Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Avril 2011

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Avril 2011
Nous attaquons le printemps avec une multitude de bonnes nouvelles, en effet nous venons de signer des contrats importants pour le développement de Digitech en Suisse chez des clients de prestige.
Nous venons également de sceller un partenariat avec la société Prime Technologies (http://www.primetechnologies.ch) afin qu’ils puissent déployer chez leurs clients (services industriels et communes) une solution GED intégrée aux différentes applications qu’ils dépoient (Pro Concept et IS-E).
Une toute nouvelle fiche solution vient de sortir, afin de vous faire une idée précise de la solution, de ses fonctionnalités et du packaging adapté pour toutes les tailles d’entreprises. Vous pouvez la télécharger directement sur : http://www.digitech-sa.ch/download/new_doc/Digitech_AIRS.pdf . Nous nous tenons à votre disposition pour répondre à vos questions ou venir vous rencontrer, contactez-nous sur  info@digitech-sa.ch
Les nouveaux développements, principalement l’administration, mais aussi l’intégration plus forte aux outils bureautiques et aux messageries avance à grand pas. Nos solutions et nos développements se basent sur l’expérience utilisateurs afin de les améliorer et que nos solutions soient encore plus efficaces, plus performantes et que l’ergonomie permette un confort maximal pour les utilisateurs.
Nos applications de gestion électronique de documents seront bientôt complétement validées pour des technologies hypermobiles comme les smartphones et les tablettes.
Digitech continue ses évenements thématiques de la GED, après ceux du mois de mars qui ont rencontrés un très grand succès, ceux d’avril sont déjà pleins. Nous avons défini deux nouvelles dates, le 12 mai en matinée à Lausanne et le 19 mai en matinée à Genève (vous pouvez déjà vous inscrire sur info@digitech-sa.ch).
Merci et Bonne lecture.

Frédéric Matthey

Conservation sous forme électronique des documents commerciaux et comptables en Suisse

La conservation des livres comptables et des pièces justificatives sous forme numérisée est admise à certaines conditions (art. 58 al. 2 de la loi fédérale du 2 septembre 1999 régissant la taxe sur la valeur ajoutée [LTVA], art. 43 ss de l’ordonnance du Conseil Fédéral du 29 mars 2000 relative à la loi sur la TVA [OLTVA], ch. 812 ss et ch. 943 – 948 des Instructions 2001 sur la TVA), mais ne nécessite pas une autorisation expresse de l’AFC. Il est aussi nécessaire de s’appuyer sur l’ordonnance « OLICO ».
L’article complet:

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La gestion électronique de documents dans les ressources humaines

Considérons le processus de gestion des ressources humaines qui concerne toute entreprise. La gestion des salariés impose une rigueur toute administrative: lors de l’embauche, sont collectés CV, pièces annexes, documents sociaux, etc.
Avec un système de GED, ils seront scannés et directement reliés aux autres informations du salarié. Si par ailleurs, l’outil de GED est couplé aux outils de l’entreprise (bureautiques comme le pack office, l’ERP, solution paye, etc.), le système s’auto alimente et l’interface GED permet à elle seule d’avoir accès à tous les documents du salarié, y compris les bulletins de paye. Poussons plus loin et demandons maintenant à notre logiciel de GED de mettre en œuvre la gestion du processus RH (gestion du Workflow). Chaque année, le salarié s’entretient avec son responsable hiérarchique pour faire un bilan de compétences, un point sur l’obtention de ses objectifs et discuter de son évolution. Le responsable, qui gère peut-être une dizaine de personnes dans son équipe, pourra accéder depuis son écran aux informations utiles pour préparer l’entretien en cliquant simplement sur le nom de ce salarié. Ainsi, avant de recevoir son collaborateur, il pourra récapituler son parcours professionnel, ses compétences initiales et le compte rendu de l’entretien individuel d’évaluation de l’année précédente. Le suivi du collaborateur en est d’autant plus personnalisé et adapté.
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Norme ISO 15489 et Record Management

Selon [ISO 15489], le RM permet de traiter et de garantir les ressources d’information d’une organisation de manière continue, efficiente et conforme aux dispositions légales et aux critères d’exploitation (gestion uniforme des documents sur papier et sur support électronique pendant la totalité de leur cycle de vie). Des procédures définies et appropriées à leur objet pour l’utilisation de l’information permettent de réduire considérablement les charges administratives qu’une organisation (et ses collaborateurs) doivent supporter pour archiver, retrouver, conserver et trier les documents. En outre, elles permettent de prévenir les risques pouvant résulter d’une qualité ou d’une disponibilité insuffisante de l’information.
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Nous vous invitons à consulter notre site Internet :
Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

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