La dématérialisation doit-elle être un objectif pour les communes ?

Les administrations et plus particulièrement les communes semblent très sages dans le domaine informatique, avec des gestions de paies, de RH et de finances largement déployées. Par contre, souvent rien n’est fait dans le domaine de la gestion des documents. Cependant, peu importe la taille de la commune, la quantité de papier est en pleine croissance et les communes reçoivent bon nombre de documents par mails qu’il faut également classer et gérer par des processus internes. Afin de pouvoir s’organiser de manière efficiente, il faut réagir et trouver des solutions informatiques pour gérer les documents, les informations et les processus associés.

En 2011, les administrations doivent penser à la dématérialisation des documents, leur conservation (GED-ECM), le collaboratif, et la gestion de leur processus documentaire interne.

Ces choix dépendent aussi des moyens dont disposent ces administrations, mais globalement, toutes les communes grandes, moyennes ou petites devront faire le pas vers une gestion rationnelle de leurs informations (documents papiers reçus, documents électroniques reçus, documents internes, documents sortants de l’administration). Des solutions adaptées à toutes tailles de communes existent, le train est donc en marche et dans les prochaines années, les communes seront également équipées par des solutions permettant de gérer leurs documents de manière électronique, fiable et économiquement rentable.

En plus d’une meilleure utilisation des ressources, des gains en qualité, une administration publique doit montrer l’exemple en minimisant l’utilisation du papier, en essayant de minimiser les échanges papiers avec l’extérieur (qui provoquent des transports), les impressions et en gérant électroniquement le plus possible ses documents afin de véhiculer une image d’une administration moderne, efficace, dynamique et écologique. Tel est un des nombreux défis des communes d’aujourd’hui et de demain.

Pour plus d’informations :

Les administrations et plus particulièrement les communes semblent très sages dans le domaine informatique, avec des gestions de paies, de RH et de finances largement déployées. Par contre, souvent rien n’est fait dans le domaine de la gestion des documents. Cependant, peu importe la taille de la commune, la quantité de papier est en pleine croissance et les communes reçoivent bon nombre de documents par mails qu’il faut également classer et gérer par des processus internes. Afin de pouvoir s’organiser de manière efficiente, il faut réagir et trouver des solutions informatiques pour gérer les documents, les informations et les processus associés. En 2011, les administrations doivent penser à la dématérialisation des documents, leur conservation (GED-ECM), le collaboratif, et la gestion de leur processus documentaire interne. Ces choix dépendent aussi des moyens dont disposent ces administrations, mais globalement, toutes les communes grandes, moyennes ou petites devront faire le pas vers une gestion rationnelle de leurs informations (documents papiers reçus, documents électroniques reçus, documents internes, documents sortants de l’administration). Des solutions adaptées à toutes tailles de communes existent, le train est donc en marche et dans les prochaines années, les communes seront également équipées par des solutions permettant de gérer leurs documents de manière électronique, fiable et économiquement rentable. En plus d’une meilleure utilisation des ressources, des gains en qualité, une administration publique doit montrer l’exemple en minimisant l’utilisation du papier, en essayant de minimiser les échanges papiers avec l’extérieur (qui provoquent des transports), les impressions et en gérant électroniquement le plus possible ses documents afin de véhiculer une image d’une administration moderne, efficace, dynamique et écologique. Tel est un des nombreux défis des communes d’aujourd’hui et de demain. Pour plus d’informations :

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Norme ISO 15489 et Record Management

Selon [ISO 15489], le RM permet de traiter et de garantir les ressources d’information d’une organisation de manière continue, efficiente et conforme aux dispositions légales et aux critères d’exploitation (gestion uniforme des documents sur papier et sur support électronique pendant la totalité de leur cycle de vie). Des procédures définies et appropriées à leur objet pour l’utilisation de l’information permettent de réduire considérablement les charges administratives qu’une organisation (et ses collaborateurs) doivent supporter pour archiver, retrouver, conserver et trier les documents. En outre, elles permettent de prévenir les risques pouvant résulter d’une qualité ou d’une disponibilité insuffisante de l’information.

Qualité de l’information

La fiabilité et la qualité de l’échange de communications via l’électronique et des prestations internes requièrent que la qualité de l’information et donc la gestion de cette dernière soient de haut niveau. C’est pourquoi la cyberadministration et le commerce électronique nécessitent une définition uniforme et tenant compte des affaires pour la qualité de l’information. Il s’agit en s’y référant de normaliser, mettre en œuvre et implémenter les procédures et mesures liées aux documents.

La qualité de l’information fournie par les documents se mesure selon la norme [ISO 15489] en fonction du niveau atteint avec les quatre critères suivants

Critère 1: Fiabilité

La fiabilité des documents signifie que les processus d’affaires sont correctement représentés dans les documents. Cela implique un enregistrement systématique et complet des activités et des processus de communication dans le cadre d’une gestion de l’information intégrée au processus.

Critère 2: Authenticité

Un document lié aux affaires est réputé « authentique » lorsque

  • l’identité de l’auteur est vérifiable, par exemple par un message venant effectivement de la personne ou de l’institution en question, se donnant comme expéditeur, et que
  • les circonstances (dans le temps) d’une transaction (par exemple le moment de la transmission électronique d’un document) peuvent être vérifiées.

La sécurité de l’informatique joue un rôle clé pour garantir l’authenticité des documents électroniques, qu’il s’agisse de leur élaboration, transmission ou conservation.

Critère 3: Intégrité

L’intégrité des documents comporte

–       l’intégrité à long terme des documents en matière de contenu, de contexte d’affaires et de classement, de structure (c’est-à-dire la présentation d’origine de l’information dans un document);

–       la protection des documents contre la consultation non autorisée (confidentialité), l’utilisation, la modification ou la destruction.

Garantir l’intégrité des documents requiert d’une part des mesures relevant de la sécurité de l’informatique. D’autre part, la définition d’objets dignes de protection concernant les droits d’accès, les niveaux de confidentialité, la protection des données, les délais de retrait, etc. ne peut se référer exclusivement qu’à l’affaire traitée et à son cycle de vie.

Critère 4: Disponibilité d’utilisation et archivage

Les documents doivent être utilisables aussi longtemps que nécessaire, c’est-à-dire rester disponibles et compréhensibles dans leur contexte de création d’origine. Ce critère implique à nouveau de prendre en compte les mesures d’organisation concernant le record management couplé à des mesures relevant de la sécurité informatique.

Le modèle de référence selon la norme ISO 15489

Le modèle de référence différencie quatre domaines réglementaires du record management d’exploitation. Ces domaines réglementaires ou de fonction doivent être décrits très en détail et selon les critères prévalant pour la qualité de l’information (cf. [ISO 15489]).

  • Le domaine réglementaire “Gérer l’information ” concerne les fonctions et procédures générales entrant dans la gestion des documents (p. ex. la définition d’une structure d’ordre concernant précisément cette affaire, l’établissement de règles pour créer les dossiers, la définition et la gestion des droits d’accès, la planification de la conservation), soit la gestion du cycle de vie (Life cycle) de toutes les informations importantes compte tenu de l’affaire.

  • Le domaine réglementaire “Traiter l’information” concerne les procédures et fonctions du records management liées au processus de traitement, qu’il s’agisse de créer et de remanier un document ou de le classer (enregistrer).

  • Le domaine réglementaire “Transmettre l’information” concerne le cheminement (répartition, distribution) des documents ou dossiers au cours du processus, soit l’envoi et la réception des documents.

  • Le domaine réglementaire “Utiliser l’information” définit les procédures et fonctions générales liées à l’utilisation de documents déjà créés et classés. Celles-ci concernent ainsi des opérations telles que la recherche, l’affichage, la présentation, la publication (p. ex. dans l’Intranet ou sur Internet), le contrôle, l’analyse, etc. de documents.

Conclusions

Ceci n’aborde que quelques points intéressants dans le record management afin de sensibiliser chaque personne à cet aspect très important. Dans tout système qui doit gérer de l’information, il est très important de connaître très précisément ses besoins, de les exprimer de façon claire et détaillée. Mais il est aussi très important de connaître les aspects normatifs afin de pouvoir bâtir une solution conforme aux différentes normes mais également aux différentes lois en vigueur dans les pays où est mis en place le système.

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Digitech SA

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – février 2011

Nouvelles de Digitech

Billet de Frédéric Matthey

L’année 2010 a pour plusieurs raisons été celle de la GED (gestion électronique de documents). Certes, aujourd’hui, pour être à la mode,  nous devrions plutôt dire ECM (Entreprise Content Management). En 2010, nous avons constaté une accélération des entreprises intéressées par ces solutions. Les solutions se sont aussi ouvertes aux PME. Aujourd’hui, nous parlons de GED de manière générale avec des solutions d’archivage électronique, de processus documentaires, mais aussi de numérisation, de reconnaissance de caractères, de lecture de zone (manuscrite et dactylographiée), mais aussi d’analyse sémantique. Ces solutions doivent répondre à des besoins dit métiers comme la gestion des dossiers assurés, la gestion des courriers, la gestion des documents fournisseurs (BL, BC, factures avec reconnaissance automatique des champs), gestion des dossiers clients, gestion des documents qualités, gestion des documents citoyens, etc. Ces solutions se mettent en œuvre dans les industries, les banques, les assurances, les administrations publiques. Le marché se spécialise et les offres se différencient. Digitech se positionne dans ce marché comme leader et spécialiste de ce sujet.

La suite:
https://fmatthey.wordpress.com/2011/01/17/le-billet-de-la-gestion-electronique-de-documents-janvier-2011/

 

Les projets de Gestion Electronique de Documents

 

Les documents ou plus globalement les informations sont au centre des entreprises et des administrations. Il est essentiel d’en assurer son intégrité et sa bonne gestion. Les fonctionnalités d’un système de GED (Gestion Electronique des documents) ou ECM (Entreprise Content Management) permettent entre autre la mutualisation des documents, un système de validation performant (workflow), une gestion du cycle de vie, de la sécurité, de la protection des données, un archivage légal et une réduction significative des coûts de gestion.

Le passage à un système de GED assure un ROI facilement démontrable, augmente la sécurité des documents et permet de préserver la mémoire, la connaissance et le savoir d’une entreprise mais aussi d’améliorer l’image de marque de l’entreprise, d’augmenter sa compétitivité et de préserver l’environnement en diminuant la consommation de papier.

La suite de l’article: https://fmatthey.wordpress.com/2011/01/23/les-projets-de-gestion-electronique-de-documents/

 

Manager votre information

Les Enjeux

Il est de plus en plus difficile de gérer l’ensemble de l’information d’une entreprise ou d’une administration. Chaque département, voire chaque collaborateur instruit, classe, recherche les documents nécessaires à son travail en fonction de critères qui lui sont propres. On assiste à une augmentation des documents stockés sous de multiples versions, sous format électronique mais aussi sous format papier qui reste toujours très présent.

Comment évaluer le patrimoine informationnel d’une organisation, réparti entre documents électroniques et papiers? Comment évaluer l’utilisation d’outils de gestion électronique de documents ? Comment prendre en compte l’ensemble de la problématique, de la réception à l’archivage ?

Pourquoi choisir Digitech dans la phase avant projet

  • définir votre stratégie de gestion de l’information et de gestion de vos documents,
  • dresser un diagnostic de vos pratiques et les comparer aux meilleures pratiques actuelles,
  • transformer vos processus de gestion des documents et des informations,
  • concevoir et construire votre système de gestion électronique de documents.

Plus d’information : frederic.matthey@digitech-sa.ch

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Par ailleurs, nous vous invitons à consulter notre site Internet :

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Les cas d’utilisation de Digitech :
https://fmatthey.wordpress.com/2010/12/27/les-etudes-de-cas-2010-de-digitech-suisse/

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Comment gérer un projet de gestion électronique de documents pour éviter les échecs

Pourquoi certains projets d’ECM (Entreprise Content Management) ou GEID (Gestion électronique de l’information et des documents) échouent dans le monde ? Les éléments pouvant conduire à l’échec prennent plusieurs formes : défaut d’adhésion des utilisateurs finaux, gestion inefficace du changement, absence d’une ligne stratégique claire à l’échelle de l’entreprise. Toutes ces données sont à prendre en compte lors du lancement d’un projet ECM ou GEID.

En se focalisant sur les détails de la mise en œuvre, les chefs de projets ont tendance à oublier l’aspect le plus important du projet : l’adoption par les utilisateurs finaux. Les fournisseurs de solutions connaissent la technologie de l’ECM ou de la GEID, mais ils ont tendance à négliger le fait que l’automatisation des processus métier aura un effet négatif sur les collaborateurs si on ne prend pas en compte leurs habitudes de travail. Une bonne stratégie de gestion du changement est indispensable pour une adaptation réussie. De plus, il faut s’attacher à bien identifier les besoins des utilisateurs finaux.

D’autre part, au vu de l’évolution rapide du contexte de l’informatique, les organisations ont besoin d’une stratégie globale bien définie et d’une vision à long terme de leurs projets de gestion de l’information.

Les contraintes de temps et de budget jouent également un rôle important dans l’échec des projets. En effet, les entreprises sont parfois sujettes à des réglementations complexes et elles ne prennent pas suffisamment en compte l’expérience de leurs pairs. Les chefs de projets tendent à sur développer et personnaliser leurs applications. Cela se traduit par des déploiements longs, complexes, risqués et coûteux. Les organisations ont tendance à vouloir couvrir un champ fonctionnel très vaste dès le départ, et ce malgré un budget insuffisant ou des ressources humaines inadaptées. A l’inverse, il faut débuter avec un projet limité et le terminer effectivement avant de se lancer sur un autre projet. Cette démarche par pallier permet d’éviter les risques d’échecs.

Les utilisateurs finaux

L’adoption par l’utilisateur final est la clé d’une mise en œuvre réussie. Les chefs de projets doivent commencer à regarder de plus près l’impact culturel associé à cette mise en œuvre. L’application des processus radicalement différents et la promotion de l’utilisation des applications que les utilisateurs ne connaissent pas conduiront à des difficultés certaines. L’intuitivité et l’expérience utilisateur sont des critères importants dans le choix de la solution. Plus la solution fournit une interface utilisateur familière, plus la charge de formation sera réduite et mieux elle sera acceptée par les utilisateurs finaux.

La Gestion du changement

Ne pas anticiper la gestion du changement conduit à l’échec. Il est important que les organisations planifient les opérations à mener pour faire face aux changements induits par le projet. Dans le cadre d’une stratégie de gestion du changement efficace, les organisations doivent impliquer les utilisateurs dès le début, au stade de la planification du projet. Il est souhaitable de faire un plan de communication qui fera état de toutes leurs peurs, des objectifs du projet et des bénéfices au quotidien. Il s’agit d’impliquer le personnel en lui démontrant comment ces changements vont améliorer l’environnement de travail. Des réunions régulières et planifiées avec les intervenants, des sessions d’échanges, des tables rondes sur les usages, etc. sont autant de mesures à intégrer dans une stratégie de gestion du changement réussie.

La gouvernance de l’information

La gouvernance de l’information est la façon dont une organisation gère et contrôle son information. Le contenu (information et document au sens large) doit être exploitable, classé et structuré, les organisations doivent mettre en place une bonne gouvernance de l’information au sein de leur entreprise. En parallèle, l’information doit être éliminée d’une manière logique afin de réduire le coût et la difficulté de sa gestion quand elle n’a pas plus de valeur. Les organisations doivent donc mettre en place un ensemble de règles et de procédures qui contrôlent la façon dont leur information sera gérée tout au long de son cycle de vie.

Conclusion

Au delà de ces aspects organisationnels, il y a le choix de la solution, de la société qui mettra en place celle-ci et la ou les personnes ou sociétés qui gérerons le projet. Que ce soit un projet de taille réduite avec quelques utilisateurs ou un projet de grande envergure avec un impact sur des milliers d’utilisateurs, le choix reste le même. Il faut privilégier les sociétés spécialisées depuis de nombreuses années dans ce domaine d’activité (Gestion du contenu, gestion de l’information et des documents), et qui ont toutes les compétences dans le conseil, la gestion du projet, l’implémentation de la solution mais aussi l’expérience et la possibilité de faire évoluer la solution. Dans ce sens, les intervenants pouvant être à la fois spécialistes, garant d’un bon déroulement de projet, mais également éditeurs de la solution offrent les plus grandes garanties de succès dans ce domaine.

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Dématérialisez en 2011…

Introduction

Beaucoup d’entreprises ont déjà fait un pas dans cette direction, d’autres sont en train de le faire. Les projets commencent souvent par de l’archivage électronique, pour ensuite devenir de vrais projets de gestion électronique de documents où de vrais gains sont possibles en modélisant les flux des documents dans l’entreprise et en les dématérialisant au plus tôt.

Ces derniers mois, on peut lire quotidiennement des articles qui vantent les réussites de projets de dématérialisation sur des sujets tels que la facture, le courrier, les bulletins de paies. Cette tendance va continuer et même devenir croissante dans les prochains mois et prochaines années, car les solutions deviennent adaptées aux PME. Elles deviennent abordables, plus simples à mettre en œuvre et à faire évoluer, et les gains sont tellement nombreux que les entreprises qui font le pas ont un réel avantage sur leurs concurrents. La question n’est plus est ce que je vais me doter d’une gestion électronique de documents, mais bien, quand vais-je faire le pas et quelle est la solution adaptée à mon entreprise.

Comment choisir ?

Beaucoup de solutions existent aujourd’hui sur le marché. Des solutions pour les multinationales que les PME ne peuvent pas se payer, des solutions qui semblent abordables, mais pauvres fonctionnellement, et les solutions qui sont réellement adaptées à ses besoins. Pour bien choisir, il faut connaître précisément son besoin en l’étudiant, même de façon simple. Qu’est ce que je veux dématérialiser, comment je veux faire circuler l’information dans mon entreprise, pour quels services, avec quelles fonctionnalités. Mais aussi qu’est ce que j’attends de la solution (qualité, gains, le prix). Une fois ce travail fait, il faut s’adresser aux vrais spécialistes. Ces spécialistes ne sont pas légion, car ce ne sont pas des sociétés d’informatiques généralistes qui vous vendront des serveurs, de la bureautique, des bases de données, mais des personnes qui ne font que de la gestion électronique de documents. Ces personnes pourront vous conseiller, gérer vos projets, apporter leur expertise et seront l’interlocuteur unique (conseil, gestion du projet, mise en place de la solution, support et évolution de la solution car ils seront également l’éditeur de la solution de gestion électronique de documents). Cette spécialité ne s’improvise pas, elle s’acquiert au fil des années.

Conclusions

La dématérialisation ne saurait se limiter à un ou l’autre des sujets évoqués. Il reste encore de nombreux documents papiers présents dans l’entreprise qui vont faire l’objet d’attentions particulières, et générer de substantielles économies. Parmi les grands axes qui feront l’actualité des prochains mois :

–          Les bulletins de salaires.
–          L’archivage de factures débitrices.
–          La dématérialisation des factures fournisseurs et les processus associés.
–          Le dossier des collaborateurs au sens large.
–          Le dossier fournisseur.
–          Le dossier client.
–          Le dossier médical personnel.
–          Les différents processus documentaires dans les communes de toutes tailles.
–          Et bien d’autres projets propres à chaque activité.

Tous ces thèmes constituent pour les entreprises autant de perspectives de projets à fort retour sur investissement et d’opportunité de poursuivre leurs engagements sur la voie de l’économie de papier, signe de contribution au bon développement de l’environnement.

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Conservation sous forme électronique des documents commerciaux en Suisse

La conservation des livres comptables et des pièces justificatives sous forme numérisée est admise à certaines conditions (art. 58 al. 2 de la loi fédérale du 2 septembre 1999 régissant la taxe sur la valeur ajoutée [LTVA], art. 43 ss de l’ordonnance du Conseil Fédéral du 29 mars 2000 relative à la loi sur la TVA [OLTVA], ch. 812 ss et ch. 943 – 948 des Instructions 2001 sur la TVA), mais ne nécessite pas une autorisation expresse de l’AFC. Il est aussi nécessaire de s’appuyer sur l’ordonnance « OLICO ».

LTVA

Art. 58 al 2

L’assujetti doit conserver dûment pendant dix ans ses livres comptables, pièces justificatives, papiers d’affaires et autres documents. L’art. 962, al. 2, du code des obligations (CO), est réservé. Les pièces justificatives qui se rapportent aux biens immobiliers seront conservées pendant 20 ans. Si, au terme du délai de conservation, la créance fiscale à laquelle se rapportent les livres comptables, pièces justificatives, papiers d’affaires et autres documents pertinents n’est pas encore prescrite, cette obligation subsiste jusqu’à la prescription.

OLTVA

Art. 43 Force probante

1 Les données et les informations qui sont transmises ou conservées électroniquement ou de façon analogue et qui sont pertinentes pour la déduction de l’impôt préalable, pour la perception ou pour le recouvrement de l’impôt ont la même force probante que celles qui sont lisibles sans moyen auxiliaire, pour autant que les conditions suivantes soient remplies:

a)      preuve de l’origine;
b)      preuve de l’intégrité;
c)       incontestabilité de l’envoi et de la réception.

Les dispositions légales particulières qui prescrivent la transmission ou la conservation des dites données et informations sous une forme qualifiée sont réservées.

Instructions sur la TVA

812

Echange de données électroniques. Les données transmises ou conservées électroniquement, qui sont pertinentes pour la déduction de l’impôt préalable, pour la perception ou le recouvrement de l’impôt, sont considérées comme des pièces justificatives comptables lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

–          preuve de l’origine
–          preuve de l’intégrité
–          incontestabilité de l’envoi et de la réception.

943 – 948

Conservation des livres comptables et des pièces justificatives. Les livres comptables et les pièces justificatives (p. ex. correspondances, commandes, factures des fournisseurs, copies des factures clients, contrats de vente, justificatifs des paiements, bandes de caisses enregistreuses, décisions de taxation à l’importation et à l’exportation de l’AFD, livres auxiliaires, ainsi que pièces justificatives internes telles que rapports de travail, fiches d’atelier, bons de sortie de matériel, récapitulations pour les décomptes TVA) seront classés par exercice comptable en bon ordre, de manière complète et systématique. Ils seront en outre conservés sur le territoire suisse pendant dix ans. Les documents commerciaux en relation avec des biens immobiliers seront conservés pendant 20 ans. En font partie tous les documents tels que, par exemple, les comptes, les factures des fournisseurs, les journaux pour l’impôt préalable et les calculs en relation avec les changements d’affectation. Si, à l’expiration de ce délai de conservation, la prescription de la dette fiscale n’est pas encore intervenue, l’obligation de conserver les documents en cause demeure aussi longtemps que la prescription n’a pas été atteinte. Le compte d’exploitation et le bilan seront conservés, par écrit et signés, en originaux.

Les autres livres commerciaux, les documents comptables ainsi que la correspondance commerciale peuvent également être conservés électroniquement ou de façon analogue, pour autant qu’ils puissent être lus en tout temps. Il est admis de scanner et de conserver électroniquement. Les documents originaux peuvent être détruits. A cet effet, des précautions de nature technique et organisationnelle seront prises pour garantir la sécurité et l’inviolabilité des supports de données pendant toute la durée du délai de conservation, ceci même en cas de changement de système informatique, des programmes ou des supports de données. En outre, les supports de données et les données elles-mêmes seront protégés contre les risques d’endommagement ou de perte. Les enregistrements devront être disponibles en tout temps et lisibles sans complications. L’examen de ces enregistrements ne devra pas être plus difficile, ni exiger plus de temps que l’examen des documents. Les ressources et le personnel nécessaires seront mis gratuitement à la disposition des personnes chargées du contrôle. Celles-ci pourront en outre demander la production de certains documents sous une forme directement lisible (sur papier). Il y a lieu, par ailleurs, de tenir compte des autres dispositions de l’ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico ; RS 221.431).

Code des obligations Art. 962

C. Durée de conservation

1 Les livres, les pièces comptables et la correspondance doivent être conservés pendant dix ans.
2 Le délai commence à courir à partir de la fin de l’exercice annuel au cours duquel les dernières inscriptions ont été faites, les pièces comptables établies et la correspondance reçue ou expédiée.

Ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico)

Art. 3 Intégrité (authenticité et infalsifiabilité)

Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres, les pièces comptables et la correspondance ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente.

Art. 8 Archives

Les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés. Ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.

Art. 9 Supports d’information autorisés

1 Sont autorisés pour la conservation de documents:

–          les supports d’information non modifiables, notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables;
–          les supports d’information modifiables si:

  • des procédés techniques (p. ex. signature électronique) sont utilisés, qui garantissent l’intégrité des informations enregistrées,
  • le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé sans possibilité de falsification (p. ex. grâce à un système d’horodatage),
  • les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé en question qui existent au moment de l’enregistrement sont respectées, et
  • les procédures et les modes d’utilisation de ces supports sont consignés et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des connexions [log files]) sont également conservées.

2 Les supports d’information sont réputés modifiables lorsqu’ils peuvent être modifiés ou effacés sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même (p. ex. bandes magnétiques, disquettes magnétiques ou optico-magnétiques, disques durs ou disques amovibles, disques à l’état solide [solid-state]).

Art. 10 Contrôle et migration des données

1 L’intégrité et la lisibilité des supports d’information sont régulièrement contrôlées.
2 Le format des données peut être modifié et les données peuvent être transférées sur d’autres supports d’information (migration), s’il est garanti:

–          que les informations restent complètes et exactes, et
–          que la disponibilité et la lisibilité continuent de satisfaire aux exigences légales.

3 Le transfert des données d’un support d’information à un autre doit faire l’objet d’un procès-verbal. Ce dernier est conservé avec les informations.

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Digitech SA
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Directeur
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