Intelligence économique et veille sont-elles réellement implantées dans les entreprises et quels sont les freins ?

Pour répondre à cette question, un chef d’entreprise veut savoir si cela est rentable. Pour des activités avec un fort apport de R&D, cela semble démontrable. Dans les autres cas, il faut peut-être aborder le problème différemment.

Il s’agit de justifier l’Intelligence économique par la nécessité de connaître son environnement et par les coûts directs qui peuvent être engendrés par la méconnaissance de son environnement ou au contraire les bénéfices directs pouvant en être retirés. Il est facile de trouver des exemples ou contre-exemples : un appel d’offre raté ou identifié trop tard, la défaillance d’un fournisseur qui aurait pu être prévue, la connaissance d’un changement de loi devant nécessité la modification d’un produit, des accords d’échanges commerciaux nous ouvrant les perspectives d’un nouveau pays, etc. Autant d’exemples sur lesquels on peut mettre un coût et auxquels une entreprise a de fortes chances d’avoir déjà été confrontée.

 

Il pourrait être facile de démontrer le retour sur investissement de la mise en place d’un outil de veille surveillant les appels d’offre qui vont sortir. Mais bien que cet exemple soit intéressant, il est fortement réducteur pour ce qu’est l’intelligence économique, allant bien au-delà de la simple mise en place pour une problématique donnée. Il faut penser global, et valoriser l’IE à l’ensemble de l’entreprise afin que cela soit durablement utile. La valeur de l’information est globale dans un monde économique en évolution permanente avec de nouveaux collaborateurs et des informations évoluant au jour le jour. Il faut que les nouvelles personnes dans l’entreprise accèdent aux procédures et informations de manière efficace, même si le précédent collaborateur n’est plus là.

 

Les dispositifs de veille et d’intelligence économique doivent permettre une optimisation des processus de traitement de l’information. Cela inclut les moyens de la diffuser, de la stocker et de la retrouver. On se trouve aujourd’hui souvent face à des cadres confrontés à une surabondance de l’information allant même jusqu’à accaparer une part importante de leur temps de travail. Les dispositifs de veille peuvent consacrer une partie de leurs moyens à diminuer l’impact de la surcharge informationnelle en rationalisant les circuits de diffusion d’information et en facilitant l’accès aux données utiles aux décideurs.

 

L’information a de la valeur pour celui qui la connaît ou qui peut facilement y accéder. C’est pour cette raison que l’information doit circuler correctement dans l’entreprise et que les ayants droit puissent la retrouver rapidement. Il faut également protéger certaines informations afin qu’elles ne soient accessibles qu’à la direction pour ne pas risquer des fuites d’informations hautement confidentielles. Pour valoriser ceci, il faudra veiller à ce que l’information soit partagée et diffusée mais de façon limitée à ceux qui en auront une utilité directe.

 

En tenant compte des points ci-dessus, les entreprises font elles le pas vers une stratégie de mise en place de l’intelligence économique ?

Oui, elles sont nombreuses. La plupart des entreprises cotées au SMI, au CAC40, à Wall Street ont des cellules d’intelligence économique, pour certaines, riches de plusieurs centaines de collaborateurs. Mais ce qui nous intéresse dans la mise en place de ceci chez Digitech, ce sont des entreprises de moins de 500 collaborateurs. En se penchant dans le monde des PME, il y a une quantité de sociétés qui font de l’intelligence économique, même sans le savoir. Elles utilisent les principes des grandes structures, sans être systématiques et organisées, ce qui leurs fait perdre du temps, de l’énergie et cela a comme conséquence d’utiliser des informations pas à jour, ce qui peut parfois être plus dangereux que de ne pas posséder d’information.

 

Dans les PME, nous retrouvons souvent le terme gestion de la connaissance (Knowledge Management). C’est souvent là-derrière que nous trouvons des processus embryonnaires d’intelligence économique. Malgré tout, la plupart des entreprises ont aujourd’hui compris la place majeure de l’information dans la prise de décision. Et c’est bien de cela dont il s’agit quand on parle d’intelligence économique, transformer l’information en une véritable matière première du dispositif productif !

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Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Juin 2011

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Juin 2011
Le billet du directeur
Le monde bouge dans tous les sens et les défis sont importants pour le futur, personne ne déroge à ceci et le monde de la gestion documentaire n’est pas en reste.
Nous entendons de plus en plus parler d’intelligence économique. Derrière ces mots, qui pourraient sembler éloignés du monde de la gestion électronique de documents, se cache un besoin de traiter l’information. Cette information représente des documents.
Une partie de l’intelligence économique est d’organiser la récolte d’informations sur un thème donné (client, fournisseur, économique, politique, concurrentiel, …). Une fois ces données récoltées (par Internet, mail, courrier, …), il faut la trier, l’organiser, la faire circuler dans l’entreprise, l’archiver et la mettre à jour, afin que ces données se transforme en information et en connaissance pour l’entreprise. L’ensemble du processus est proche de la gestion électronique de documents, mais encore plus que dans le monde de la gestion électronique de documents, il faut pouvoir être accompagné par des spécialistes dans le domaine.
L’intelligence économique demande de s’entourer de spécialistes, le besoin initial est organisationnel et afin de soutenir cette organisation, il faut mettre en place des outils tels que AIRS Suite pour gérer la connaissance dans l’entreprise.
Aujourd’hui plus que hier, nous répondons aux besoins par des outils, mais surtout par des femmes et des hommes qui ont des compétences pour vous accompagner dans vos projets de gestion électronique de documents, de gestion de l’information et de gestion de la connaissance dans votre entreprise.
Plus d’information auprès de frederic.matthey@digitech-sa.ch
Merci et Bonne lecture.

Frédéric Matthey

Le coffre fort électronique intégré à la suite AIRS de Digitech

Un coffre fort électronique est un espace d’archivage « à vocation probatoire » mettant en œuvre des processus et mécanismes de sécurité (horodatage, empreinte du document, signature numérique, etc.), permettant d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre du document et à sa lisibilité dans le temps. Il permet d’archiver des documents purement électroniques mais aussi des documents papiers préalablement numérisés, ceci dans le respect des lois Suisses.

Le coffre-fort électronique correspond à un service hautement sécurisé pour archiver facilement  des fichiers sensibles : documents administratifs, factures, relevés, contrats, etc.
Le coffre-fort électronique doit opérer dans le respect des normes et des lois précisant les procédures fonctionnelles, techniques et organisationnelles pour garantir l’intégrité des documents lors de leur enregistrement, de leur stockage et de leur restitution.
Les durées de conservation des documents électroniques sont en règle générale les mêmes que celles qui sont appliquées aux documents papiers. Ces durées de conservation sont définies dans un cadre légal en fonction du type du document.
L’archivage dans un coffre-fort a donc pour but de stocker des documents, intégrant aussi des fonctionnalités de modification, de destruction et de restitution de ces archives.
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La Gestion du dossier client et du dossier fournisseur

La performance et la qualité d’un service commercial, d’un service des achats et d’un service comptable reposent aujourd’hui, de plus en plus, sur les solutions technologiques permettant d’améliorer la productivité et de générer des économies.
En intégrant la gestion électronique de documents constituant un dossier client ou un dossier fournisseur (devis, contrats, commandes, bons de livraisons, factures, rappels, courriers, etc.), AIRS Suite de Digitech offre un réel facteur d’optimisation des processus documentaires.
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L’intelligence économique pour les PME, processus de transformation d’informations en connaissances

L’intelligence économique pour une multinationale n’est pas la même que pour une PME. Dans les livres, nous trouvons peu de références ou d’exemples sur la mise en place de cette démarche dans des entreprises de 30 à 200 personnes. Pourtant, le besoin est grand. C’est un domaine méconnu dans ces PME qui forment la grande partie du tissu économique mondial. Il mérite donc de s’y attarder. On constate que plusieurs milliers de PME sont à remettre en Suisse, certaines entrent dans les 30 à 200 personnes. Elles reposent pour la plupart sur une personne qui est le créateur de l’entreprise et connaît les produits, les clients, les prospects, les concurrents, les contraintes réglementaires, mais une fois la PME remise, qui est le garant de l’intelligence et de la connaissance de l’entreprise ?
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L’intelligence économique et l’Influence

Influence (propager une information ou des modes de comportement et d’interprétation qui favorisent sa stratégie).

L’intelligence économique doit également avoir la capacité d’influencer, c’est-à-dire provoquer chez d’autres des comportements ou des attitudes favorables, sans avoir à recourir à la force ou sans promettre de contrepartie. Le but est de persuader un interlocuteur : lui faire accepter une proposition, lui faire aimer un produit, une solution, une méthode, une personne.

La publicité, les relations publiques, le marketing, la communication externe, autant de techniques et de variantes de la méthode de persuasion, ceci dans le but de séduire, de vanter, de mettre en valeur sa marque et son produit.

D’autres techniques indirectes existent. De manière plus subtile, le but immédiat n’étant pas de faire acheter, mais de défendre par exemple des intérêts en faisant intervenir un tiers, dans le lobbying par exemple, ce qui pourrait amener le législateur à changer une loi qui donnerait un avantage à une société. Cela s’est vu assez souvent dans l’armement, la distribution d’énergie et la production d’énergie ou dans « l’industrie financière ».

La désinformation peut aussi être une technique d’influence. En lançant des informations fausses, sur un fait non avéré comme ce fut le cas en 2009-2010 lors de la grippe H1N1, décrite comme terrifiante et comme risque majeur pour les populations (pandémie). Mais est-ce une désinformation des géants du pharma ? Nous ne le saurons probablement jamais mais les grands gagnants étaient les fabricants de vaccins.

La rumeur peut également être utilisée, parfois à la limite de la concurrence déloyale. Il est assez simple de lancer des informations fausses ou partiellement erronées sur un concurrent afin de dégrader son image, de le décrédibiliser et lui faire perdre des affaires, du temps et de l’énergie à démentir et à reconstruire son image.

Internet favorise les publications, la communication et probablement l’influence. Beaucoup de rumeurs y sont lancées dans le but de faire peur, de décrédibiliser ou ridiculiser une marque ou un acteur économique. Mais Internet est aussi un merveilleux vecteur d’information sur lequel nous pouvons apporter de la vraie information avec de la valeur ajoutée pour une marque, un produit et une image. Ceci nécessite cependant de la technique, du discernement et du bon sens.

Plus d’information : frederic.matthey@digitech-sa.ch

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Mai 2011

En ce printemps ensoleillé au cours duquel la Suisse vit une période de sécheresse avancée plus vue depuis plus de 30 ans, l’économie Suisse à ses indicateurs plutôt « au vert », et ceci malgré les printemps arabes et les évènements dramatiques qui se passent au Japon.
Digitech vit un printemps positif où un nombre important de contrats a été signé pour des mises en place courant 2011. L’intérêt pour les projets de gestion électronique de documents va en grandissant. L’intérêt pour l’ensemble de nos solutions est marqué, nous avons des sollicitations pour des grands projets dans le monde de la finance, des administrations publiques, mais aussi des intérêts marqués par des PME industrielles, des fiduciaires, des assurances, etc.
L’ensemble des nos solutions, que ce soit celles pour les PME ou celles pour des projets d’envergure (http://www.digitech-sa.ch/download/new_doc/Digitech_AIRS.pdf), permette de répondre à l’ensemble des demandes.
Nos solutions verticales répondent également à des besoins comme notre gestion électronique de documents pour les factures (fournisseurs et clients), pour les ressources humaines ou celle pour les contrats. Ces offres permettent de répondre de façon précise à un besoin, et peut-être d’évoluer par la suite vers une solution qui peut couvrir l’ensemble du besoin de l’organisation.
Digitech se tient à votre disposition pour évoquer avec vous vos projets. N’hésitez pas à me contacter : frederic.matthey@digitech-sa.ch
Merci et Bonne lecture.

Frédéric Matthey

La gestion électronique de documents en mode SaaS (offre hébergée)

Digitech, éditeur de logiciels de dématérialisation de documents entrants et de gestion électronique de documents, annonce la disponibilité d’une nouvelle offre en mode location de services, née d’un partenariat technique et commercial avec un hébergeur. En conjuguant expertise technologique, approche SaaS et maîtrise de problématiques métiers complexes, nous souhaitons nous démarquer sur le marché suisse en commercialisant une offre opérationnelle pour les PME, sans achat de licence et sans posséder de serveur dans ses locaux. Toutes les problématiques sont gérées par Digitech et son partenaire.
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Maîtriser la paperasse électronique

Toujours plus d’électronique, toujours plus de paperasse ? Pour gérer cet amoncellement de documents sans cesse croissant, de nombreuses sociétés de management se sont profilées sur le marché pour nous aider à sortir des sentiers battus. Bref tour d’horizon, en Suisse romande notamment.
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Solutions Digitech hypermobiles

Digitech, éditeur de solutions de gestion électronique de documents, de gestion de dossiers, de gestion de courriers et de gestion de PV de municipalité, propose un module pour ses utilisateurs mobiles pour accéder à l’information via un smartphone ou une tablette (par exemple un Ipad).

Avec le développement rapide ces derniers mois des smartphones mais surtout des tablettes, et avec les projections des parts de marché grandissantes de ces technologies, de plus en plus de sociétés souhaitent proposer à leurs collaborateurs mobiles un accès aux applications et aux informations de l’entreprise. Dans ce sens, Digitech a développé des applications compatibles avec les appareils mobiles, que ce soit des smartphones ou des tablettes.
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