Le coffre fort électronique intégré à la suite AIRS de Digitech

Introduction

Un coffre fort électronique est un espace d’archivage « à vocation probatoire » mettant en œuvre des processus et mécanismes de sécurité (horodatage, empreinte du document, signature numérique, etc.), permettant d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre du document et à sa lisibilité dans le temps. Il permet d’archiver des documents purement électroniques mais aussi des documents papiers préalablement numérisés, ceci dans le respect des lois Suisses.

Le coffre-fort électronique correspond à un service hautement sécurisé pour archiver facilement  des fichiers sensibles : documents administratifs, factures, relevés, contrats, etc.

Le coffre-fort électronique doit opérer dans le respect des normes et des lois précisant les procédures fonctionnelles, techniques et organisationnelles pour garantir l’intégrité des documents lors de leur enregistrement, de leur stockage et de leur restitution.

Les durées de conservation des documents électroniques sont en règle générale les mêmes que celles qui sont appliquées aux documents papiers. Ces durées de conservation sont définies dans un cadre légal en fonction du type du document.

L’archivage dans un coffre-fort a donc pour but de stocker des documents, intégrant aussi des fonctionnalités de modification, de destruction et de restitution de ces archives.

Les bénéfices

Une entreprise collecte, traite et produit quotidiennement un nombre considérable d’informations.

Le coffre fort permet de mettre en place un processus de gestion complètement dématérialisé, sans rupture de la chaîne. Le coffre fort permet en outre d’assurer et gérer l’archivage de tous les documents de l’entreprise, dans un contexte de temps toujours plus contraint.

  • Archivage pérenne.
  • Traçabilité.
  • Productivité.
  • Gain de temps significatif dans l’archivage et la recherche des documents archivés.
  • Accès rapide et facile à l’ensemble des documents de l’entreprise.
  • Economies.
  • Sécurité
  • Diminution des impressions papier.
  • Temps gagné ré investi dans les actions à plus forte valeur ajoutée.
  • Suppression des documents entrants en respect de la législation Suisse

En conclusion

Le coffre fort électronique répond aux attentes des Organisations en faisant circuler les documents avec :

Pérennité et sécurité

  • Identification
  • Authentification
  • Intégrité

Flexibilité et souplesse

  • Le coffre fort est une solution inter opérable. Le dispositif est en mesure de récupérer des documents et des données issus de progiciels métiers, de documents papiers numérisés, et est le complément à une gestion électronique de documents pour supprimer le papier en adéquation avec les contraintes légales.

Une interface ergonomique et conviviale

  • Le coffre fort est complètement intégré à la Suite AIRS de Digitech, ce qui permet une navigation intuitive. L’utilisateur se retrouve au cœur d’un environnement de travail convivial et très simple à utiliser, qu’il connaît et avec la puissance fonctionnelle de la solution AIRS de Digitech.
Plus d’information: frederic.matthey@digitech-sa.ch

Digitech
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2 commentaires pour Le coffre fort électronique intégré à la suite AIRS de Digitech

  1. Ping : Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Juin 2011 | Le spécialiste de l'intelligence documentaire dans les entreprises

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