Le coffre fort électronique intégré à la suite AIRS de Digitech

Introduction

Un coffre fort électronique est un espace d’archivage « à vocation probatoire » mettant en œuvre des processus et mécanismes de sécurité (horodatage, empreinte du document, signature numérique, etc.), permettant d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre du document et à sa lisibilité dans le temps. Il permet d’archiver des documents purement électroniques mais aussi des documents papiers préalablement numérisés, ceci dans le respect des lois Suisses.

Le coffre-fort électronique correspond à un service hautement sécurisé pour archiver facilement  des fichiers sensibles : documents administratifs, factures, relevés, contrats, etc.

Le coffre-fort électronique doit opérer dans le respect des normes et des lois précisant les procédures fonctionnelles, techniques et organisationnelles pour garantir l’intégrité des documents lors de leur enregistrement, de leur stockage et de leur restitution.

Les durées de conservation des documents électroniques sont en règle générale les mêmes que celles qui sont appliquées aux documents papiers. Ces durées de conservation sont définies dans un cadre légal en fonction du type du document.

L’archivage dans un coffre-fort a donc pour but de stocker des documents, intégrant aussi des fonctionnalités de modification, de destruction et de restitution de ces archives.

Les bénéfices

Une entreprise collecte, traite et produit quotidiennement un nombre considérable d’informations.

Le coffre fort permet de mettre en place un processus de gestion complètement dématérialisé, sans rupture de la chaîne. Le coffre fort permet en outre d’assurer et gérer l’archivage de tous les documents de l’entreprise, dans un contexte de temps toujours plus contraint.

  • Archivage pérenne.
  • Traçabilité.
  • Productivité.
  • Gain de temps significatif dans l’archivage et la recherche des documents archivés.
  • Accès rapide et facile à l’ensemble des documents de l’entreprise.
  • Economies.
  • Sécurité
  • Diminution des impressions papier.
  • Temps gagné ré investi dans les actions à plus forte valeur ajoutée.
  • Suppression des documents entrants en respect de la législation Suisse

En conclusion

Le coffre fort électronique répond aux attentes des Organisations en faisant circuler les documents avec :

Pérennité et sécurité

  • Identification
  • Authentification
  • Intégrité

Flexibilité et souplesse

  • Le coffre fort est une solution inter opérable. Le dispositif est en mesure de récupérer des documents et des données issus de progiciels métiers, de documents papiers numérisés, et est le complément à une gestion électronique de documents pour supprimer le papier en adéquation avec les contraintes légales.

Une interface ergonomique et conviviale

  • Le coffre fort est complètement intégré à la Suite AIRS de Digitech, ce qui permet une navigation intuitive. L’utilisateur se retrouve au cœur d’un environnement de travail convivial et très simple à utiliser, qu’il connaît et avec la puissance fonctionnelle de la solution AIRS de Digitech.
Plus d’information: frederic.matthey@digitech-sa.ch

Digitech
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La Gestion du dossier client et du dossier fournisseur

Introduction

La performance et la qualité d’un service commercial, d’un service des achats et d’un service comptable reposent aujourd’hui, de plus en plus, sur les solutions technologiques permettant d’améliorer la productivité et de générer des économies.

En intégrant la gestion électronique de documents constituant un dossier client ou un dossier fournisseur (devis, contrats, commandes, bons de livraisons, factures, rappels, courriers, etc.), AIRS Suite de Digitech offre un réel facteur d’optimisation des processus documentaires.

Les bénéfices

Une entreprise collecte, traite et produit quotidiennement un nombre considérable d’informations.

Ces informations doivent être classées, mais elles doivent aussi transitées par certains services, par certaines personnes pour validation ou pour signature, dans le cadre d’une demande d’achat par exemple. Ces processus, sous forme papier, offrent peu de traçabilité et peu de suivi, des temps de transport parfois importants, des risques d’oublis et de pertes. Pour faire des recherches sur ces documents, il faut s’adresser au bon service, aller dans le bon classeur et enfin retrouver le document. Si le client est au téléphone, cela revient à lui faire comprendre que l’organisation de l’entreprise n’est pas optimale. Afin d’optimiser les processus, mais également le classement, les recherches, le partage de l’information, mais aussi de sécuriser cette information qui est la connaissance de l’entreprise, de plus en plus de sociétés réfléchissent à la mise en place d’un outil de gestion électronique de documents.

Quelles solutions et quelles spécialistes?

La gestion électronique de documents n’est pas qu’un simple logiciel. Il touche à l’organisation. Les sociétés mettant en place ce genre d’outils doivent non seulement maîtriser l’informatique, afin de développer la solution s’adaptant aux besoins du client, mais de posséder également les compétences suivantes : le conseil en organisation, la définition des processus et leur optimisation, la conduite du projet, la conduite au changement, et l’accompagnement au démarrage afin que ce projet organisationnel soit une réussite.

Peu d’entreprises ont l’ensemble des qualités. Certaines sont spécialistes en informatique et en mise en place de projets informatiques, d’autres sont éditrices de solutions mais pas gestionnaires de projets, et encore d’autres sont des spécialistes en organisations.

Dans cette jungle, quelques sociétés ont des compétences transversales qui permettent de gérer l’ensemble du projet pour qu’il soit une réussite. Ces compétences ne s’improvisent pas, et ces sociétés sont souvent des expertes de longues dates du sujet, c’est à dire depuis plusieurs années. On en trouve qui ont entre dix et trente ans d’expériences (ceci étant le maximum car l’avènement de la gestion électronique de documents a réellement vue le jour au milieu des années quatre-vingt).

Pour quelles sociétés?

Un projet de gestion électronique de documents peut voir le jour pour tout type de sociétés, grandes ou petites, du tertiaire au primaire. Pour preuve, durant les dernières années, Digitech a certes mis en place des solutions pour des sociétés avec des milliers d’utilisateurs, mais elle a également mis en œuvre des solutions pour cinq à dix utilisateurs, et ceci dans toutes les activités possibles, de la banque/assurance, à l’administration, des fiduciaires aux acteurs de l’agroalimentaire, de la distribution à la production d’outils, tout ceci dans différents pays du monde, toujours avec comme objectif, la satisfaction du client et des utilisateurs.

Pour conclure

Toutes les sociétés ont des besoins en gestion électronique de documents, toutes les sociétés ont besoin d’avoir des processus clients et fournisseurs performants. La gestion électronique de documents concerne donc tous les chefs d’entreprises à fournir un travail de qualité, organisé, avec une possibilité de piloter les processus et de classer de manière optimum les différents documents sous forme de dossier pour les retrouver de façon instantanée.

Plus d’information : frederic.matthey@digitech-sa.ch

Digitech

L’intelligence économique pour les PME, processus de transformation d’informations en connaissances

L’intelligence économique pour une multinationale n’est pas la même que pour une PME. Dans les livres, nous trouvons peu de références ou d’exemples sur la mise en place de cette démarche dans des entreprises de 30 à 200 personnes. Pourtant, le besoin est grand. C’est un domaine méconnu dans ces PME qui forment la grande partie du tissu économique mondial. Il mérite donc de s’y attarder. On constate que plusieurs milliers de PME sont à remettre en Suisse, certaines entrent dans les 30 à 200 personnes. Elles reposent pour la plupart sur une personne qui est le créateur de l’entreprise et connaît les produits, les clients, les prospects, les concurrents, les contraintes réglementaires, mais une fois la PME remise, qui est le garant de l’intelligence et de la connaissance de l’entreprise ?

Une entreprise durant sa croissance et sa vie subie des crises, des départs et des nouveaux arrivants, des informations ont transité chez différentes personnes, et ces informations ou connaissances ne sont pas toujours restées dans l’entreprise. Ces informations ont parfois été échangées, parfois gardées par une seule personne. Par ailleurs, ces connaissances n’ont pas été mises à jour, ce qui fait que dans la plupart des cas, elles ont mal été valorisées, parfois mal utilisées et toujours mal organisées. Partant de ce constat, il est important et urgent de prendre des mesures. Les mesures doivent être adaptées à la taille, à l’organisation et à la culture de l’entreprise. Ces mesures sont toujours le fruit d’une étude au sein de l’entreprise, afin de relever les points faibles dans les flux de connaissances de l’entreprise et proposer une réponse à la fois pragmatique, simple à mettre en œuvre, économiquement intéressante et avec des indicateurs permettant de valoriser cette démarche et démontrer un retour sur investissement.

Le cheminement dans une telle démarche est de connaître l’existant, les pratiques de l’entreprise dans l’acquisition de l’information, de savoir comment cette information est traitée, stockée et circule dans l’entreprise, mais également comment elle est valorisée et avec quelle systématique elle est rafraîchie.

Chaque entreprise ayant sa vie, sa culture et ses spécificités. Mais dans chaque démarche méthodologique, les phases restent les mêmes. L’acquisition de données, la transformation, la valorisation, la circulation, le stockage et la mise à jour. Il y a également la phase de la protection des connaissances de l’entreprise et la manière de les utiliser pour influencer le marché et d’une manière plus générale, l’environnement dans lequel vit l’entreprise.

La solution proposée doit répondre à ces fondements théoriques et méthodologiques. Il faut valider la démarche par des processus « tests » qui permettront, via des indicateurs, d’en mesurer l’efficacité. Ces processus tests sont l’analyse des concurrences, des clients, des prospects, des lois et règlements, de l’environnement économique et des outils technologiques par exemple. Ceci permet d’être transverse à l’entreprise et de toucher l’essentiel des collaborateurs. L’outil ne doit pas être figé, il doit être évolutif, être affiné sur ces processus et une fois validé, étendu à d’autres processus. Il doit aussi accompagner la vie de l’entreprise et évoluer avec.

La solution proposée est de s’appuyer sur un outil informatique développé par Digitech pour répondre à d’autres besoins (des besoins en gestion électronique de documents et archivage électronique). Cet outil est adapté, paramétré de manière simple mais répondant aux besoins spécifique de chaque entreprise.

La solution nécessite un changement d’habitude de travail pour quelques collaborateurs. Ces changements minimes vont permettre de ramener la connaissance de chacun à une connaissance commune qui appartiendra à l’entreprise.

Ces quelques changements vont permettre d’avoir une connaissance à jour, de mieux gérer les départs et les arrivées de collaborateurs et que l’entreprise ne repose plus sur une ou deux personnes. Cet outil permettra aussi de songer sereinement à l’avenir de l’entreprise, au delà de la vie de certaines personnes en son sein.

Plus d’information : frederic.matthey@digitech-sa.ch 

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Présentation faite lors des derniers séminaires en Suisse

Séminaire thématique
La dématérialisation de l’ensemble des courriers et documents de l’entreprise
Le séminaire et la présentation avait pour but de faire le point sur les dernières techniques de dématérialisation et de gestion électronique de documents, afin de découvrir les gains générés par la mise en place d’une solution.

Les thèmes abordés lors de la présentation
– Informations générales sur le sujet
– La valeur légale du document dématérialisé
– La conduite de projet et l’accompagnement dans la dématérialisation.
– La dématérialisation et la distribution du courrier.
– Des exemples concrets de mise en oeuvre au travers de cas clients.
– Les offres installées chez les clients
– Les offres installées en mode SaaS (location de service accessible par Internet)
– Les différentes offres permettant de répondre à des besoins pour des grandes entreprises mais aussi des PME
Lien sur la présentation :
Vous avez un projet de dématérialisation de documents ou un projet de gestion électronique de documents, nous vous invitons à nous contacter pour échanger avec nos spécialistes fonctionnels, techniques, organisationnels et juridiques. info@digitech-sa.ch
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Nouvelles de Digitech Suisse

Digitech vit un printemps positif où un nombre important de contrats a été signé pour des mises en place courant 2011. L’intérêt pour les projets de gestion électronique de documents va en grandissant. L’intérêt pour l’ensemble de nos solutions est marqué, nous avons des sollicitations pour des grands projets dans le monde de la finance, des administrations publiques, mais aussi des intérêts marqués par des PME industrielles, des fiduciaires, des assurances, etc.

L’ensemble des nos solutions, que ce soit celles pour les PME ou celles pour des projets d’envergure (http://www.digitech-sa.ch/download/new_doc/Digitech_AIRS.pdf), permette de répondre à l’ensemble des demandes.

Nos solutions verticales répondent également à des besoins comme notre gestion électronique de documents pour les factures (fournisseurs et clients), pour les ressources humaines ou celle pour les contrats. Ces offres permettent de répondre de façon précise à un besoin, et peut-être d’évoluer par la suite vers une solution qui peut couvrir l’ensemble du besoin de l’organisation.

Digitech se tient à votre disposition pour évoquer avec vous vos projets. N’hésitez pas à me contacter : frederic.matthey@digitech-sa.ch

La gestion électronique de documents en mode SaaS

Digitech et un hébergeur font front commun dans le domaine de la dématérialisation des flux documentaires.

Digitech, éditeur de logiciels de dématérialisation de documents entrants et de gestion électronique de documents, annonce la disponibilité d’une nouvelle offre en mode location de services, née d’un partenariat technique et commercial avec un hébergeur. En conjuguant expertise technologique, approche SaaS et maîtrise de problématiques métiers complexes, nous souhaitons nous démarquer sur le marché suisse en commercialisant une offre opérationnelle pour les PME, sans achat de licence et sans posséder de serveur dans ses locaux. Toutes les problématiques sont gérées par Digitech et son partenaire.

Digitech est spécialisé dans les domaines de la dématérialisation à valeur probante,  de la Gestion Electronique de Documents, de l’Automatisation de Documents, via ses solutions de dématérialisation, permettant de traiter et de gérer de bout en bout tous documents entrants: factures, courriers, formulaires, bons de commande et tout type de documents. Les solutions Digitech permettent une intégration simple et avancée avec les principaux ERP du marché (SAP, Oracle, Microsoft, Sage, Pro-Concept, etc.).

 

Les équipes de Digitech accompagnent les entreprises et les administrations dans la mise en place de ces solutions au sein de leur système d’information. Nous justifions de très fortes compétences dans le domaine de la dématérialisation, le traitement des flux RH, des factures fournisseurs, des factures clients, mais aussi des courriers de tout type, documents qualités et dans les métiers des assurances sociales.

Fort de près de 20 ans d’expertise, Digitech s’est rapidement imposé comme un leader sur le marché du traitement complet des flux documentaires, grâce à une gamme complète de solutions de dématérialisation et de GED, permettant de traiter et de gérer de bout en bout tout document.
Soucieux de proposer à ses clients une offre complète en mode location, Digitech a récemment conclu une alliance stratégique avec un hébergeur. Cet accord nous permet de proposer une solution industrielle répondant simplement à l’ensemble des problématiques liées aux documents pour tout type d’entreprise, grande ou petite et ceci en respectant leur budget.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

Digitech

Maîtriser la paperasse électronique

Toujours plus d’électronique, toujours plus de paperasse ? Pour gérer cet amoncellement de documents sans cesse croissant, de nombreuses sociétés de management se sont profilées sur le marché pour nous aider à sortir des sentiers battus. Bref tour d’horizon, en Suisse romande notamment.

La suite de l’article: http://www.digitech-sa.ch/download/articles/Article_swiis_ENGINEERING.pdf

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Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Avril 2011

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Avril 2011
Nous attaquons le printemps avec une multitude de bonnes nouvelles, en effet nous venons de signer des contrats importants pour le développement de Digitech en Suisse chez des clients de prestige.
Nous venons également de sceller un partenariat avec la société Prime Technologies (http://www.primetechnologies.ch) afin qu’ils puissent déployer chez leurs clients (services industriels et communes) une solution GED intégrée aux différentes applications qu’ils dépoient (Pro Concept et IS-E).
Une toute nouvelle fiche solution vient de sortir, afin de vous faire une idée précise de la solution, de ses fonctionnalités et du packaging adapté pour toutes les tailles d’entreprises. Vous pouvez la télécharger directement sur : http://www.digitech-sa.ch/download/new_doc/Digitech_AIRS.pdf . Nous nous tenons à votre disposition pour répondre à vos questions ou venir vous rencontrer, contactez-nous sur  info@digitech-sa.ch
Les nouveaux développements, principalement l’administration, mais aussi l’intégration plus forte aux outils bureautiques et aux messageries avance à grand pas. Nos solutions et nos développements se basent sur l’expérience utilisateurs afin de les améliorer et que nos solutions soient encore plus efficaces, plus performantes et que l’ergonomie permette un confort maximal pour les utilisateurs.
Nos applications de gestion électronique de documents seront bientôt complétement validées pour des technologies hypermobiles comme les smartphones et les tablettes.
Digitech continue ses évenements thématiques de la GED, après ceux du mois de mars qui ont rencontrés un très grand succès, ceux d’avril sont déjà pleins. Nous avons défini deux nouvelles dates, le 12 mai en matinée à Lausanne et le 19 mai en matinée à Genève (vous pouvez déjà vous inscrire sur info@digitech-sa.ch).
Merci et Bonne lecture.

Frédéric Matthey

Conservation sous forme électronique des documents commerciaux et comptables en Suisse

La conservation des livres comptables et des pièces justificatives sous forme numérisée est admise à certaines conditions (art. 58 al. 2 de la loi fédérale du 2 septembre 1999 régissant la taxe sur la valeur ajoutée [LTVA], art. 43 ss de l’ordonnance du Conseil Fédéral du 29 mars 2000 relative à la loi sur la TVA [OLTVA], ch. 812 ss et ch. 943 – 948 des Instructions 2001 sur la TVA), mais ne nécessite pas une autorisation expresse de l’AFC. Il est aussi nécessaire de s’appuyer sur l’ordonnance « OLICO ».
L’article complet:

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La gestion électronique de documents dans les ressources humaines

Considérons le processus de gestion des ressources humaines qui concerne toute entreprise. La gestion des salariés impose une rigueur toute administrative: lors de l’embauche, sont collectés CV, pièces annexes, documents sociaux, etc.
Avec un système de GED, ils seront scannés et directement reliés aux autres informations du salarié. Si par ailleurs, l’outil de GED est couplé aux outils de l’entreprise (bureautiques comme le pack office, l’ERP, solution paye, etc.), le système s’auto alimente et l’interface GED permet à elle seule d’avoir accès à tous les documents du salarié, y compris les bulletins de paye. Poussons plus loin et demandons maintenant à notre logiciel de GED de mettre en œuvre la gestion du processus RH (gestion du Workflow). Chaque année, le salarié s’entretient avec son responsable hiérarchique pour faire un bilan de compétences, un point sur l’obtention de ses objectifs et discuter de son évolution. Le responsable, qui gère peut-être une dizaine de personnes dans son équipe, pourra accéder depuis son écran aux informations utiles pour préparer l’entretien en cliquant simplement sur le nom de ce salarié. Ainsi, avant de recevoir son collaborateur, il pourra récapituler son parcours professionnel, ses compétences initiales et le compte rendu de l’entretien individuel d’évaluation de l’année précédente. Le suivi du collaborateur en est d’autant plus personnalisé et adapté.
L’article complet:

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Norme ISO 15489 et Record Management

Selon [ISO 15489], le RM permet de traiter et de garantir les ressources d’information d’une organisation de manière continue, efficiente et conforme aux dispositions légales et aux critères d’exploitation (gestion uniforme des documents sur papier et sur support électronique pendant la totalité de leur cycle de vie). Des procédures définies et appropriées à leur objet pour l’utilisation de l’information permettent de réduire considérablement les charges administratives qu’une organisation (et ses collaborateurs) doivent supporter pour archiver, retrouver, conserver et trier les documents. En outre, elles permettent de prévenir les risques pouvant résulter d’une qualité ou d’une disponibilité insuffisante de l’information.
L’article complet:
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