AIRS – La solution de gestion électronique de l’ensemble de vos documents (courriers, documents internes, documents électroniques, etc.)

AIRS est une solution de Gestion Documentaire (GED) développée conjointement par les équipes de Digitech Suisse et Digitech France. Il s’agit d’une « plate-forme » intégrant par défaut toutes les fonctionnalités nécessaires à une GED moderne (Workflow, life cycle management, valeur probante, moteur de recherche, web service, statistique et reporting, gestion des droits fin, etc.).

AIRS est simple, intuitif ainsi qu’ouvert et permet de créer des applications sous forme d’Intranets documentaires en parfaite concordance avec les besoins et les attentes des utilisateurs finaux. AIRS est une solution puissante et performante (client et benchmarking avec plus de 100 millions de documents) et simple à la fois grâce à une ergonomie travaillée pour optimiser le travail de l’utilisateur final, ceci grâce à des technologies et standards Web 2.0, et qui ne nécessite aucune connaissance informatique pour être utilisée.

C’est la solution pour toutes tailles d’entreprises, de la PME à la multinationale en passant par toutes les organisations du secteur public et parapublic.

Pourquoi AIRS

Selon une étude Gartner, 40 % du temps de travail effectif dans une entreprise ou une organisation est consacré à la manipulation des documents. Le coût induit est alors de l’ordre de 5 à 6 % du chiffre d’affaires ! Chiffre qui est à comparer au budget de l’informatique dans une entreprise qui représente en général entre 2 à 3 % du CA. Aussi, il est raisonnable de penser, que plus nous aurons à traiter d’informations, plus ces coûts augmenteront de manière significative ! Il est donc impératif pour toutes les entreprises de « gagner » en performance. Il est raisonnablement possible de gagner au moins 1% du CA en réduisant les processus documentaires.

Digitech, avec sa plateforme AIRS, apporte une réponse concrète et simple à une problématique qui concerne toutes les entreprises, quelle que soit leurs tailles.

Pour cela, il faut :

  • Evaluer le circuit de l’information, gérée sa mise à disposition.
  • Estimer les économies annuelles.
  • Etre sûr qu’il existe une volonté interne pour opérer ces changements.
  • Travailler en conformité avec les besoins et les attentes des utilisateurs finaux et de la législation.

Il existe des solutions (par exemple AIRS) qui permettent d’optimiser les processus documentaires, car le nombre d’informations qui doivent quotidiennement être traitées est croissant. Il est donc nécessaire de faire preuve de rigueur, d’organiser, gérer et sécuriser toutes ces informations indispensables au bon fonctionnement des structures.

Conclusion

AIRS permet de construire une solution afin de gérer les dossiers de vos clients, assurés, fournisseurs, citoyens, patients, mais il permet aussi d’assurer la gestion documentaire de la qualité, des documents internes, des courriers, des factures, de construire un Intranet documentaire, un outil de gestion de la connaissance ou de veille. Tout ceci dans le but de pérenniser le patrimoine et la richesse de votre entreprise.

Digitech SA
Frédéric Matthey
frederic.matthey@digitech-sa.ch
http://www.digitech-sa.ch

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Processus documentaire – la réponse de Digitech

Gérez les contenus d’entreprise sur l’ensemble du processus de cycle de vie en respectant toutes les exigences réglementaires et légales concernées.

La gestion des informations est essentielle à la réussite des entreprises et administrations. La nécessité d’une gestion efficace des documents concerne l’ensemble des organisations.

L’ensemble des documents, qu’ils soient électroniques ou papiers, fait parti du quotidien de chaque entreprise et définit votre activité et la façon dont vous opérez. Dans chaque activité, vous devez pourvoir consulter les documents, en contrôler l’accès, pouvoir définir un processus lié à un document ou à un ensemble de documents, l’archiver, gérer sa conservation, le tracer et suivre son activité, avoir des statistiques précises et encore bien d’autres fonctionnalités. Le document et l’information au sens plus large restent et resteront le cœur de métier de chaque entreprise ou administration. C’est pour cette raison que Digitech s’engage depuis 1992 à trouver des solutions efficientes dans ce domaine d’activité.

Nos solutions permettent entre autres :

  • d’améliorer la productivité personnelle en facilitant l’accès aux informations.
  • d’optimiser la valeur de vos informations existantes en les connectant aux processus métiers.
  • d’améliorer la prise de décision en mettant l’historique de l’entreprise à portée des responsables actuels.
  • de réduire les risques grâce à une gouvernance efficace des informations d’entreprise essentielles.
  • D’améliorer la qualité de manière générale dans l’organisation.

Fondement

En fonction de vos exigences actuelles, vous pouvez choisir parmi l’ensemble de nos applications afin d’obtenir l’élément de gestion documentaire que vous souhaitez:

  • AIRS Dossier est un système de gestion documentaire basé sur le web, haut de gamme et hautement évolutif qui offre à l’organisation un référentiel sécurisé unique et permet le partage des documents électroniques dans toute l’entreprise.
  • AIRS Courrier est un système de gestion documentaire basé sur le web permettant d’avoir des flux courriers déjà prés paramétrés afin de gérer les courriers entrants et sortants.
  • AIRS RH est un système de gestion documentaire basé sur le web permettant de gérer l’ensemble des documents sous forme dossiers collaborateurs ainsi que les processus liés.
  • AIRS Facture est un système de gestion documentaire basé sur le web permettant de gérer l’ensemble du dossier fournisseurs ainsi que les processus de validation et signature de documents. Un module de numérisation existe permettant de reconnaître automatiquement les champs de la facture via des algorithmes d’analyse sémantique et d’intelligence artificielle.
  • MSS est un socle de numérisation et de traitement du document. Il permet de faire de la reconnaissance LAD/RAD sur des documents manuscrits et dactylographiés.

Extension

Conçues pour accroître la valeur de vos investissements dans AIRS, les offres suivantes proposent des améliorations répondant à des besoins spécifiques:

  • AIRS Enterprise Connect donne aux utilisateurs un accès à AIRS depuis la bureautique et le client de messagerie (e-mail), donc insertion de leurs contenus et processus métiers issus de différentes sources.
  • AIRS Safe permet de garantir la valeur probante « légale », afin de supprimer le papier en adéquation avec les lois, les ordonnances et les directives en vigueur en Suisse. Ceci concerne un grand nombre de documents (courrier, documents métiers, documents financiers, documents comptables, factures, etc.).
  • AIRS Extended Workflow complète AIRS grâce à des fonctions avancées de gestion des processus, notamment des validations ou « signatures » électroniques, des améliorations par rapport aux workflows standard.
  • AIRS STAT complète AIRS grâce à des fonctions avancées de reporting et de statistiques.
  • AIRS Knowledge Management améliore les fonctions de partage et de récupération des connaissances des systèmes reposant sur AIRS grâce à des dossiers virtuels, des classifications automatiques et une recherche fédérée.
  • Add-On Modules pour que AIRS vous permette d’étendre les fonctionnalités afin de répondre à vos besoins spécifiques (ce module vous permet d’enrichir le système selon vos besoins)

Digitech SA
Frédéric Matthey
frederic.matthey@digitech-sa.ch
http://www.digitech-sa.ch

Gestion électronique de documents dans les caisses de pension

Les caisses de pension sont faites pour durer des décennies et elles doivent travailler de manière fiable dans la durée. Les informations ne doivent en aucun cas se perdre et doivent être accessibles à tout moment. D’où le rôle crucial que joue la gestion des documents dans toutes les caisses.

Les dossiers contenus dans les archives documentent les créances des membres actifs et passifs d’une caisse. La perte de documents ou leur manipulation peuvent avoir des conséquences désastreuses pour la situation financière de la caisse de pension et de ses membres. La perte de confiance et d’image que susciterait un tel événement serait fatale. C’est pourquoi, il importe d’identifier les risques spécifiques avec soin et de les éliminer au moyen d’une stratégie appropriée.

Un catalogue d’exigences très étendu

Consciente de tous ces problèmes, les caisses de pension sont sensibles à la nécessité de réorganiser leurs flux documentaires et leurs archives. La gestion des documents et l’archivage doivent se faire par voie électronique pour garantir une sécurité optimale et organiser les déroulements du travail de manière efficace.

Les supports papiers représentent aujourd’hui encore près de 100% du matériel archivé.  Normalement, les justificatifs n’existent qu’en un exemplaire et ne pourraient être remplacés en cas de perte. Deux exemples pour illustrer les risques d’une perte totale:

Dans le système de gestion des assurances, la majeure partie de toutes les données actuelles des assurés est certes archivée sur des supports électroniques, mais il existe tout de même encore de nombreuses données non sécurisées, généralement des documents sur le passé des assurés. Une perte de ces informations, notamment celles liées à des événements déclencheurs de transferts d’argent (divorces, rachats, entrées, sorties, etc.), entraînerait la disparition de preuves, ce qui risquerait de coûter très cher aux caisses de pension, à une époque où les contentieux avec les assurés sont en augmentation.

  • Des problèmes se posent avec les autorités fiscales lorsque nous ne sommes pas en mesure de prouver que les assurés ont été expressément rendus attentifs aux conditions d’encadrement régissant tous rachats, remboursements ou versements anticipés.
  • Par souci de protection des données, il faudrait que les collaborateurs IT de l’entreprise ne puissent accéder aux données des assurés. Le strict respect de la confidentialité des coordonnées personnelles de tout assuré, y compris et surtout dans sa propre entreprise, doit être garantie à tout moment.

Les archives doivent être flexibles et agrandissables, d’où adaptation de la structure des archives aux ordonnancements et déroulements existants, ouverture aux changements dans l’organisation, extensibilité et intégrabilité dans le management de processus et le système de gestion électronique, octroi d’autorisations d’accès à différents groupes d’assurés/employés, etc.

Les processus

Dans les caisses de pension, les processus documentaires sont relativement simples, il s’agit de pouvoir mettre en œuvre les flux suivant :

  • La numérisation des documents et leur attribution aux gestionnaires.
  • La circulation des documents pour lecture, validation ou approbation.
  • Le dépôt automatique et le classement des documents provenant de l’application métier.
  • La possibilité de mettre des rappels pour traitements périodiques des dossiers.
  • La gestion de la durée de vie des documents.

Bien évidement, en plus de ces processus standard, certains besoins spécifiques peuvent être mis en place afin d’avoir un système répondant parfaitement aux besoins des caisses de pension. Les solutions GED mises en place doivent répondre aux spécificités des caisses de pension tout en gardant une certaine souplesse et généricité pour pouvoir répondre à des besoins plus spécifiques, c’est par exemple le cas d’AIRS Dossier de Digitech qui est une solution GED standard avec des paramétrages pour certains métiers tels que les assurances sociales (1er et 2ième pilier), avec un bon nombre de références significatives en Suisse.

Digitech SA

Directeur

Frédéric Matthey

frederic.matthey@digitech‐sa.ch

http://www.digitech‐sa.ch

Facility Management Documentaire

Externaliser la chaîne documentaire pour plus d’efficacité

La forte évolution technologique et culturelle de ces dernières années, avec l’avènement des nouvelles technologies, l’évolution des Systèmes d’Information, les processus de numérisation, la dématérialisation permettent de penser à une refonte de l’organisation des processus documentaires. La création du Facility Management Documentaire, permet de rapprocher les compétences de la gestion documentaire au sens large (prise en charge des documents, tri manuelle, numérisation et plateforme de validation, de suivi, de gestion des archives, de recherche et encore bien d’autres fonctionnalités) avec les avantages de l’externalisation. Ceci est rendu possible par des technologies SAAS (c’est-à-dire, la solution est accessible par une simple connexion Internet, ce qui permet de consulter ses documents depuis tous les endroits possibles tout en garantissant une sécurité optimale)

Maîtrise de la chaîne documentaire

Nous maîtrisons depuis 1992 l’ensemble de la chaine documentaire dès la réception du courrier jusqu’à son archivage en passant par les processus de distribution, validation, contrôle, cycle de vie des documents, etc. Toutes nos solutions permettent une gestion efficace des documents afin de gagner en performance et en qualité. Nos solutions sont basées sur des processus de gestions et de distributions électronique. Nos solutions sont réfléchies pour offrir aux clients, le produit le plus efficient qui permet d’avoir l’information de manière instantanée.

La gestion du courrier

Le courrier (réception, tri, distribution) et les activités connexes liées à la manipulation des documents sont pris en charge par nos équipes dans le respect de vos contraintes de confidentialité.

L’archivage

Nos services vous aident à définir votre politique d’archivage et intègrent des solutions d’archivage électronique respectant les lois en vigueur. Les informations sont immédiatement accessibles aux utilisateurs autorisés, là où ils se trouvent et quel que soit le type de document recherché.

Externalisez vos services liés à la chaîne documentaire

Nous disposons de solutions complémentaires contribuant à améliorer votre environnement de travail en libérant vos collaborateurs des tâches logistiques liées à la gestion documentaire. Nos outils ne nécessitent aucun pré-requis chez le client mise à part une connexion Internet. Il recevra les courriers sous forme électronique, pourra les valider, les faire circuler dans son entreprise et les gérer de la même manière que sous forme papier mais sans les inconvénients (perte, gestion des délais difficiles, transports, stockage, coûts liés à la gestion et au classement).

Digitech SA

Frédéric Matthey

Frederic.matthey@digitech-sa.ch

http://www.digitech-sa.ch