La Gestion du dossier client et du dossier fournisseur

Introduction

La performance et la qualité d’un service commercial, d’un service des achats et d’un service comptable reposent aujourd’hui, de plus en plus, sur les solutions technologiques permettant d’améliorer la productivité et de générer des économies.

En intégrant la gestion électronique de documents constituant un dossier client ou un dossier fournisseur (devis, contrats, commandes, bons de livraisons, factures, rappels, courriers, etc.), AIRS Suite de Digitech offre un réel facteur d’optimisation des processus documentaires.

Les bénéfices

Une entreprise collecte, traite et produit quotidiennement un nombre considérable d’informations.

Ces informations doivent être classées, mais elles doivent aussi transitées par certains services, par certaines personnes pour validation ou pour signature, dans le cadre d’une demande d’achat par exemple. Ces processus, sous forme papier, offrent peu de traçabilité et peu de suivi, des temps de transport parfois importants, des risques d’oublis et de pertes. Pour faire des recherches sur ces documents, il faut s’adresser au bon service, aller dans le bon classeur et enfin retrouver le document. Si le client est au téléphone, cela revient à lui faire comprendre que l’organisation de l’entreprise n’est pas optimale. Afin d’optimiser les processus, mais également le classement, les recherches, le partage de l’information, mais aussi de sécuriser cette information qui est la connaissance de l’entreprise, de plus en plus de sociétés réfléchissent à la mise en place d’un outil de gestion électronique de documents.

Quelles solutions et quelles spécialistes?

La gestion électronique de documents n’est pas qu’un simple logiciel. Il touche à l’organisation. Les sociétés mettant en place ce genre d’outils doivent non seulement maîtriser l’informatique, afin de développer la solution s’adaptant aux besoins du client, mais de posséder également les compétences suivantes : le conseil en organisation, la définition des processus et leur optimisation, la conduite du projet, la conduite au changement, et l’accompagnement au démarrage afin que ce projet organisationnel soit une réussite.

Peu d’entreprises ont l’ensemble des qualités. Certaines sont spécialistes en informatique et en mise en place de projets informatiques, d’autres sont éditrices de solutions mais pas gestionnaires de projets, et encore d’autres sont des spécialistes en organisations.

Dans cette jungle, quelques sociétés ont des compétences transversales qui permettent de gérer l’ensemble du projet pour qu’il soit une réussite. Ces compétences ne s’improvisent pas, et ces sociétés sont souvent des expertes de longues dates du sujet, c’est à dire depuis plusieurs années. On en trouve qui ont entre dix et trente ans d’expériences (ceci étant le maximum car l’avènement de la gestion électronique de documents a réellement vue le jour au milieu des années quatre-vingt).

Pour quelles sociétés?

Un projet de gestion électronique de documents peut voir le jour pour tout type de sociétés, grandes ou petites, du tertiaire au primaire. Pour preuve, durant les dernières années, Digitech a certes mis en place des solutions pour des sociétés avec des milliers d’utilisateurs, mais elle a également mis en œuvre des solutions pour cinq à dix utilisateurs, et ceci dans toutes les activités possibles, de la banque/assurance, à l’administration, des fiduciaires aux acteurs de l’agroalimentaire, de la distribution à la production d’outils, tout ceci dans différents pays du monde, toujours avec comme objectif, la satisfaction du client et des utilisateurs.

Pour conclure

Toutes les sociétés ont des besoins en gestion électronique de documents, toutes les sociétés ont besoin d’avoir des processus clients et fournisseurs performants. La gestion électronique de documents concerne donc tous les chefs d’entreprises à fournir un travail de qualité, organisé, avec une possibilité de piloter les processus et de classer de manière optimum les différents documents sous forme de dossier pour les retrouver de façon instantanée.

Plus d’information : frederic.matthey@digitech-sa.ch

Digitech

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Un commentaire pour La Gestion du dossier client et du dossier fournisseur

  1. Ping : Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Juin 2011 | Le spécialiste de l'intelligence documentaire dans les entreprises

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