des lois précisant les procédures fonctionnelles, techniques et organisationnelles pour garantir l’intégrité des documents lors de leur enregistrement, de leur stockage et de leur restitution.
Les durées de conservation des documents électroniques sont en règle générale les mêmes que celles qui sont appliquées aux documents papiers. Ces durées de conservation sont définies dans un cadre légal en fonction du type du document.
L’archivage dans un coffre-fort a donc pour but de stocker des documents, intégrant aussi des fonctionnalités de modification, de destruction et de restitution de ces archives.
L’article complet:

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La Gestion du dossier client et du dossier fournisseur

La performance et la qualité d’un service commercial, d’un service des achats et d’un service comptable reposent aujourd’hui, de plus en plus, sur les solutions technologiques permettant d’améliorer la productivité et de générer des économies.
En intégrant la gestion électronique de documents constituant un dossier client ou un dossier fournisseur (devis, contrats, commandes, bons de livraisons, factures, rappels, courriers, etc.), AIRS Suite de Digitech offre un réel facteur d’optimisation des processus documentaires.
L’article complet:

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L’intelligence économique pour les PME, processus de transformation d’informations en connaissances

L’intelligence économique pour une multinationale n’est pas la même que pour une PME. Dans les livres, nous trouvons peu de références ou d’exemples sur la mise en place de cette démarche dans des entreprises de 30 à 200 personnes. Pourtant, le besoin est grand. C’est un domaine méconnu dans ces PME qui forment la grande partie du tissu économique mondial. Il mérite donc de s’y attarder. On constate que plusieurs milliers de PME sont à remettre en Suisse, certaines entrent dans les 30 à 200 personnes. Elles reposent pour la plupart sur une personne qui est le créateur de l’entreprise et connaît les produits, les clients, les prospects, les concurrents, les contraintes réglementaires, mais une fois la PME remise, qui est le garant de l’intelligence et de la connaissance de l’entreprise ?
L’article complet:
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Nous vous invitons à consulter notre site Internet :
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