Comment gérer un projet de gestion électronique de documents pour éviter les échecs

Pourquoi certains projets d’ECM (Entreprise Content Management) ou GEID (Gestion électronique de l’information et des documents) échouent dans le monde ? Les éléments pouvant conduire à l’échec prennent plusieurs formes : défaut d’adhésion des utilisateurs finaux, gestion inefficace du changement, absence d’une ligne stratégique claire à l’échelle de l’entreprise. Toutes ces données sont à prendre en compte lors du lancement d’un projet ECM ou GEID.

En se focalisant sur les détails de la mise en œuvre, les chefs de projets ont tendance à oublier l’aspect le plus important du projet : l’adoption par les utilisateurs finaux. Les fournisseurs de solutions connaissent la technologie de l’ECM ou de la GEID, mais ils ont tendance à négliger le fait que l’automatisation des processus métier aura un effet négatif sur les collaborateurs si on ne prend pas en compte leurs habitudes de travail. Une bonne stratégie de gestion du changement est indispensable pour une adaptation réussie. De plus, il faut s’attacher à bien identifier les besoins des utilisateurs finaux.

D’autre part, au vu de l’évolution rapide du contexte de l’informatique, les organisations ont besoin d’une stratégie globale bien définie et d’une vision à long terme de leurs projets de gestion de l’information.

Les contraintes de temps et de budget jouent également un rôle important dans l’échec des projets. En effet, les entreprises sont parfois sujettes à des réglementations complexes et elles ne prennent pas suffisamment en compte l’expérience de leurs pairs. Les chefs de projets tendent à sur développer et personnaliser leurs applications. Cela se traduit par des déploiements longs, complexes, risqués et coûteux. Les organisations ont tendance à vouloir couvrir un champ fonctionnel très vaste dès le départ, et ce malgré un budget insuffisant ou des ressources humaines inadaptées. A l’inverse, il faut débuter avec un projet limité et le terminer effectivement avant de se lancer sur un autre projet. Cette démarche par pallier permet d’éviter les risques d’échecs.

Les utilisateurs finaux

L’adoption par l’utilisateur final est la clé d’une mise en œuvre réussie. Les chefs de projets doivent commencer à regarder de plus près l’impact culturel associé à cette mise en œuvre. L’application des processus radicalement différents et la promotion de l’utilisation des applications que les utilisateurs ne connaissent pas conduiront à des difficultés certaines. L’intuitivité et l’expérience utilisateur sont des critères importants dans le choix de la solution. Plus la solution fournit une interface utilisateur familière, plus la charge de formation sera réduite et mieux elle sera acceptée par les utilisateurs finaux.

La Gestion du changement

Ne pas anticiper la gestion du changement conduit à l’échec. Il est important que les organisations planifient les opérations à mener pour faire face aux changements induits par le projet. Dans le cadre d’une stratégie de gestion du changement efficace, les organisations doivent impliquer les utilisateurs dès le début, au stade de la planification du projet. Il est souhaitable de faire un plan de communication qui fera état de toutes leurs peurs, des objectifs du projet et des bénéfices au quotidien. Il s’agit d’impliquer le personnel en lui démontrant comment ces changements vont améliorer l’environnement de travail. Des réunions régulières et planifiées avec les intervenants, des sessions d’échanges, des tables rondes sur les usages, etc. sont autant de mesures à intégrer dans une stratégie de gestion du changement réussie.

La gouvernance de l’information

La gouvernance de l’information est la façon dont une organisation gère et contrôle son information. Le contenu (information et document au sens large) doit être exploitable, classé et structuré, les organisations doivent mettre en place une bonne gouvernance de l’information au sein de leur entreprise. En parallèle, l’information doit être éliminée d’une manière logique afin de réduire le coût et la difficulté de sa gestion quand elle n’a pas plus de valeur. Les organisations doivent donc mettre en place un ensemble de règles et de procédures qui contrôlent la façon dont leur information sera gérée tout au long de son cycle de vie.

Conclusion

Au delà de ces aspects organisationnels, il y a le choix de la solution, de la société qui mettra en place celle-ci et la ou les personnes ou sociétés qui gérerons le projet. Que ce soit un projet de taille réduite avec quelques utilisateurs ou un projet de grande envergure avec un impact sur des milliers d’utilisateurs, le choix reste le même. Il faut privilégier les sociétés spécialisées depuis de nombreuses années dans ce domaine d’activité (Gestion du contenu, gestion de l’information et des documents), et qui ont toutes les compétences dans le conseil, la gestion du projet, l’implémentation de la solution mais aussi l’expérience et la possibilité de faire évoluer la solution. Dans ce sens, les intervenants pouvant être à la fois spécialistes, garant d’un bon déroulement de projet, mais également éditeurs de la solution offrent les plus grandes garanties de succès dans ce domaine.

Pour plus d’informations :

Digitech SA

frederic.matthey@digitech-sa.ch
http://www.digitech-sa.ch
https://fmatthey.wordpress.com/
http://www.linkedin.com/in/fredericmatthey

 

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