Solutions Digitech hypermobiles

Digitech, éditeur de solutions de gestion électronique de documents, de gestion de dossiers, de gestion de courriers et de gestion de PV de municipalité, propose un module pour ces utilisateurs mobiles pour accéder à l’information via son smartphone ou sa tablette.

Avec le développement rapide ces derniers mois des smartphones mais surtout des tablettes, et avec les projections des parts de marché grandissantes de ces technologies, de plus en plus de sociétés souhaitent proposer à leurs collaborateurs mobiles un accès aux applications et aux informations de l’entreprise. Dans ce sens, Digitech a développé des applications compatibles avec les appareils mobiles, que ce soit des smartphones ou des tablettes.

Digitech, via ce module, se présente comme un acteur majeur dans la gestion électronique de documents itinérante, permettant aux utilisateurs d’accéder à la base documentaire (par exemple un dossier assurés, clients, etc.) mais également aux courriers adressés à un collaborateur distant pour une visualisation et une validation immédiate.

Ce module s’adresse à tous nos clients, que ce soit des assurances, des communes avec des élus qui ne sont pas tous les jours sur place pour prendre connaissance des courriers et pour valider leurs courriers et les factures, mais aussi aux entreprises qui ont de plus en plus de collaborateurs itinérants.

Dans un monde de plus en plus mobile, cette technologie permet d’accéder aux informations de manière sécurisée et immédiate afin de garantir les délais de traitements.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

Digitech

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La gestion électronique de documents dans les ressources humaines

Considérons le processus de gestion des ressources humaines qui concerne toute entreprise. La gestion des salariés impose une rigueur toute administrative: lors de l’embauche, sont collectés CV, pièces annexes, documents sociaux, etc.

Avec un système de GED, ils seront scannés et directement reliés aux autres informations du salarié. Si par ailleurs, l’outil de GED est couplé aux outils de l’entreprise (bureautiques comme le pack office, l’ERP, solution paye, etc.), le système s’auto alimente et l’interface GED permet à elle seule d’avoir accès à tous les documents du salarié, y compris les bulletins de paye. Poussons plus loin et demandons maintenant à notre logiciel de GED de mettre en œuvre la gestion du processus RH (gestion du Workflow). Chaque année, le salarié s’entretient avec son responsable hiérarchique pour faire un bilan de compétences, un point sur l’obtention de ses objectifs et discuter de son évolution. Le responsable, qui gère peut-être une dizaine de personnes dans son équipe, pourra accéder depuis son écran aux informations utiles pour préparer l’entretien en cliquant simplement sur le nom de ce salarié. Ainsi, avant de recevoir son collaborateur, il pourra récapituler son parcours professionnel, ses compétences initiales et le compte rendu de l’entretien individuel d’évaluation de l’année précédente. Le suivi du collaborateur en est d’autant plus personnalisé et adapté.

Un outil de management de l’entreprise

De la même manière lors des entretiens annuels, il est de coutume de faire un point sur les formations « à envisager pour» ou « souhaitées par» le personnel. Lors de cet entretien, le  responsable hiérarchique remplit en temps réel un formulaire prédéfini sur le système. Grâce au paramétrage du logiciel, le dirigeant peut ainsi avoir, en temps réel, un état des lieux des souhaits et besoins de formation des salariés. On peut même imaginer qu’à la fin de l’entretien, si le responsable n’a pas rempli cette rubrique, exigée par le système, un message lui rappelle d’aborder le sujet avec son collaborateur. Le suivi du personnel est ainsi amélioré du fait de cette GED intelligente puisque associée à un Workflow adapté. Le DRH n’a plus besoin de courir après les informations puisqu’elles sont centralisées et accessibles via son poste informatique. Fini les armoires encombrantes remplies de papiers. Au-delà du simple rappel, l’outil propose également le formulaire nécessaire et un parcours de validation (selon des règles de gestion très précises) mais aussi une diffusion. Regroupez ces fonctionnalités de GED (Gestion Electronique de Document), les outils de workflow. Ces workflows  suivront les circuits de validation préétablis selon les règles de gestion du client pour faire valider une action ou un document. De plus, chaque action est tracée afin de garantir la qualité et que l’outil soit une véritable solution pour gérer l’ensemble des dossiers RH tout en permettant un pilotage précis et des statistiques. Chaque collaborateur pourra accéder à son dossier, mais uniquement aux documents dont il a les droits. Il en va de même pour les chefs de services, les directeurs et les ressources humaines.

Conclusion

AIRS Dossier RH est une solution permettant de gérer l’ensemble des documents des ressources humaines. Il permet de gagner un temps précieux, d’améliorer le suivi et la qualité et d’accéder en un temps minimum à l’ensemble des dossiers ou au document voulu. Il permet aussi au collaborateur d’avoir accès à son dossier de manière simple, intuitive pour voir ses fiches de salaire ou son CV par exemple, mais il ne pourra voir que les documents dont il a le droit.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

Digitech

Newsletter – Le spécialiste de l’intelligence documentaire – Mars 2011

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Mars 2011

Le début d’année a été marqué par le départ en production de nombreux clients sur la version 5.2 de AIRS Dossier. Nos équipes R&D travaillent déjà d’arrache pied sur la prochaine version afin d’améliorer le paramétrage et l’espace d’administration pour faciliter la vie des administrateurs du système chez les clients, afin qu’ils puissent facilement faire évoluer AIRS Dossier chez eux. D’autres améliorations sont également prévues afin d’améliorer l’ergonomie et la facilité de la solution.

Le début 2011 a aussi été marqué par l’entrée d’un grand nombre de nouveaux contrats, dans différents domaines. La gestion documentaire pour les documents qualités et productions, la gestion des documents assurés, la gestion des factures clients et fournisseurs, des gestions de courrier. Tous ces nouveaux projets sont dans des secteurs divers (Multinationales, PME industrielles, Assurances sociales, caisses de pensions, administrations publiques, finances, fiduciaires et banques).

Les nombreux retours positifs de nos clients nous permettent d’avancer en partenariat avec eux afin de leur apporter notre soutient et de développer nos solutions tel qu’ils nous le remontent via notre hotline. Nous remercions tous nos clients et nous nous réjouissons de collaborer avec de nouveaux clients dans les prochains mois.

Le printemps est aussi marqué par des présentations thématiques sur la gestion électronique de documents à Genève et Lausanne. Au vu des succès rencontrés, nous allons en refaire au mois de mai et juin. Il nous reste encore quelques places le 5 avril à Lausanne avec la participation de Abissa (http://www.abissa.ch) pour aborder le cloud computing pour la GED. Profitez encore des quelques places disponibles en vous inscrivant au : http://www.digitech-sa.ch/events.php

Merci et Bonne lecture.

Frédéric Matthey

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Comment gérer un projet de gestion électronique de documents pour éviter les échecs

Pourquoi certains projets d’ECM (Entreprise Content Management) ou GEID (Gestion électronique de l’information et des documents) échouent dans le monde ? Les éléments pouvant conduire à l’échec prennent plusieurs formes : défaut d’adhésion des utilisateurs finaux, gestion inefficace du changement, absence d’une ligne stratégique claire à l’échelle de l’entreprise. Toutes ces données sont à prendre en compte lors du lancement d’un projet ECM ou GEID.

L’article complet:

https://fmatthey.wordpress.com/2011/02/19/comment-gerer-un-projet-de-gestion-electronique-de-documents-pour-eviter-les-echecs/

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Dématérialisez en 2011…

Beaucoup d’entreprises ont déjà fait un pas dans cette direction, d’autres sont en train de le faire. Les projets commencent souvent par de l’archivage électronique, pour ensuite devenir de vrais projets de gestion électronique de documents où de vrais gains sont possibles en modélisant les flux des documents dans l’entreprise et en les dématérialisant au plus tôt.

Ces derniers mois, on peut lire quotidiennement des articles qui vantent les réussites de projets de dématérialisation sur des sujets tels que la facture, le courrier, les bulletins de paies. Cette tendance va continuer et même devenir croissante dans les prochains mois et prochaines années, car les solutions deviennent adaptées aux PME. Elles deviennent abordables, plus simples à mettre en œuvre et à faire évoluer, et les gains sont tellement nombreux que les entreprises qui font le pas ont un réel avantage sur leurs concurrents. La question n’est plus est ce que je vais me doter d’une gestion électronique de documents, mais bien, quand vais-je faire le pas et quelle est la solution adaptée à mon entreprise.

L’article complet:

https://fmatthey.wordpress.com/2011/02/17/dematerialisez-en-2011%E2%80%A6/

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La dématérialisation doit-elle être un objectif pour les communes ?

Les administrations et plus particulièrement les communes semblent très sages dans le domaine informatique, avec des gestions de paies, de RH et de finances largement déployées. Par contre, souvent rien n’est fait dans le domaine de la gestion des documents. Cependant, peu importe la taille de la commune, la quantité de papier est en pleine croissance et les communes reçoivent bon nombre de documents par mails qu’il faut également classer et gérer par des processus internes. Afin de pouvoir s’organiser de manière efficiente, il faut réagir et trouver des solutions informatiques pour gérer les documents, les informations et les processus associés.

L’article complet:

https://fmatthey.wordpress.com/2011/02/25/la-dematerialisation-doit-elle-etre-un-objectif-pour-les-communes/

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Nous vous invitons à consulter notre site Internet :

http://www.digitech-sa.ch

Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

info@digitech-sa.ch

Les cas d’utilisation de Digitech :

https://fmatthey.wordpress.com/2010/12/27/les-etudes-de-cas-2010-de-digitech-suisse/