Les études de cas 2010-2011 de Digitech Suisse

Voici un échantillon représentatif des projets de gestion électronique de documents que Digitech Suisse à réaliser en 2010 et 2011 :

–          Une caisse de compensation

CaseStudy_CICICAM

–          Un courtier en assurance

use_case_publex

–          Une société dans l’industrie des prothèses

CaseStudy_Symbios

–          Une société du monde des télécommunications

publi-info_BeeOne

–          Une société dans le monde de la réparation automobile

use_case_carglass

–          Une société dans la gestion de fortune

use_case_fidu_anonyme

–          Une commune valaisanne (Martigny)

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–          Une commune fribourgeoise (Bulle)

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–          Un projet pour sept administrations cantonales

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–          Un intermédiaire financier de renom

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–          Le leader Suisse de la distribution

publi-info_Migros

–          FKG Dentaire, spécialiste d’instruments destinés à l’art dentaire

FKG_fiche

–          Une association professionnelle (caisse de compensation et caisse de pension)

USE_CASE_BMS

–          Une association professionnelle (l’union professionnelle de l’automobile). Gestion du dossier élève.

USE_CASE_UPSA

Certains projets ne peuvent pas être décrits pour des raisons de confidentialité. L’année 2011, s’annonce bien avec un bon nombre de projets intéressants, pourquoi pas le votre.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

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La cyberadministration en Suisse

Domaines de prestation concernés

Quatre objectifs sont formulés dans la stratégie suisse de cyberadministration, à savoir que :

1) L’économie entretient des relations avec les autorités publiques par voie électronique

2) Les autorités publiques ont modernisé leurs processus métiers et communiquent entre elles par voie électronique

3) Les citoyens peuvent régler des affaires importantes – fréquentes ou liées à un effort important – avec les autorités publiques par voie électronique

4) Le fonctionnement interne se fait par voie électronique

Les prestations d’information, les décisions administratives, la gestion des registres administratifs et les processus internes à l’administration sont particulièrement concernés.


Intérêt du client comme principe de conception

Le concept organisationnel veut résoudre productivement la contradiction potentielle entre la base de l’accomplissement des missions publiques et les besoins («demandes des clients») des bénéficiaires de prestations. Ceci est le cas lorsqu’il est possible de démontrer comment l’intérêt du client peut être perçu comme principe de conception de la distribution, sans remettre en question les fondements constitutionnels (principes de légalité et de compétence par exemple).

La modernisation comme axe d’action

Plusieurs axes d’action de la modernisation de l’administration publique se croisent dans la stratégie de la cyberadministration :

• la suppression des charges administratives (charges bureaucratiques) pour les entreprises et les particuliers

• l’efficacité, la flexibilité et la rentabilité de l’administration

• la réorganisation des structures de l’administration

• la considération des valeurs d’une bonne gestion de l’administration

La reconfiguration de l’interface de distribution orientée vers le client présuppose l’application de nouvelles formes de pilotage et de configuration des processus au niveau de la production. Les charges administratives peuvent ainsi être réduites efficacement, en modifiant en conséquence les structures et les relations de production.

Le terme Production désigne par la suite la partie de l’exécution des prestations «invisible» aux clients depuis l’interface de distribution. La manière dont l’administration doit s’organiser pour pouvoir exécuter des prestations publiques de qualité dune façon rentable, efficiente et adaptée au client doit être décrite du point de vue de la production. L’apport de prestations doit alors être configuré, de telle sorte que le client ne subisse plus les charges administratives, en particulier les contacts avec l’administration que l’on peut éviter. Le concept organisationnel aborde ainsi les rapports et mesures nécessaires à l’interconnexion des prestations, des processus, des structures de production et de distribution qui concernent l’ensemble de l’administration.

Concept organisationnel

Le concept organisationnel soutient les objectifs de modernisation de la stratégie de cyberadministration tout en préservant les conditions et les restrictions sous-jacentes aux administrations publiques, d’après les mesures de la Constitution et autres conceptions directrices. Les valeurs fondamentales d’une good governance (bonne administration) pouvant être favorisées avec une cyberadministration aux organisations intégrées, sont listées ci-dessous:

• la participation démocratique en matière de législation et d’administration;

• la légitimité, la fiabilité ainsi que l’efficacité et l’efficience de l’administration (y compris la qualité des mesures et la liberté de s’y opposer);

• la transparence et la traçabilité (en tant que fondement de la qualité du service et du contrôle démocratique de l’administration).

Les processus

Face aux structures partagées de connaissances et de pouvoir et aux démarches opérationnelles ne pouvant être déterminées que partiellement, l’automatisation des processus, le «business process reengineering», la «modélisation des processus» et autres, représentent l’établissement erroné de points capitaux dans la gestion des processus métiers de l’administration publique. Les éléments suivants sont importants: En tant que pré-requis de la coopération interne et globale, les prestations et les processus doivent être documentés et rendus explicites, c’est-à-dire décrits techniquement. La compréhension spécialisée (shared understanding) constitue le point de départ de toute collaboration entre les personnes et les organisations. De nouvelles approches conceptionnelles dans le BPM placent alors aussi l’interaction humaine au premier plan; on parle de BPM social ou de BPM collaboratif.99 Contrairement aux approches de réingénierie dans lesquelles le savoir provient des collaborateurs et est appliqué à la production sous forme de logique d’application, de logiciel ou la logique machine (modern times), le BPM social se base sur la participation et sur la capacité d’interaction des collaborateurs: le savoir implicite partagé de manière décentralisée doit devenir un savoir partagé explicite. Les porteurs du savoir qui ont une position responsable dans les processus métiers doivent être intégrés lors de la description spécialisée, de la documentation, de l’actualisation et de l’optimisation des processus métiers. S’ils sont accessibles aux collaborateurs des affaires opérationnelles (via des applications Web par exemple) sous forme de ressources d’informations et de références, des modèles spécialisés de processus peuvent être constamment contrôlés et optimisés dans un cycle d’expérience et adaptés aux conditions ambiantes changeantes («agilité»). Lors de l’exécution opérationnelle des processus définis techniquement, un champ de manoeuvre et une flexibilité suffisants doivent persister, afin de pouvoir lancer des activités et des interactions ad hoc requises à partir de l’application concrète du processus.

Dans la perspective d’interconnexion, la gestion des processus métiers doit être établie à deux niveaux dans l’administration publique. Les processus «locaux» de chaque organisation constituent un point de départ: leur capacité de traitement augmente fortement lorsque les prestations et les processus sont décrits explicitement sur le plan technique. De manière analogue à un orchestre, il ne s’agit pas là de décrire le pouvoir de chaque acteur individuel, mais plutôt «l’harmonie», l’interaction des acteurs.

Bibliographie :

L’administration interconnectée : Concept organisationnel pour une cyberadministration fédérée en Suisse

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Digitech SA
Frédéric Matthey
Directeur
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Newsletter du spécialiste de la gestion électronique de documents – Décembre 2010

Le mois de novembre est celui de la sortie officielle d’AIRS Dossier 5.0. Cette version offre de nouvelles fonctionnalités (gestion des favoris, visualisateur intégré avec post-it, gestion des suppressions et du cycle de vie des documents, abonnement à des dossiers et documents, nouvelles langues disponibles dans l’interface (Espagnole, Italien, Allemand en plus du Français et de l’Anglais)). Nous avons également profité de cette version pour faire un portage afin d’être compatible avec toutes les bases de données et d’intégrer une nouvelle charte graphique ainsi qu’un nouveau framework dans le but d’optimiser encore les performances de notre application. Nous avons également validé notre plateforme sur une architecture haute disponibilité.

Du point de vue commerciale, nous avons acquis durant les trois derniers mois de nombreux clients dans l’horlogerie internationale pour traiter les documents administratifs (factures, commandes, bons de livraison). Nous avons fourni une solution pour dématérialiser tous les documents de production chez un fabricant de prothèses, nous avons installé notre solution pour gérer les documents qualités et documents de production chez un spécialiste de produits dentaires. Enfin, nous avons acquis de nouveaux clients dans les assurances sociales avec des projets de différentes tailles de 20 à plus de mille utilisateurs. Nous avons également plusieurs projets dans les administrations publiques suisses. En France, nous étendons notre rayon d’action dans les administrations publiques, mais aussi dans le monde de l’assurance et la banque. Nous bénéficions d’un portefeuille de nouveaux projets importants, ce qui nous permet de poursuivre notre croissance. Nous remercions nos clients pour la confiance qu’ils nous témoignent et c’est grâce à eux que nous faisons évoluer nos solutions afin de les satisfaire.

Pour plus d’information : info@digitech-sa.ch

Optimisation du traitement des factures fournisseurs

Désormais incontournables, les processus de dématérialisation font partie de la vie des entreprises qui s’appuient sur ces derniers pour optimiser leur qualité de service et leur productivité. Les projets liés à la dématérialisation de factures comptent parmi ceux remportant un franc succès, notamment pour des raisons organisationnelles et économiques.

Pour en savoir plus : http://www.digitech-sa.ch/download/articles/GED_fact_fourn.pdf

Gestion électronique de documents dans les caisses de pension

Les caisses de pension sont faites pour durer des décennies et elles doivent travailler de manière fiable dans la durée. Les informations ne doivent en aucun cas se perdre et doivent être accessibles à tout moment. D’où le rôle crucial que joue la gestion des documents dans toutes les caisses.

Les dossiers contenus dans les archives documentent les créances des membres actifs et passifs d’une caisse. La perte de documents ou leur manipulation peuvent avoir des conséquences désastreuses pour la situation financière de la caisse de pension et de ses membres. La perte de confiance et d’image que susciterait un tel événement serait fatale. C’est pourquoi, il importe d’identifier les risques spécifiques avec soin et de les éliminer au moyen d’une stratégie appropriée.

Pour en savoir plus :

http://www.digitech-sa.ch/download/articles/ged_caisses_pension.pdf

La GED en mode SAAS

L’outsourcing est le fait d’externaliser une partie des services d’une entreprise. Depuis longtemps, l’externalisation a touché des domaines aussi divers que variés comme l’entretien des locaux pour mentionner le plus ancien, la publicité pour citer le plus créatif, l’intérim pour parler du plus social, l’informatique pour évoquer le plus complexe et d’autres encore. Le SaaS (Software as a Service) est le fait d’accéder à une solution en ligne sans devoir investir dans l’infrastructure, la gestion de l’application et l’exploitation. Le client final (l’entreprise cliente) utilise la solution simplement en louant le service (coût d’exploitation uniquement, pas d’investissement) et garantit le service par un contrat SLA (Service Level Agrement).

Pour en savoir plus : http://www.digitech-sa.ch/download/articles/ged_saas.pdf

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Par ailleurs, nous vous invitons à consulter notre site Internet :

http://www.digitech-sa.ch

Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

Digitech SA
Frédéric Matthey
Tél. +41 21 635 01 04
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http://www.digitech-sa.ch

Article de Digitech dans « Affaires publiques » Le magazine Suisse des administrations publiques sur la gestion des courriers dans les communes

Introduction

Aujourd’hui, l’accélération des échanges électroniques, le nombre de courriers électroniques et papiers allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver la correspondance. Les communes se « débrouillent » aujourd’hui encore avec des solutions diverses (numérisation des courriers importants, mise des courriers et documents dans des classeurs pour validation et signature, renvoi d’e-mails reçus, impression de certains e-mails). L’évolution des besoins et des moyens durant ces quinze dernières années nécessite une réflexion et une mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, papiers, fax, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature. Nous avons également de plus en plus besoin de suivre l’information et de la tracer afin de normaliser les processus et les procédures, pour obtenir une certification (ISO) ou garantir une qualité de travail optimale et efficace. Cette évolution nécessite la mise en place d’une organisation pour un traitement du courrier rationnel et efficient. C’est pourquoi des solutions de gestion de courriers ont été conçues, mais elles ne sont que trop peu connues et utilisées dans les communes en Suisse.

L’article complet :

http://www.digitech-sa.ch/download/AP_Courrier.pdf

plus d’information: frederic.matthey@digitech-sa.ch

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Frédéric Matthey
Membre d’un exécutif d’une commune romande de 4’500 habitants
Directeur de Digitech Suisse
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Digitech et ses réponses sur l’exigence de la qualité en gestion de courriers

Digitech, le spécialiste en Suisse de la gestion électronique de documents, vous propose un accompagnement dans votre démarche qualité. Que vous soyez une commune, un service étatique, une assurance, une entreprise, nous vous accompagnons dans votre démarche de qualité, répondant aux objectifs fixés en termes de qualité et de retour sur investissement.

Dans notre offre de dématérialisation du courrier et des documents, nous mettons en place une traçabilité des documents. Cela permet de connaître chaque action faite sur un courrier ou un document. Notre solution permet de distribuer et de suivre la durée de vie du courrier dans l’organisation, cela permet ainsi de connaître l’arrivée d’un document, mais également par qui il a été traité et dans quel service il a été renvoyé. L’objectif est d’atteindre le taux de 100% de courriers traités correctement et des réponses attribuées aux courriers.
Avec notre gestion électronique et son module « courrier », chaque courrier entre dans le workflow et est ensuite classé dans la GED. Ceci permet d’éviter les retards dans le traitement ou les pertes des courriers, de partager avec les ayants droits les documents et de piloter de manière correcte l’organisation.

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Digitech SA
Frédéric Matthey
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Les grandes lignes de notre solutions de gestion électronique de documents « AIRS Dossier »

Les grandes lignes de notre solutions de gestion électronique de documents « AIRS Dossier »

AIRS Dossier se place comme une solution de gestion des documents. La réflexion de Digitech sur le sujet repose sur les constats principaux suivants :

  1. La circulation croissante de documents dans le domaine de la banque/assurance afin d’avoir une plateforme commune de stockage et de partage de l’information assurant traçabilité et pilotage des documents
  2. La gestion des documents et dossiers nécessite de disposer en ligne d’un rangement hiérarchique facilement évolutif et enrichissable à partir de divers points d’entrée, facilitant le rapprochement des documents entre eux selon une logique définie
  3. La gestion des dossiers et documents doit prendre en compte des cheminements et des circuits de traitement de plus en plus complexes, sans perdre de vue une démarche qualité, afin de réaliser des tâches dont les délais sont essentiels
  4. Les besoins de recherche des dossiers et documents sont de plus en plus nombreux et poussés sur un volume de document en constante augmentation

Tenant compte de ces constats, notre réponse se présente comme un module métier de la plate-forme AIRS, couplé nativement à un logiciel BPM (Business Process Management) extrêmement performant, le tout dans un environnement entièrement Intranet/Extranet d’accès depuis un simple navigateur (full web). Elle s’appuie sur des socles applicatifs standardisés et des choix technologiques durables.

La plate-forme AIRS sert de base structurante en assurant le stockage de tous les documents (qui peuvent être de tous types : images, sons, vidéos, documents bureautiques, etc.) et en définissant des niveaux de confidentialité et d’accessibilité en fonction des utilisateurs. Elle gère aussi la prise en compte des demandes de modification, conflit d’accès en écriture sur un même document, etc., et met à disposition des outils de recherche performants avec indexation « plein texte » des documents, sur tous champs, les listes d’autorités, arborescentes…

Le moteur de workflow met lui à disposition du module AIRS Dossier la possibilité de gérer la vie d’un document, en modifiant ses propriétés selon les évènements extérieurs qui se produisent. Il permet en outre une gestion procédurale des étapes de traitement ainsi que des circuits de validation/visa de grande qualité.

Notre solution bénéficie ainsi des meilleurs outils pour assurer toutes les fonctionnalités d’une gestion des documents et dossiers en conformité avec vos attentes.

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