Traitement des factures fournisseurs PDF arrivant par e-mail

En 2017, une grande partie des factures fournisseurs arrivent par e-mail et plus par courrier. Afin de faciliter le traitement, Doc.SERIES a imaginé tous les automatismes :

 facture_email

1)    Doc.Capture « écoute » l’adresse email définie pour la réception de factures fournisseurs

2)    Les emails sont récupérés, analysés et les pièces jointes extraites et déposé dans un répertoire préalablement configuré

3)    Les documents ensuite sont repris automatiquement par Doc.Capture et traités par la RAD (reconnaissance automatique de documents) / LAD (lecture automatique de documents)

4)    Si tous les champs sont correctement reconnus la facture pourra être envoyée directement pour l’archivage et le workflow de validation, dans le cas contraire une validation manuelle sera nécessaire.

5)    L’envoi des informations reconnu dans le programme comptable afin de faire l’écriture de manière automatique ou semi-automatique

De nombreuses sources (chiffres de 2015 des fiduciaires), s’accordent sur la réduction de coûts significatifs passant d’environ CHF 15.- à CHF 5.- pour traiter une facture fournisseur. L’ensemble des étapes est optimisé.

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

Pour tout renseignement : info@doc-series.ch

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Optimisation du processus « factures fournisseurs »

Le contexte économique actuel soumet les entreprises à une pression de plus en plus forte : travailler mieux, plus vite et à moindre coût. Réduction des dépenses et augmentation de la productivité sont au cœur des priorités et conduisent les entreprises à mener des actions de transformation se traduisant par la refonte des processus, tant opérationnels que métiers, avec comme objectif leur simplification et leur optimisation.

Les systèmes d’information apparaissent comme l’un des leviers essentiels de cette transformation, dans la mesure où ils permettent de gagner en temps et en efficacité via l’automatisation des tâches, tout en garantissant fiabilité et traçabilité des données traitées. Parmi les solutions mises en œuvre, la dématérialisation peut permettre de sécuriser et d’automatiser des processus (fournisseurs, clients).

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Les motivations qui poussent les entreprises à s’équiper d’une solution de dématérialisation sont nombreuses et souvent liées à la ligne stratégique de l’entreprise. Par exemple : L’amélioration du processus de traitement des factures ; Les gains de temps et de productivité ; L’amélioration de la traçabilité des documents.

Les bénéfices évoqués par les entreprises ayant fait le pas, sont d’ordre quantitatif (réduction des coûts de traitement, raccourcissement des délais) mais aussi qualitatifs (modernisation de la fonction comptable, contrôle interne sécurisé, allocation des ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée).

schéma_factures

 De nombreuses sources (chiffres de 2015 des fiduciaires), s’accordent sur la réduction de coûts significatifs passant d’environ CHF 15.- à CHF 5.- pour traiter une facture fournisseur. L’ensemble des étapes (traitement du courrier, saisie, validation et circulation, paiement, l’archivage, la recherche) est optimisé.

Nous vous invitons à consulter nos sites Internet : http://www.digitech.swiss et http://www.doc.series.ch

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Digitalisation des RH

La digitalisation dans les entreprises répond à deux besoins : le premier qui est de rendre la fonction RH digitale et d’orienter ses services aux collaborateurs, la seconde, être le fer de lance de la digitalisation des métiers, en gérant les projets de digitalisation.

La digitalisation, au-delà des nouvelles fonctionnalités qu’elle permet, impacte fortement et durablement les services RH :

  • Nouvelles formes d’apprentissage (MOOC, classes virtuelles, …),
  • Nouvelles relations entre les collaborateurs, mais également entre les entreprises et leurs collaborateurs (réseaux sociaux internes, développement des applications mobiles de recrutement, de gestion des notes de frais, de gestion des tâches, communication multicanale, développement de l’instantanéité, …)

La digitalisation va bien plus loin que la simple numérisation de documents et leur gestion électronique. Coffre-fort salarié, signature électronique, cours online (MOOC), workflows automatiques, réseaux sociaux d’entreprise, applications mobiles, sont autant de fonctionnalités et enjeux associés à la digitalisation des processus RH.

La digitalisation permet de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, réduire les coûts, gagner du temps en gestion du quotidien mais également en qualité. Il faut proposer aux salariés des outils modernes, fiables, simples et performants.

Les habitudes des salariés évoluent, avec une présence permanente de la digitalisation dans leur quotidien. Les collaborateurs ne comprennent pas pourquoi leur entreprise ne peut leur offrir un même niveau de service et de réactivité que celui qu’ils ont dans leur vie personnelle.

Les entreprises doivent s’adapter à ces évolutions et à ces demandes. Digitaliser ses processus RH est une démarche importante nécessitant de repenser son organisation. M&H Atlon accompagne chaque jour des entreprises dans leur démarche de digitalisation, de l’analyse de l’existant et des impacts, à la mise en place de plan d’action et solutions adaptées à chaque entreprise.

Demandez notre documentation et des renseignements : info@atlon.ch / http://www.atlon.ch

 

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Avocats : La dématérialisation et la gestion électronique de vos documents et dossiers

La numérisation des documents des cabinets d’avocats est une étape majeure dans le processus de dématérialisation qui complétée par des solutions de gestion électronique de documents (Capture, Workflow et archivage) assurent aux avocats la maîtrise complète de leur gestion documentaire, de bout en bout.

Aujourd’hui, la plupart des cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion. Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, celle qui aurait dû, dans la logique des choses, être intégrée au processus.

Si l’on est aujourd’hui convaincu des bénéfices de la dématérialisation à plusieurs points de vue (économique, stratégique, écologique, collaboratif…), force est de constater que la majorité des cabinets d’avocats ne sont pas équipés d’un système permettant de gérer l’ensemble du dossier de manière électronique. Alors, il devient nécessaire de s’équiper d’une solution de gestion électronique de documents (GED) spécialisée dans le métier.

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour des documents papiers, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, les assembler et les stocker.

Des solutions de numérisation existent, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions, dont les cabinets sont largement équipés. Ces solutions s’interfacent avec les solutions de gestion électronique de documents, dont certaines offres des paramétrages spécifiques pour les avocats (Doc.SERIES). Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics et c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite consulter et envoyer aux parties concernées.

Doc.SERIES pour avocat est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les études d’avocats. Doc.SERIES pour avocat vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.

Doc.SERIES apporte aux avocats une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans l’étude dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux affaires (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un clin d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Des bonnes raisons de dématérialiser vos documents avec Doc.SERIES

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Recherche de documents et de dossiers en quelques secondes
  • Temps de traitement des documents (circulation et exigence des délais de traitement)
  • Visualisation simple depuis l’endroit que vous souhaitez sur votre ordinateur ou votre tablette
  • Partage de l’information avec les personnes de l’étude
  • Sécurisation des documents et du stockage

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L’externalisation, une manière d’optimiser vos coûts tout en garantissant la qualité

L’externalisation de la gestion des processus revêt une importance capitale au sein des services d’une organisation. Du traitement de votre courrier entrant jusqu’à celui des notes de frais de votre entreprise, en passant par la gestion des factures fournisseurs, des dossiers clients, des dossiers fournisseurs ou des contrats, M&H Atlon et Doc.SERIES propose une prise en main externalisée de vos processus. En confiant la gestion de certains documents à un prestataire expérimenté, vous gagnez en productivité et réduisez vos coûts et délais liés à leur traitement et à l’instruction de vos dossiers.

L’externalisation des processus liés aux courriers et documents est au cœur de l’activité des sociétés rattachées à M&H Atlon qui innovent afin de s’appuyer sur les dernières technologiques afin de fournir les meilleures solutions possibles à ses clients. Notre proposition se base sur l’innovation et 20 années d’expérience dans les processus de gestion avec ses propres méthodologies et ses professionnels spécialisés afin de servir les marchés locaux et internationaux.

La dématérialisation des documents ne concerne pas seulement les compagnies d’assurances, les agences immobilières ou les opérateurs télécoms. Ces sociétés génèrent effectivement un volume non négligeable de documents, où la dématérialisation prend tout son sens ; Mais ne nous fions pas aux apparences, toutes les entreprises, y compris les PME, peuvent être amenées à gérer un volume de papier important.

Généralement les courriers ou documents traités sont des courriers d’entreprise liés à la relation client (contrats, formulaires, chèques, coupons…) ou à la finance (factures). Mais cette liste est non exhaustive, de plus en plus les sociétés dématérialisent également les lettres de voiture, les fiches qualité, les bons de livraison, les fiches produit, les attestations… A la clé, c’est disposer de tous ses documents à l’écran et non en pile sur le bureau ou en classeur !

Différents avantages liés à la gestion des processus par un tiers s’offrent à vous, parmi lesquels :

  • Bénéficier d’un système de traitement sécurisé, rapide avec des processus pour le contrôle qualité
  • Réduire les délais (traitement le jour de leur réception)
  • Eviter les mouvements et risques de « perte » de documents
  • Supprimer bon nombre de photocopies et d’impressions
  • Assurer une sauvegarde sécurisée et pérenne
  • Permettre un accès sécurisé et partagé à l’information aux ayants droits

Après leur numérisation, vous pouvez consulter tous vos documents sur un site dédié et sécurisé. Chaque utilisateur se connecte avec un mot de passe et un identifiant personnels, garantissant ainsi la traçabilité des actions menées. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches de documents selon des critères définis en fonction de vos besoins, les enregistrer, les imprimer, les envoyer par e-mail, …

L’avantage financier n’est pas le seul à prendre en considération !

Evidemment la première volonté des entreprises est de réaliser des économies rapidement. On estime que la période d’amortissement d’une externalisation documentaire se situe entre 2 et 6 mois selon les volumes confiés. Bien sûr, ce type de projet en interne n’est pas à prendre à la légère et il se doit d’être mené de bout en bout par un chef de projet convaincu du bénéfice à long terme. A l’issue de cette mise en place, on assistera à une accélération des processus métier, une amélioration de la traçabilité des documents et donc de l’image de la société. Outre un impact positif sur les ventes, c’est avant tout la possibilité de répondre aux demandes clients avec une meilleure réactivité.

Demandez notre documentation et des renseignements : info@atlon.ch

 

 

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Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Aujourd’hui, l’accélération des échanges, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents.

Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver la correspondance. L’évolution des besoins et des moyens durant ces quinze dernières années nécessite une réflexion et une mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature.

C’est pourquoi Digitech et Doc.SERIES ont conçu une solution répondant parfaitement à ce besoin tout en alliant simplicité et performance et qui propose notamment :

  • Des circuits de validation et de diffusion, afin de permettre la production d’une réponse rapide
  • La maîtrise des délais, tout en s’appuyant sur une démarche qualité
  • Des recherches performantes sur tous les courriers
  • Une traçabilité complète pour connaître toutes les actions liées à un courrier
  • La consultation et les validations depuis n’importe quel endroit
  • Une sécurité et une confidentialité adaptée au métier.

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers, permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de pilotage et de suivi performants.

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Il est de l’intérêt de tous que la gestion des courriers entre dans une politique globale de classement afin d’enrichir la base de connaissance de la collectivité. Le déploiement d’une solution globale permet de gagner en efficacité.

Plus d’information : http://www.digitech.swiss http://www.doc-series.chinfo@doc.series.ch

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La solution de gestion électronique des documents pour les communes

Les communes sont équipées de systèmes de gestion pour les finances publiques, pour l’état civil, pour le contrôle des habitants, …, mais aujourd’hui une commune doit pouvoir gérer l’ensemble des documents (emails, courriers, documents bureautiques, etc.) de manière efficace. Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une commune de n’importe quelle taille.

Les collaborateurs communaux et les élus peuvent gérer l’ensemble des documents dans une gestion électronique des documents selon les critères et les thèmes définis.

Les documents entrants doivent être numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Avec une GED vous augmentez votre efficacité :

  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents)
  • Les recherches de documents prennent quelques secondes
  • Réduction des délais de traitement des documents

Avec une GED vous optimisez l’organisation de votre commune :

  • Facilité de partager des documents
  • Classement de l’ensemble des documents à un seul endroit (mails, courriers, rapports, plans, documents bureautiques)
  • Vous ne conservez pas de nombreuses copies du même document

Avec une GED vous sécurisez vos documents :

  • Contrôle d’accès aux documents
  • Traçabilité de toutes les actions faites sur les documents
  • Confidentialité

Doc.SERIES propose un outil performant et accessible dont les fonctionnalités essentielles sont :

  • Numérisation simple des documents
  • Classement des documents en toute simplicité 
  • Recherches performantes et multiples
  • Intégration complète depuis Word, Excel, Outlook
  • Protection des documents
  • Optimisation des processus de distribution
  • Gestion des délais de traitements et de réponse
  • Traçabilité et historisation de l’ensemble des actions

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Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch http://www.digitech.swiss

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

 

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