Dématérialisez en 2011…

Introduction

Beaucoup d’entreprises ont déjà fait un pas dans cette direction, d’autres sont en train de le faire. Les projets commencent souvent par de l’archivage électronique, pour ensuite devenir de vrais projets de gestion électronique de documents où de vrais gains sont possibles en modélisant les flux des documents dans l’entreprise et en les dématérialisant au plus tôt.

Ces derniers mois, on peut lire quotidiennement des articles qui vantent les réussites de projets de dématérialisation sur des sujets tels que la facture, le courrier, les bulletins de paies. Cette tendance va continuer et même devenir croissante dans les prochains mois et prochaines années, car les solutions deviennent adaptées aux PME. Elles deviennent abordables, plus simples à mettre en œuvre et à faire évoluer, et les gains sont tellement nombreux que les entreprises qui font le pas ont un réel avantage sur leurs concurrents. La question n’est plus est ce que je vais me doter d’une gestion électronique de documents, mais bien, quand vais-je faire le pas et quelle est la solution adaptée à mon entreprise.

Comment choisir ?

Beaucoup de solutions existent aujourd’hui sur le marché. Des solutions pour les multinationales que les PME ne peuvent pas se payer, des solutions qui semblent abordables, mais pauvres fonctionnellement, et les solutions qui sont réellement adaptées à ses besoins. Pour bien choisir, il faut connaître précisément son besoin en l’étudiant, même de façon simple. Qu’est ce que je veux dématérialiser, comment je veux faire circuler l’information dans mon entreprise, pour quels services, avec quelles fonctionnalités. Mais aussi qu’est ce que j’attends de la solution (qualité, gains, le prix). Une fois ce travail fait, il faut s’adresser aux vrais spécialistes. Ces spécialistes ne sont pas légion, car ce ne sont pas des sociétés d’informatiques généralistes qui vous vendront des serveurs, de la bureautique, des bases de données, mais des personnes qui ne font que de la gestion électronique de documents. Ces personnes pourront vous conseiller, gérer vos projets, apporter leur expertise et seront l’interlocuteur unique (conseil, gestion du projet, mise en place de la solution, support et évolution de la solution car ils seront également l’éditeur de la solution de gestion électronique de documents). Cette spécialité ne s’improvise pas, elle s’acquiert au fil des années.

Conclusions

La dématérialisation ne saurait se limiter à un ou l’autre des sujets évoqués. Il reste encore de nombreux documents papiers présents dans l’entreprise qui vont faire l’objet d’attentions particulières, et générer de substantielles économies. Parmi les grands axes qui feront l’actualité des prochains mois :

–          Les bulletins de salaires.
–          L’archivage de factures débitrices.
–          La dématérialisation des factures fournisseurs et les processus associés.
–          Le dossier des collaborateurs au sens large.
–          Le dossier fournisseur.
–          Le dossier client.
–          Le dossier médical personnel.
–          Les différents processus documentaires dans les communes de toutes tailles.
–          Et bien d’autres projets propres à chaque activité.

Tous ces thèmes constituent pour les entreprises autant de perspectives de projets à fort retour sur investissement et d’opportunité de poursuivre leurs engagements sur la voie de l’économie de papier, signe de contribution au bon développement de l’environnement.

Plus d’informations

frederic.matthey@digitech-sa.ch
http://www.digitech-sa.ch
https://fmatthey.wordpress.com/
http://www.linkedin.com/in/fredericmatthey

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