Un outil de gestion électronique de documents pour les contrats

Introduction

La gestion des contrats papier engendre un certain nombre de problèmes :

  • Archivage désordonné, voire manquant.
  • Dates d’échéances dépassées (pas de maîtrise du suivi).
  • Plusieurs versions de contrats.
  • Perte d’information liée aux contrats (pas d’annotation, cas particuliers, la personne le traitant a quitté l’entreprise, etc.).

Chaque département essaie de gérer de manière cohérente ces derniers (plan de classement papier, fichier Excel avec échéance, etc.), ce qui est loin de résoudre l’ensemble des problèmes. De plus, cela oblige des saisies multiples et n’assure pas la continuité en cas de départ du gestionnaire. Ceci n’est qu’un nombre non exhaustif de problèmes auxquels s’ajoute par exemple le manque de vision globale (aucun tableau de bord n’existe).

Notre solution AIRS Contrat

L’objectif principal est de disposer d’un système d’alerte performant qui soit à même de gérer l’ensemble des contrats et qui propose les points suivants :

  • Vue d’ensemble des contrats sous gestion avec un plan de classement « dossier ».
  • Traitement des différentes formes de contrat (papier, électronique, authentique).
  • Traitement de l’ensemble des annexes, avenants, courriers, contentieux, etc.
  • Traitement de tous les types de contrats.
  • Suivi des échéances (dénonciation, reconduction, facturation, budgétisation).
  • Constance de la qualité d’information.
  • Gestion des responsables de contrats.
  • Sécurisation de l’accès aux données (gestion des droits d’accès).
  • Numérisation et reconnaissance de critères de classement automatique (RAD/LAD/analyse sémantique).
  • Accès simple et rapide aux informations.

Le système permet de disposer d’un dossier de contrats avec alarme des échéances aux intéressés, suivi de certaines tâches intermédiaires, diverses clés de tri (également recherche libre comme dans google) et reporting.

Le cycle d’utilisation

Lors de l’enregistrement d’un contrat, on reconnaît automatiquement et on renseigne une liste de méta données (type de contrat, description, fournisseur, N°, responsable, etc.), ainsi que les données d’échéance, de délai de résiliation et de prix. Les données concernant les fournisseurs peuvent être reliées à la base de fournisseurs.

Les documents originaux du contrat sont digitalisés. Accès à la totalité des informations le concernant en tout temps. Il est également possible d’y ajouter des sous-contrats, des contrats liés et des versions multiples, afin de tenir compte des évolutions diverses survenant durant la vie d’un système de notes, tâches et pièces jointes. Ceci permet une gestion souple de l’ensemble des activités liées à la gestion du contrat.

Des mails automatiques sont envoyés aux personnes indiquées lorsqu’il y a une action à entreprendre (résiliation, renouvellement, modification, etc.). Les actions principales sont la validation, l’exécution, la reconduction et la résiliation. Il est aussi possible de définir des actions en fonction des besoins propres du client.

Conclusion

AIRS Contrat vous donne une vision complète et instantanée de vos engagements vis-à-vis de vos partenaires (fournisseurs, clients, etc.). Vous suivez ainsi efficacement l’ensemble de vos contrats quelque soit leur type : contrat de location, baux, assurance, maintenance, logiciel, matériel, etc.

Fort de ses multiples vues et d’une fonction de recherche intégrée, l’outil informe rapidement de l’état contractuel au titre d’un fournisseur, d’un équipement ou d’une société. Grâce aux alertes automatiques envoyées au responsable du contrat, en fonction de son état (dénoncé, actif, résilié, en cours de décision, etc.) et de son préavis, vous contrôlez vos engagements pris et décidez à temps de l’évolution des contrats. Cette solution vous permet de gérer vos contrats de manière rationnelle, sûre, en garantissant un suivi et une sécurité optimale en optimisant la gestion du processus.

 

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