Séminaire thématique

Séminaire thématique
La dématérialisation des factures fournisseurs et de l’ensemble des courriers et documents de l’entreprise
Vous avez un projet de dématérialisation de documents ou un projet de gestion électronique de documents, nous vous invitons à venir échanger avec nos spécialistes fonctionnels, techniques, organisationnels et juridiques.
Profitez de ce séminaire pour faire le point sur les dernières techniques de dématérialisation de factures, découvrez les gains générés par la mise en place d’une solution de dématérialisation et repartez avec les idées claires sur les possibilités et les solutions que vous pouvez amener à votre entreprise.

Le programme
– Informations générales sur le sujet.
– La valeur légale du document dématérialisé.
– La conduite de projet et l’accompagnement dans la dématérialisation.
– Le traitement automatisé des factures fournisseurs (LAD/RAD/OCR).
– La dématérialisation et la distribution du courrier numérique d’entreprise.
– Des exemples concrets de mise en oeuvre au travers de cas clients.
– Les offres installées chez les clients.
– Les offres installées en mode SaaS (location de service accessible par Internet).

Je ne suis pas libre, je
préfère être rappelé(e) par
un consultant:
cliquez-ici

Pour les 18 ans de Digitech, nous vous offrons une remise de 18% sur le prix des licences, mais également sur deux scanners que nous vous avons sélectionnés. Cette offre est limitée dans le temps, pour signature avant le 4 juin 2011, jour des 18 ans de la société.
Lieu et Horaires à choix :
5 et 14 avril de 9h à 11h
21 avril de 15h à 17h
Société Digitech
Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne
23 mars de 9h à 11h
Société Boost
Route des Jeunes 9
1227 Les Acacias
Informations complémentaires : 

Contact : Natacha Blanc

Tél: +41 21 635 01 04

Email: info@digitech-sa.ch

Par ailleurs, nous vous invitons à consulter notre site Internet :

Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :
Digitech SA
Frédéric Matthey
Tél. +41 21 635 01 04 

info@digitech-sa.ch

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Les projets de Gestion Electronique de Documents

Les documents ou plus globalement les informations sont au centre des entreprises et des administrations, il est essentiel d’en assurer son intégrité et sa bonne gestion. Les fonctionnalités d’un système de GED (Gestion Electronique des documents) ou ECM (Entreprise Content Management) permettent entre autre la mutualisation des documents, un système de validation performant (workflow), une gestion du cycle de vie, de la sécurité, de la protection des données, un archivage légal et une réduction significative des coûts de gestion.

Le passage à un système de GED assure un ROI facilement démontrable, augmente la sécurité des documents et permet de préserver la mémoire, la connaissance et le savoir d’une entreprise mais aussi d’améliorer l’image de marque de l’entreprise, d’augmenter sa compétitivité et de préserver l’environnement en diminuant la consommation de papier.

La GED, pour résoudre des problèmes

–       Augmentation du volume des dossiers, des types/formats de documents, des versions, de la dispersion physique.

–       Du manque de place (voir point ci-dessus, augmentation du volume).
–       Documents mal classés, perdus, détruits (dégâts d’eau, incendie).
–       Temps perdu à la recherche de documents et de dossiers.
–       Photocopies et fichiers redondants.
–       Temps de traitement (circulation et exigence et délai de traitement).
–       Difficulté à partager les documents.
–       Classement non structuré (mails, courriers, rapports, etc.).
–       Conservation et coût du stockage physique.

La GED, pour supporter une stratégie

–       Augmenter la productivité: circulation, traitement du document, intégration des processus.
–       Diminuer les coûts : volume récupéré par la destruction du papier ; masse salariale car les opérations nécessitent moins de ressources humaines.
–       Augmenter la connaissance : partage des informations, accès immédiat, communication entre les ayants droits, gestion centralisée du fond documentaire, préservation des informations, gestion des cycles de vie
–       Amélioration de l’image: vis-à-vis des clients et des fournisseurs car plus réactif ; les conditions de travail sont plus agréables car l’outil permet une gestion confortable et optimale de l’information.
–       Ecologie: Diminution des déchets.

Un projet de GED est un projet d’organisation d’entreprise où le management doit s’impliquer, Digitech, par sa longue expérience de plus de 18 ans dans le domaine s’engage à vous accompagner dans tout le processus de passage au « bureau sans papier ». Digitech possède des compétences en organisation, en législation, en gestion de projet et en technologie afin de répondre à chaque étape de votre projet.

Renseignement : frederic.matthey@digitech-sa.ch

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Janvier 2011

Après une fin d’année chargée avec le départ en production de nombreux clients, pour avoir tout le détail:

https://fmatthey.wordpress.com/2010/12/27/les-etudes-de-cas-2010-de-digitech-suisse/

Le début d’année est marqué par la sortie de AIRS Dossier 5.2 fin février. Cette version amène de nombreuses améliorations avec des nouvelles fonctionnalités, une meilleure ergonomie, le support de nombreuses bases de données et encore d’autres nouveautés. 2011 sera également noté par la sortie de nos applications dans le monde de la mobilité avec la compatibilité Iphone, Androïde, Backberry.

Nous allons mené également de nombreux events thématiques en Suisse et en France. Nous en avons déjà pas moins de quatre planifiés en Suisse entre Genève et Lausanne, entre mars et juin.

Information sur nos events thématiques sur la gestion électronique de documents : Cliquez ici

Des offres particulièrement intéressantes (avec une remise anniversaire jusqu’à 18% pour toute signature avant juin 2011) sur nos GED, nos solutions de dématérialisation et sur deux scanners sélectionnés pour vous.

Pour plus d’information : info@digitech-sa.ch

Article de Digitech dans « Affaires publiques » Le magazine Suisse des administrations publiques, sur la gestion des courriers dans les communes.

Aujourd’hui, l’accélération des échanges électroniques, le nombre de courriers électroniques et papiers allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver la correspondance. Les communes se « débrouillent » aujourd’hui encore avec des solutions diverses (numérisation des courriers importants, mise des courriers et documents dans des classeurs pour validation et signature, renvoi d’e-mails reçus, impression de certains e-mails). L’évolution des besoins et des moyens durant ces quinze dernières années nécessite une réflexion et une mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, papiers, fax, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature

http://www.digitech-sa.ch/download/AP_Courrier.pdf

Digitech et ses réponses sur l’exigence de la qualité en gestion de courriers

Digitech, le spécialiste en Suisse de la gestion électronique de documents, vous propose un accompagnement dans votre démarche qualité. Que vous soyez une commune, un service étatique, une assurance, une entreprise, nous vous accompagnons dans votre démarche de qualité, répondant aux objectifs fixés en termes de qualité et de retour sur investissement.

Dans notre offre de dématérialisation du courrier et des documents, nous mettons en place une traçabilité des documents. Cela permet de connaître chaque action faite sur un courrier ou un document. Notre solution permet de distribuer et de suivre la durée de vie du courrier dans l’organisation, cela permet ainsi de connaître l’arrivée d’un document, mais également par qui il a été traité et dans quel service il a été renvoyé. L’objectif est d’atteindre le taux de 100% de courriers traités correctement et des réponses attribuées aux courriers.
Avec notre gestion électronique et son module « courrier », chaque courrier entre dans le workflow et est ensuite classé dans la GED. Ceci permet d’éviter les retards dans le traitement ou les pertes des courriers, de partager avec les ayants droits les documents et de piloter de manière correcte l’organisation.

La cyberadministration en Suisse

Quatre objectifs sont formulés dans la stratégie suisse de cyberadministration, à savoir que :

1) L’économie entretient des relations avec les autorités publiques par voie électronique
2) Les autorités publiques ont modernisé leurs processus métiers et communiquent entre elles par voie électronique
3) Les citoyens peuvent régler des affaires importantes – fréquentes ou liées à un effort important – avec les autorités publiques par voie électronique
4) Le fonctionnement interne se fait par voie électronique

Les prestations d’information, les décisions administratives, la gestion des registres administratifs et les processus internes à l’administration sont particulièrement concernés.

L’article complet :
https://fmatthey.wordpress.com/2010/12/22/la-cyberadministration-en-suisse/

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Par ailleurs, nous vous invitons à consulter notre site Internet :

http://www.digitech-sa.ch

Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

Digitech SA
Frédéric Matthey
Tél. +41 21 635 01 04
info@digitech-sa.ch

Le Billet de la gestion électronique de documents (janvier 2011)

L’année 2010 a pour plusieurs raisons été celle de la GED (gestion électronique de documents). Certes, aujourd’hui, pour être à la mode,  nous devrions plutôt dire ECM (Entreprise Content Management). En 2010, nous avons constaté une accélération des entreprises intéressées par ces solutions. Les solutions se sont aussi ouvertes aux PME. Aujourd’hui, nous parlons de GED de manière générale avec des solutions d’archivage électronique, de processus documentaires, mais aussi de numérisation, de reconnaissance de caractères, de lecture de zone (manuscrite et dactylographiée), mais aussi d’analyse sémantique. Ces solutions doivent répondre à des besoins dit métiers comme la gestion des dossiers assurés, la gestion des courriers, la gestion des documents fournisseurs (BL, BC, factures avec reconnaissance automatique des champs), gestion des dossiers clients, gestion des documents qualités, gestion des documents citoyens, etc. Ces solutions se mettent en œuvre dans les industries, les banques, les assurances, les administrations publiques. Le marché se spécialise et les offres se différencient. Digitech se positionne dans ce marché comme leader et spécialiste de ce sujet.

Aujourd’hui, nous avons des offres souples et modulaires qui répondent parfaitement aux besoins, soit « en local » chez le client sur ses serveurs, soit en location chez un hébergeur afin de louer un service sans devoir s’occuper de l’infrastructure et en ayant que de la location, qui entre donc dans un budget de fonctionnement.

Aujourd’hui, il est simple de démontrer, même pour une petite entreprise,  les gains d’une gestion électronique de documents. Ces gains s’expriment en place, en temps de recherche, en suivi, en qualité, mais aussi en gain financier (il devient simple de démontrer le retour sur investissement). Tous ces points permettent aux éditeurs et intégrateurs de solutions GED de trouver leurs marchés, mais le point central reste la qualité des sociétés qui éditent et qui mettent en place des GED, car un projet GED doit être conduit et accompagné. La qualité des hommes et la connaissance du métier des processus documentaires ne s’improvisent pas. Un intégrateur de toutes solutions ne peut pas prétendre aujourd’hui être un spécialiste dans ce domaine, car il ne connaît pas les problèmes dans son ensemble (organisation du client, solution possible, paramétrage de la solution, mais aussi développements et évolutions de la solution en fonction des besoins). Mon avis est qu’un spécialiste doit avoir des compétences de management et d’organisation d’entreprise pour l’optimisation des processus documentaires, des qualités de mise en place et de gestion de projets, doit pouvoir agir sur le paramétrage mais également agir à la source, c’est-à-dire sur l’édition de la solution.

Pour résumé, l’année 2011 sera celle de l’écoute du besoin client, de l’industrialisation de la mise en place de solutions verticales (RH, Factures, Contrats, etc.), de l’externalisation des serveurs GED et celle d’une nouvelle croissance pour les vrais spécialistes qui gèrent toute la chaînes (conseil, projet, intégration, développement de solutions) dans le domaine de l’acquisition du document (mail, bureautique, documents papiers), traitement du document (validation, signature, règles métiers, cycle de vie, plan de classement, etc.), valeur probante (via des solutions coffre-fort électronique permettant de supprimer complètement le papier). 2011 sera celle du « bureau sans papier » !

Retrouver l’actualité de la GED sur : https://fmatthey.wordpress.com/

Contact :

——————————————————
Digitech SA
Frédéric Matthey

Directeur
frederic.matthey@digitech-sa.ch
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Rionzi 54
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SUISSE
Tél  +41 21 635 12 51  Fax  +41 21 635 12 53
mob +41 79 207 95 32

 

Manager votre information

Les Enjeux

Il est de plus en plus difficile à gérer l’ensemble de l’information d’une entreprise ou d’une administration. Chaque département voire chaque collaborateur instruit, classe, recherche les documents nécessaires à son travail en fonction de critères qui lui sont propres. On assiste à une augmentation des documents stockés sous de multiples versions, sous format électronique mais aussi sous format papier qui reste toujours très présent.

Comment évaluer le patrimoine informationnel d’une organisation, réparti entre documents électroniques et papier? Comment évaluer l’utilisation d’outils de gestion électronique de documents ? Comment prendre en compte l’ensemble de la problématique, de la réception à l’archivage ?

Pourquoi choisir Digitech dans la phase avant projet

  • définir votre stratégie de gestion de l’information et de gestion de vos documents,
  • dresser un diagnostic de vos pratiques et à les comparer aux meilleures pratiques actuelles,
  • transformer vos processus de gestion des documents et des informations,
  • concevoir et construire votre système de gestion électronique de documents.

—————————————————– Digitech SA

frederic.matthey@digitech-sa.ch
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Pourquoi un projet de Gestion Electronique de Documents en 2011?

Les projets de Gestion Electronique de Documents

Les documents ou mieux les informations étant au centre des organisations, il devient impératif d’en assurer son intégrité et sa bonne gestion. Les fonctionnalités d’un système de GED (Gestion Electronique des documents) ou ECM (Entreprise Content Management) permettent entre autre de la mutualisation des documents, un système de validation performant (workflow), une gestion du cycle de vie, de la sécurité, de la protection des données, un archivage légal et une réduction significative des couts de gestion.

Le passage à un système de GED assure un ROI facilement démontrable, augmente la sécurité des documents et permet de préserver la mémoire, la connaissance et le savoir d’une entreprise mais permet aussi d’améliorer l’image de marque de l’entreprise, d’augmentation de la compétitivité, et de préserver l’environnement en diminuant la consommation de papier.

La GED, pour résoudre des problèmes

–       Augmentation du volume des dossiers, des types/formats de documents, des versions, de la dispersion physique.

–       Du manque de place (voir point ci-dessus, augmentation du volume).

–       Documents mal classés, perdus, détruits (dégâts d’eau, incendie).

–       Temps perdu à la recherche de documents et de dossiers.

–       Photocopies et fichiers redondants.

–       Temps de traitement (circulation et exigence et délai de traitement).

–       Difficulté à partager les documents.

–       Classement non structuré (mails, courriers, rapports, …).

–       Conservation et coût du stockage physique.

La GED, pour supporter une stratégie

–       Augmenter la productivité: circulation, traitement du document, intégration des processus.

–       Diminuer les coûts : Volume récupéré par la destruction du papier ; masse salariale car les opérations nécessitent moins de ressources humaines.

–       Augmenter la connaissance : partage des informations, accès immédiat, communication entre les ayants droits, gestion du fond documentaire centralisée, préservation des informations, gestion des cycles de vie

–       Amélioration de l’image: vis-à-vis des clients et des fournisseurs car plus réactif ; les conditions de travail sont plus agréable car l’outil permet une gestion confortable et optimale de l’information.

–       Ecologie: Diminution des déchets.

Un projet de GED est un projet d’organisation d’entreprise où le management doit s’impliquer, Digitech par sa longue expérience de plus de 18 ans dans le domaine s’engage à vous accompagner dans tout le processus de passage au « bureau sans papier ». Digitech possède des compétences en organisation, en législation, en gestion de projet et en technologie afin de répondre à chaque étape de votre projet.

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