La gestion électronique de documents dans les ressources humaines

Considérons le processus de gestion des ressources humaines qui concerne toute entreprise. La gestion des salariés impose une rigueur toute administrative: lors de l’embauche, sont collectés CV, pièces annexes, documents sociaux, etc.

Avec un système de GED, ils seront scannés et directement reliés aux autres informations du salarié. Si par ailleurs, l’outil de GED est couplé aux outils de l’entreprise (bureautiques comme le pack office, l’ERP, solution paye, etc.), le système s’auto alimente et l’interface GED permet à elle seule d’avoir accès à tous les documents du salarié, y compris les bulletins de paye. Poussons plus loin et demandons maintenant à notre logiciel de GED de mettre en œuvre la gestion du processus RH (gestion du Workflow). Chaque année, le salarié s’entretient avec son responsable hiérarchique pour faire un bilan de compétences, un point sur l’obtention de ses objectifs et discuter de son évolution. Le responsable, qui gère peut-être une dizaine de personnes dans son équipe, pourra accéder depuis son écran aux informations utiles pour préparer l’entretien en cliquant simplement sur le nom de ce salarié. Ainsi, avant de recevoir son collaborateur, il pourra récapituler son parcours professionnel, ses compétences initiales et le compte rendu de l’entretien individuel d’évaluation de l’année précédente. Le suivi du collaborateur en est d’autant plus personnalisé et adapté.

Un outil de management de l’entreprise

De la même manière lors des entretiens annuels, il est de coutume de faire un point sur les formations « à envisager pour» ou « souhaitées par» le personnel. Lors de cet entretien, le  responsable hiérarchique remplit en temps réel un formulaire prédéfini sur le système. Grâce au paramétrage du logiciel, le dirigeant peut ainsi avoir, en temps réel, un état des lieux des souhaits et besoins de formation des salariés. On peut même imaginer qu’à la fin de l’entretien, si le responsable n’a pas rempli cette rubrique, exigée par le système, un message lui rappelle d’aborder le sujet avec son collaborateur. Le suivi du personnel est ainsi amélioré du fait de cette GED intelligente puisque associée à un Workflow adapté. Le DRH n’a plus besoin de courir après les informations puisqu’elles sont centralisées et accessibles via son poste informatique. Fini les armoires encombrantes remplies de papiers. Au-delà du simple rappel, l’outil propose également le formulaire nécessaire et un parcours de validation (selon des règles de gestion très précises) mais aussi une diffusion. Regroupez ces fonctionnalités de GED (Gestion Electronique de Document), les outils de workflow. Ces workflows  suivront les circuits de validation préétablis selon les règles de gestion du client pour faire valider une action ou un document. De plus, chaque action est tracée afin de garantir la qualité et que l’outil soit une véritable solution pour gérer l’ensemble des dossiers RH tout en permettant un pilotage précis et des statistiques. Chaque collaborateur pourra accéder à son dossier, mais uniquement aux documents dont il a les droits. Il en va de même pour les chefs de services, les directeurs et les ressources humaines.

Conclusion

AIRS Dossier RH est une solution permettant de gérer l’ensemble des documents des ressources humaines. Il permet de gagner un temps précieux, d’améliorer le suivi et la qualité et d’accéder en un temps minimum à l’ensemble des dossiers ou au document voulu. Il permet aussi au collaborateur d’avoir accès à son dossier de manière simple, intuitive pour voir ses fiches de salaire ou son CV par exemple, mais il ne pourra voir que les documents dont il a le droit.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

Digitech

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