Records Management – Valeur probante

Introduction

A l’heure où la loi impose aux entreprises de produire à tout moment des informations probantes, le records management apparaît comme l’outil essentiel pour gérer son information. La mise en place d’une telle solution doit respecter quelques principes pour éviter les mésaventures. L’acquisition d’un logiciel de ce type n’a à lui seul jamais provoqué de miracle. Le records management (RM) est d’abord un projet qui implique des personnes et de l’organisation. C’est une fonction stratégique qui ne peut se réduire à un outil. Il s’agit d’organiser et de sécuriser une information vitale à forte valeur ajoutée. Le records management semble progressivement s’imposer, tant dans les administrations que dans les entreprises.

Pourquoi mettre en œuvre le RM

La législation est de plus en plus contraignante. Elle nécessite d’archiver des documents, des courriers électroniques, etc. Elle oblige également la traçabilité des actions. Les arguments ne manquent pas, mais en parallèle, certaines entreprises se rendent compte que le RM leur permettent de mettre en œuvre une stratégie documentaire au sens large, dont le RM est une brique. Dans cette approche, il est facile de démontrer un retour sur investissement, car cela améliore les flux documentaires dans l’entreprise, fédère l’information et la conservation à valeur probante permet de respecter les obligations d’archivage et de traçabilité.

Risk Management

La disparition de documents vitaux peut avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise. Son existence dépend de la capacité à produire, à tout moment, des pièces demandées par un audit, par la justice ou tout simplement par les clients et fournisseurs. La notion de risk management s’intègre dans tout projet de records management. Face aux contraintes légales qui imposent aux organisations d’assurer la traçabilité de leur production documentaire, les entreprises doivent en plus gérer un volume d’information très important qui augmente chaque jour. Ce défi doit s’intégrer dans la politique de l’information inscrite dans la stratégie de l’entreprise. Elle doit être articulée autour de plusieurs points primordiaux : partage, diffusion, outils communs et cohérents d’archivage et de gestion des documents. L’outil doit également être pensé de manière transversale afin de couvrir tous les besoins de l’entreprise. La direction de projet doit travailler avec les différentes fonctions liées à l’information : documentation, archives, logistique, qualité, informatique, administratif, etc. Le RM doit être mis en place dans tous les processus de l’entreprise. Il s’agit d’une prise de décision engageant toute l’entreprise.

Conclusion

Avant de s’engager sur un tel projet, de plus en plus d’entreprises optent pour la création d’un pilote. Ceci permet de valider les processus, d’évaluer la conduite aux changements et de mettre à l’épreuve l’outil choisi. Cette étape permet de prévenir les éventuels problèmes d’ordre humain ou organisationnel qui peuvent mettre en difficulté un projet de RM.

Frédéric Matthey – Digitech SA – http://www.digitech-sa.chfrederic.matthey@digitech-sa.ch

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AIRS Facture : Numérisez vos factures!

La mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs permet d’évoluer vers un contrôle de gestion temps réel et d’améliorer significativement la fiabilité des données comptables mais apporte également une économie immédiate par une réduction importante des coûts de traitement et des temps d’intervention humaine.

Pour en savoir plus : http://www.digitech-sa.ch/download/demat_fact.pdf

Newsletter Août 2010

Les vacances d’été touchant à leur fin, nous profitons de ce courrier pour vous communiquer l’actualité de la gestion électronique et la dématérialisation de documents préparée par Frédéric Matthey

Sommaire :

  • Nouvelles de Digitech
  • Use case : Carglass
  • Archivage électronique
  • Banque privée

Nouvelles de Digitech

Digitech poursuit sa croissance en 2010 avec un bon nombre de nouvelles installations dans des banques privées, assurances sociales, industries et administrations publiques. La nouvelle solution de dématérialisation de factures fournisseurs de Digitech (MSS Facture) a connu ses premiers succès avec notamment des projets en liaison avec SAP et d’autres ERP. AIRS Dossier et AIRS Courrier restent les solutions à succès de Digitech depuis plus de 15 ans. Cette année, nous avons sorti une nouvelle version de AIRS (la 4.2) avec de nombreuses nouvelles fonctionnalités et une ergonomie revue. Le dynamisme de nos équipes R&D nous permet aussi de vous annoncer deux versions avant la fin de l’année, une mineur pour octobre et une majeure pour la fin de l’année.

Digitech va poursuivre sa croissance dans le deuxième semestre grâce à un carnet de commande bien rempli sur la gamme des produits AIRS (GED, archivage légal), mais aussi dans la dématérialisation avec la solution MSS (factures, formulaires, et tout autre document et courrier). Les années à venir s’annoncent radieuses.

Nous nous réjouissons de pouvoir vous accompagner dans vos projets d’optimisation de la gestion de vos documents et courriers afin de mettre en place la bonne démarche pour gagner en qualité et en efficacité.

Use of case : Carglass

Carglass est le premier spécialiste mondial de réparation et de remplacement de vitrage automobile, servant plus de 30 000 automobilistes en Suisse chaque année. Avec plus de 50 000 factures par an et plus de 100 collaborateurs, Carglass se doit d’assurer une gestion plus efficace et plus rapide de ses documents et factures. C’est pourquoi, il s’est tourné vers la gestion électronique de documents (GED) proposée par Digitech. Cette solution lui permet la numérisation, la dématérialisation et l’archivage de ses documents. De plus, la mise en place d’un coffre fort électronique lui assurera une conservation en adéquation avec la loi.

Pour en savoir plus : www.digitech-sa.ch/download/use_case_carglass.pdf

Archivage électronique

Les données importantes étaient jusqu’à aujourd’hui stockées dans des placards, albums photos, sur des DVD ou CD, sur papier qui se trouvent souvent dans des boites archives en carton ! Mais voilà, les temps changent et l’heure est à l’oubli du papier pour glisser vers le tout numérique.

En savoir plus : www.digitech-sa.ch/download/archivage_electronique.pdf

Banque privée

Cette banque privée avait besoin d’un système lui permettant à la fois de stocker, gérer et imprimer les documents relatifs à ses comptes clients, tout en respectant le principe de banque restante qui veut qu’un seul original d’un document ne puisse exister, qu’il soit sous forme papier ou électronique.

Davantage d’informations et témoignage du client : www.digitech-sa.ch/download/banque_privee.pdf

Par ailleurs, nous vous invitons à consulter notre site Internet :
http://www.digitech-sa.ch

Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

Digitech SA
Frédéric Matthey
Tél. +41 21 635 01 04
info@digitech-sa.ch

Nous vous souhaitons une excellente lecture !

Repenser la gestion du courrier dans les communes Suisse

Introduction

Aujourd’hui, l’accélération des échanges électroniques, le nombre de courriers électroniques et papiers allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver la correspondance. Les communes se « débrouillent » aujourd’hui encore avec des solutions diverses (numérisation des courriers importants, mise des courriers et documents dans des classeurs pour validation et signature, renvoi d’e-mails reçus, impression de certains e-mails). L’évolution des besoins et des moyens durant ces quinze dernières années nécessite une réflexion et une mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, papiers, fax, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature. Nous avons également de plus en plus besoin de suivre l’information et de la tracer afin de normaliser les processus et les procédures, pour obtenir une certification (ISO) ou garantir une qualité de travail optimale et efficace. Cette évolution nécessite la mise en place d’une organisation pour un traitement du courrier rationnel et efficient. C’est pourquoi des solutions de gestion de courriers ont été conçues, mais elles ne sont que trop peu connues et utilisées dans les communes en Suisse.

Les origines des documents

La gestion des courriers ne s’arrête pas seulement aux e-mails. Il faut réorganiser l’ensemble des flux documentaires, et ne pas penser individuel mais fédérer l’ensemble de l’information afin d’en faire bénéficier tous les ayant droits de la commune dans le but de partager l’information.

Cette manière de travailler permet de constituer une vraie base de connaissance. Les courriers entrants peuvent être de formes diverses (fax, courriers électroniques, courriers postaux, notes téléphoniques, documents bureautiques, etc.). La réponse aux courriers entrants ainsi qu’aux courriers spontanés est considérée comme des courriers sortants.

Pour traiter des documents papiers, la première étape est la numérisation de ces derniers. L’étape suivante est l’indexation, afin de les classer. Des << méta données>> leurs sont apportées, décrivant la manière dont ils doivent être archivés électroniquement, comme on le ferait avec des séparateurs et des critères de classement dans un classeur ou une boîte d’archive. Cette étape est également celle de la distribution aux personnes devant lire ou valider les documents.

La messagerie représente un vecteur d’entrée/sortie important dans une solution de gestion du courrier. L’intégration des courriels pourra être réalisée automatique, le corps du message et les fichiers attachés sont directement attribués à une corbeille de courrier (celle correspondant à l’adresse de l’émetteur du courriel, soit suivant d’autres critères à définir).

Le fax peut quant à lui se traiter de diverses manières, soit en se conformant à la solution existante et en traitant ce type de support comme un document informatique standard, soit en proposant une transformation du fax en courriel à l’aide d’un outil au service de messagerie.

D’autres types de documents peuvent être intégrés à une gestion de courriers électroniques, mais également tous les courriers électroniques sortant et toute la correspondance rédigée sur les outils de bureautique standard, afin d’avoir un suivi et un classement complet de tous les flux entrants et sortants du courrier.

Etude de cas

Des solutions très abouties de gestion du courrier existent. Digitech a par exemple mené une réflexion sur ce sujet et a élaboré une solution qui repose sur les constats principaux suivants :

  • La gestion du courrier doit prendre en compte des cheminements et des circuits de validation, afin de permettre la production d’une réponse rapide et de valeur. La maîtrise des délais est essentielle, tout en s’appuyant sur une démarche qualité.
  • Les besoins de recherche des courriers en cours de réponse ou archivés sont de plus en plus nombreux.
  • La gestion du classement thématique des courriers nécessite de disposer de listes hiérarchiques.
  • le rapprochement des courriers liés doit être simple.
  • La traçabilité doit permettre de connaître toutes les actions liées à un courrier.
  • La consultation et la validation doivent pouvoir se faire depuis n’importe quel endroit.
  • La sécurité doit être assurée.

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers (papiers ou électroniques), permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de recherche performants comme nous le faisons aujourd’hui sur des moteurs de type Google.

Le moteur de processus met à disposition la possibilité de gérer la vie d’un document, en modifiant ses propriétés (instructeur du courrier, dates limites, liens, alarmes, etc.) selon les évènements extérieurs qui se produisent (arrivée d’un courrier analogue, donneurs d’ordre, etc.). Il permet en outre une gestion procédurale des étapes de traitement ainsi que des circuits de validation/visa.

Schéma de gestion de courrier

Coûts et retour sur investissement

Dans la plupart des cas, une simple étude et une estimation relativement simple du retour sur investissement montrent le bénéfice rapide auquel nous sommes en droit de s’attendre. Plusieurs offres logicielles existent sur le marché, dont certaines « packager », c’est-à-dire que les délais et les coûts d’intégration sont de plus en plus faibles, pour autant que l’on ne demande pas de personnalisation poussée. Dans la pratique, de telles applications permettent de réduire les coûts, mais également de garantir une qualité et une sécurité optimale. Une partie importante des documents papiers sont détruits, générant également une réduction en termes de conservation et flux de consultation. Tous ces bénéfices permettent au cas par cas de déterminer le retour sur investissement qui peut varier de quelques mois à deux ans.

Conclusion

Il est important de souligner que la gestion des messages électroniques avec une valeur archivistique doit s’inscrire dans la politique de gestion globale des archives courantes traditionnelles de la commune. Les documents doivent être organisés de manière à en faciliter le repérage et un plan de classement doit être mis en place, afin d’en faciliter l’accès.

Il est donc de l’intérêt de tous que la gestion des courriers entre dans une politique globale de classement afin d’enrichir la base de connaissance de la collectivité tout en respectant la confidentialité de certains courriers mise en place avec une gestion des droits d’accès avancée. Le déploiement d’une solution globale permet de gagner en efficacité de traitement afin de pouvoir produire des réponses dans de meilleurs délais, de gagner du temps lors de recherche, mais permet aussi de partager l’information, et d’archiver les informations qui doivent l’être. Ces systèmes vont se généraliser dans les prochaines années, afin de ne plus perdre de temps, d’assurer un suivi et une qualité de gestion des courriers, d’archiver des données importantes et de ne plus égarer ou perdre des courriers.

Digitech SA
Frédéric Matthey
Frédéric.matthey@digitech-sa.ch
http://www.digitech-sa.ch

La stratégie du décideur dans la gestion documentaire et la gestion du contenu dans l’entreprise

La stratégie de la gestion électronique de l’information et des documents puise son sens dans le core business de l’entreprise. L’existence même des organisations dépend de certains documents. Les dirigeants doivent en avoir conscience et s’y intéresser au moins autant que leurs résultats financiers.

Introduction

L’augmentation des documents et la recherche d’optimisation des processus poussent les responsables à adopter une stratégie de gestion de leurs documents et plus seulement à se poser des questions techniques sur l’archivage. Les menaces et les risques dans la gestion de l’information sont réels. Archiver se résume de manière simple à identifier les documents en déterminant leur durée de conservation, les décrire avec des métas donnés et un plan de classement pour les recherches ultérieures, les stocker et enfin maintenir l’accessibilité aux données. Les entreprises doivent également prouver que leurs archives sont intelligibles, intègres, authentifiables, et que toute modification et tout événement soient identifiables selon la notion de traçabilité. Il est déraisonnable pour les entreprises de mettre en place un système de gestion électronique des documents en tant que simple outil de stockage.

Résumé des points clés du schéma directeur

Les documents

Actuellement, les entreprises concentrent leurs efforts sur les documents et les processus dont la dématérialisation offre un fort retour sur investissement. Il s’agit principalement des factures, des bons de commande, des bons de livraison, des courriers entrants et sortants et des documents RH. Les assurances s’intéressent aux dossiers assurés, les banques aux documents liés aux transactions financières et les administrations à l’ensemble des documents.

Les processus

Ceci dépend fortement du secteur d’activité. Certains processus sont assez génériques, comme la distribution du courrier, le traitement et la validation des factures, mais aussi ceux liés aux documents RH. Par ailleurs, chaque entreprise a aussi ses propres processus qu’il faut modéliser et mettre en place pour gérer l’information et les documents.

Conclusion

La stratégie de la gestion des documents devra se développer et s’adapter au fil du temps selon la structure de l’entreprise, son contexte concurrentiel, l’évolution des techniques informatiques et bien évidement, au cadre légal et réglementaire.

La gestion documentaire, une affaire de spécialiste

Il est désormais acquis que la gestion des flux courriers et des documents physiques ou numériques, circulant dans l’entreprise ou l’administration, constitue un levier de performance économique à même de faire la différence auprès de chaque directeur.

La dématérialisation des factures, l’archivage légal, l’amélioration de la gestion des processus, le développement de services itinérants et d’applications multi sites sont garants d’une continuité de service documentaire. Les bénéfices induits par une gestion documentaire d’entreprise rationnelle et efficiente sont aussi nombreux que spectaculaires.

Mais en matière de dématérialisation, de GED, de GEIDE, d’ECM ou de BPM, atteindre les objectifs précités nécessite la maîtrise de techniques complexes, la prise en compte de contraintes métiers, légales ou normatives ainsi qu’une expertise dans des domaines multiples (stratégiques, techniques, juridiques, organisationnels).

Seul le respect d’un ensemble de règles permet en effet de satisfaire aux exigences de pérennité, d’intégrité, de sécurité et de traçabilité qui garantira la valeur probante de vos documents.