Optimisation du traitement des factures fournisseurs

Introduction

Désormais incontournables, les processus de dématérialisation font partie de la vie des entreprises qui s’appuient sur ces derniers pour optimiser leur qualité de service et leur productivité. Les projets liés à la dématérialisation de factures comptent parmi ceux remportant un franc succès, notamment pour des raisons organisationnelles et économiques.

Quels avantages ?

La dématérialisation de factures se positionne comme un enjeux majeur de productivité et peut constituer un avantage concurrentiel significatif au regard du nombre important de factures reçues chaque mois par les départements comptables. À titre indicatif, le coût de production et de traitement d’une facture classique (non dématérialisée) est évalué à plus de 15 CHF.

Ce poste est donc particulièrement important. De plus, les objectifs de la dématérialisation sont d’optimiser les échanges entre les différents acteurs (clients et fournisseurs), de garantir l’intégrité du document sur l’ensemble du processus et d’assurer un archivage légal.

À noter également que l’enjeu de la dématérialisation des factures ne doit pas uniquement être abordé sous un angle purement économique. Il doit prendre en compte l’aspect légal et organisationnel. Il est important de bien penser son projet : mise en place des outils de LAD, de GED, de workflow, etc.

En optant pour la dématérialisation de factures, les utilisateurs accèdent à trois bénéfices principaux : l’optimisation des coûts de traitement et frais de gestion (on estime à plus de 7 CHF l’économie moyenne réalisée sur le traitement d’une facture), la fiabilisation et l’intégrité des factures et l’archivage électronique des factures émises.

Ce processus permet également aux entreprises de favoriser les processus de travail collaboratif de leurs équipes : accès simplifié aux documents, échanges facilités entre les services, etc.

Dans ce contexte, de nombreuses entreprises, sous l’impulsion de leurs services comptables et financiers, planifient de déployer un système leurs permettant d’entrer dans l’univers de la dématérialisation de factures. Synonyme d’optimisation de la qualité de service, de meilleure gestion de la relation client et de rationalisation des coûts de fonctionnement, la dématérialisation répond donc à de nombreuses attentes.

Conclusion

Ainsi, ces projets doivent impérativement prendre en compte les aspects techniques, organisationnels et réglementaires pour remporter un franc succès. Il est également utile d’associer les futurs utilisateurs à la démarche pour prendre en compte leurs attentes et déployer une infrastructure à valeur ajoutée leur permettant d’optimiser leurs processus de gestion de factures.

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Digitech SA
Frédéric Matthey
Directeur
frederic.matthey@digitech-sa.ch
http://www.digitech-sa.ch
http://www.linkedin.com/in/fredericmatthey
Rionzi 54
1052 Le Mont-sur-Lausanne
SUISSE
Tél  +41 21 635 12 51  Fax  +41 21 635 12 53
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Les 4 enjeux clés de la gestion de contenu (ECM) en 2010

Fin 2008, MARKESS International avait interrogé une centaine de décideurs au sein d’entreprises privées et administrations publiques afin de mettre en évidence leurs pratiques en matière de gestion de contenu d’entreprise (ou ECM – Enterprise Content Management) et les apports du recours à des solutions adaptées.
Deux ans plus tard, alors que la proportion d’informations non structurées ne cesse de croître, où en sont les entreprises ? D’autant plus que l’essor de la dématérialisation et de la collaboration via internet crée inévitablement de nouveaux besoins en matière de gestion de contenu d’entreprise.
La persistance d’enjeux clés

Pour plus d’un décideur sur deux interrogés, les enjeux auxquels doit faire face leur organisation en matière de gestion des contenus électroniques non structurés s’articulent autour de 4 axes majeurs :

  • Une recherche de contenus facilitée et accélérée, devant prendre en compte la multiplicité des formats de contenus dispersés au sein d’un grand nombre d’applications et le délai d’obtention d’information toujours plus court ;
  • Une meilleure accessibilité aux contenus, d’une part en donnant un accès aux collaborateurs en situation de mobilité (commerciaux en clientèle, collaborateurs en télétravail, managers nomades, etc.) et d’autre part, en fonction de droits d’accès, en ouvrant le contenu à d’autres acteurs de l’écosystème (fournisseurs, clients, partenaires externes, etc.) ;
  • Le développement et l’amélioration de la collaboration autour de contenus dans un contexte où les modes de travail collaboratifs et les outils qui les supportent sont de plus en plus présents dans les entreprises. La gestion collaborative des contenus doit notamment permettre le partage des connaissances ;
  • La conservation dans le temps des contenus, à laquelle les décideurs interrogés semblent porter une attention croissante, avec la nécessaire mise en place d’une politique d’archivage électronique, à valeur probatoire ou non, selon le type de contenus à conserver.

Gestion-de-contenu-ECM-schema-MARKESS

 

Source : MARKESS International

Digitech parle de gestion électronique de courriers pour Oracle

REPENSER LA GESTION DU COURRIER

Aujourd’hui, l’accélération des échanges électroniques, le nombre decourriers électroniques et papiers allanten augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les entreprises à repenser le traitement descourriers et des échanges de documents.L’évolution des besoins et desmoyens durant ces quinze dernières années nécessite une réflexion et unemise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser lesdocuments de tout type (mail, papier,fax, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée,depuis n’importe où, à l’information devant être traitée rapidement pourlecture, validation ou signature. Nous avons également de plus en plus besoin de suivre l’information et la tracer afin de normaliser les processus et les procédurespour garantir une qualité de travail optimale et efficace. Cette évolution nécessite la mise en place d’uneorganisation pour un traitement du courrier rationnel et efficient. C’estpourquoi des solutions de gestion de courriers ont été conçues par Digitech,mais elles ne sont que trop peuconnues et utilisées en Suisse.

Suite de l’article : http://www.digitech-sa.ch/download/articles/oracle_digitech.pdf

Article de :

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Events de Digitech

Digitech SA

vous propose en plus de ces rendez-vous en Suisse (2 novembre et 11 novembre pour une présentation aux communes Suisse et le 25 novembre et le 2 décembre pour une présentation aux caisses de compensation et de pension ceci dans nos locaux du Mont-sur-Lausanne) 8 rendez-vous à Paris et Marseille pour évoquer l’impact de la dématérialisation sur les métiers publics :

Dématérialisation et Relation Citoyen
Le Mardi 16 Novembre à Paris et le Mercredi 24 Novembre à Marseille
Dématérialisation des Actes administratifs
Le Mercredi 3 Novembre à Marseille et le Mardi 30 Novembre à Paris
Dématérialisation de Factures et Finances Publiques
Le Jeudi 4 Novembre à Marseille et le Mardi 14 Décembre à Paris
Dématérialisation et Dossiers RH
Le Mercredi 8 Décembre à Marseille et le Vendredi 19 Novembre à Paris

Horaires fixes de 9h30 à 12h00

Madame, Monsieur,

Dans le contexte de modernisation des services publics, les collectivités ont tendance à informatiser et à dématérialiser leur processus métier afin d’accroître leur efficacité et leur performance.

Acteur majeur de la dématérialisation des services publics, Digitech vous propose 8 petits déjeuners afin d’évoquer les perspectives de la dématérialisation sur les différents métiers de votre collectivité.

Fondés sur des retours d’expériences de collectivités, ces rendez vous s’adressent aux Direction Générale,  Direction des systèmes d’Information, Chefs de Projet, Chargés de Missions, ou Responsables Fonctionnels qui ont pour projet de revoir l’organisation d’un métier à travers la dématérialisation des processus et des documents.

Si vous êtes concernés par l’un de ces sujets, contactez nous sur : info@digitech-sa.ch

  1. Téléchargez le programme, en cliquant ici  :   Petits_Déjeuners__Programme___Descriptifv6.pdf

Dans l’attente de notre prochain contact,

Très cordialement,

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Newsletter du mois d’octobre – Les news de la gestion électronique de documents

Par ce courrier, nous profitons pour vous communiquer l’actualité de la gestion électronique et la dématérialisation de documents préparée par Frédéric Matthey :

Sommaire :

  • Nouvelles de Digitech
  • La dématérialisation de vos factures fournisseurs !
  • Communes et administrations publiques : gérer vos courriers électroniques et papiers !
  • La stratégie du décideur dans la gestion documentaire et la gestion du contenu dans l’entreprise !
  • Le Records Management.

Bonne lecture !

 

Nouvelles de Digitech

Durant cette fin d’été, Digitech Suisse poursuit sa croissance. Le nombre de projets entrants chez Digitech est en augmentation. Les nouveaux clients sont issus de différents métiers tels les assurances sociales, les administrations publiques, l’industrie et la finance. Ces projets nous permettent d’assoir notre position de leader dans le marché des projets d’optimisation des traitements documentaires. Nous investissons également de manière soutenue dans la R&D afin de proposer des évolutions régulières et importantes de nos solutions, ce qui nous permet d’avoir un taux très élevé de satisfaction des utilisateurs de nos solutions. L’automne s’annonce radieux pour Digitech Suisse qui organise également des matinées thématiques sur la gestion électronique de documents (pour les ressources humaines, communes, caisses de pensions) ; Pour plus d’information sur ces matinée thématique et avoir les différentes dates : natacha.blanc@digitech-sa.ch

 

AIRS Facture : Numérisez vos factures!

La mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs permet d’évoluer vers un contrôle de gestion temps réel et d’améliorer significativement la fiabilité des données comptables mais apporte également une économie immédiate par une réduction importante des coûts de traitement et des temps d’intervention humaine.

Pour en savoir plus : http://www.digitech-sa.ch/download/demat_fact.pdf

 

Communes et administrations publiques : gérer vos courriers !

L’accélération des échanges électroniques, le nombre de courriers électroniques et papiers allant en augmentant ainsi que les délais de traitement se compressant, contraignent aujourd’hui les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver la correspondance. Les communes se « débrouillent » aujourd’hui encore avec des solutions diverses (numérisation des courriers importants, mise des courriers et documents dans des classeurs pour validation et signature, renvoi d’e-mails reçus, impression de certains e-mails). Une réflexion et la mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, papiers, fax, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature est nécessaire.

Pour en savoir plus : http://www.digitech-sa.ch/download/articles/gestion_de_courriers.pdf

 

La stratégie du décideur dans la gestion documentaire et la gestion du contenu dans l’entreprise.

La stratégie de la gestion électronique de l’information et des documents puise son sens dans le core business de l’entreprise. L’existence même des organisations dépend de certains documents. Les dirigeants doivent en avoir conscience et s’y intéresser au moins autant que leurs résultats financiers.

Pour en savoir plus :

http://www.digitech-sa.ch/download/articles/La_strategie_du_decideur.pdf

 

Le Records Management

À l’heure où la loi impose aux entreprises de produire à tout moment des informations probantes, le records management apparaît comme l’outil essentiel pour gérer son information. Il s’agit d’organiser et de sécuriser une information vitale à forte valeur ajoutée. Le records management semble progressivement s’imposer, tant dans les administrations que dans les entreprises.

Pour en savoir plus : http://www.digitech-sa.ch/download/articles/Records_Management.pdf

 

Par ailleurs, nous vous invitons à consulter notre site Internet :

http://www.digitech-sa.ch

Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

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