Digitaliser votre PME

La numérisation est sur toutes les lèvres. Il s’agit maintenant de passer des intentions aux actes dans les PME. La digitalisation n’est pas simplement la mise en place d’une solution standard pour gérer les processus administratifs, cela va bien au-delà.

 Avant de vous lancer dans une démarche de digitalisation, il est important que vous preniez le temps pour faire un état des lieux. La connaissance de vos procédures internes ainsi que de votre degré de maturité digitale actuelle est la base de toutes les étapes ultérieures. Il faut identifier les optimisations et les opportunités dans votre chaîne de valeur, et ensuite déterminer comment les technologies digitales pourraient permettre de répondre à ces besoins.

La transformation numérique n’est pas seulement une affaire de technologie. Le changement des processus de production entraîne un changement dans la manière dont le travail est effectué. Ce changement touche l’ensemble de l’entreprise. Une stratégie de numérisation doit forcément passer à travers toute l’entreprise. Les nouvelles technologies doivent être avant tout pratiques et faciles à utiliser.

La digitalisation ne touche pas uniquement l’interne de votre entreprise, mais aussi les relations avec l’extérieur. Il est important de prendre en compte que le client aujourd’hui est adapté à la numérisation. Il s’attend à un accès en ligne 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 et peut comparer rapidement les produits et services. De ce fait, veillez à ce que votre entreprise propose des outils modernes, en ligne à vos clients pour qu’il puisse bénéficier d’un expérience client unique

Les entreprises qui souhaitent se lancer dans la digitalisation ou accélérer la démarche peuvent contacter les conseillers : info@atlon.chhttp://www.atlon.ch

 

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La numérisation des notes de frais, un facteur d’optimisation pour votre entreprise

L’automatisation et la dématérialisation des processus de gestion des notes de frais tendent à se démocratiser, portée par la volonté des entreprises de mieux piloter leurs coûts liés aux voyages d’affaires. Une tendance qui devrait s’accélérer car l’administration fiscale reconnaît la validité des documents numérisés.

La gestion des notes de frais reste dans les entreprises un centre de coût important. Selon un sondage réalisé en septembre 2017, les salariés consacreraient 27 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais (donc 27 minutes par mois). Ils seraient même plus de 20% à y passer plus de 30 minutes ! De quoi affecter la productivité des collaborateurs concernés, et donc inciter les sociétés à agir.

Afin de gagner un temps précieux à toutes les étapes de saisie, de transmission et de suivi de ce type de documents, un nombre croissant de sociétés se tournent vers des solutions d’automatisation. Retrouver la solution vous permettant d’automatiser votre processus avec une saisie via une App sur smartphone et une automatisation du processus : http://www.atlonxpense.chinfo@atlon.ch

 

 

 

Comment numériser et sécuriser ses documents – Archivage à valeur probante

Le numérique fait aujourd’hui partie de notre quotidien. Il simplifie les échanges des courriers, favorise une meilleure communication, optimise la gestion administrative des documents. Mais il nécessite de mettre en œuvre les bonnes démarches afin de respecter les normes et surtout les lois pour conserver ses documents qui sont une partie du patrimoine de l’entreprise.

Pour une entreprise, numériser et sécuriser ses documents a une grande importance en terme d’organisation mais aussi pour une bonne optimisation des coûts administratifs. Qu’il s’agisse de contrats, de factures, ou de documents RH, les entreprises ont évidemment un grand nombre de documents importants en leur possession.

Numériser ses documents permet de les conserver en toute sécurité et confidentialité. Stocker et protéger vos documents importants est possible, même pour les PME, grâce à des espaces de stockage sécurisés au sein d’un système d’archivage de données électroniques probant. L’accès y est facilité et disponible à tout moment pour les collaborateurs de la société ayant un droit d’accès. Il convient donc de numériser tous les documents papier qui possèdent une valeur juridique, avant de procéder à l’archivage numérique. Des options possibles permettent de distribuer, de partager, de rechercher les documents.

Avec ces solutions, les démarches administratives internes deviennent plus faciles et prennent moins de temps. Les documents numérisés déposés dans le système sont conformes aux originaux et la date de dépôt fait office de preuve en cas de litige.

La numérisation se fait en plusieurs étapes. Tout d’abord il y a une phase de préparation puis vient la numérisation, avant que les documents soient classés automatiquement ou de manière semi-automatique. Enfin, les documents sont archivés, disponibles à la consultation, à la recherche, à la distribution et pourront être restituées quand vous le souhaitez, tout en offrant la garantie de leur intégrité. Les documents électroniques (mail, courriers bureautiques, …) doivent aussi bénéficier de ce type de service.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch / info@doc-series.ch

Les devoirs d’un membre du Conseil d’administration

À la suite de plusieurs séances de Conseil d’administration en ce début d’année, je profite de rappeler quelques règles et surtout les obligations qui sont parfois oubliées par les membres. Il est parfois nécessaire de se souvenir et de se rappeler des obligations surtout quand il y a une sollicitation pour reprendre un poste d’administrateur. Avant d’accepter ce poste, il est nécessaire d’évaluer la situation, de comprendre les attentes et les enjeux, de connaitre la situation de l’entreprise et de se poser la question de la valeur ajoutée apportée à l’entreprise. L’acceptation du poste permet d’exercer des droits, d’avoir des responsabilités mais aussi de nombreux devoirs.

Selon l’article 754 CO, les membres du conseil d’administration et toutes les personnes s’occupant de la gestion ou de la liquidation, répondent à l’égard de la société de même qu’envers chaque actionnaire ou créancier social du dommage qu’ils leur causent en manquant intentionnellement ou par négligence à leurs devoirs. La responsabilité des organes est engagée sous les conditions suivantes :

  • Un dommage est intervenu (diminution d’actifs ou augmentation de passifs auprès des lésés)
  • Il existe un lien de causalité entre l’acte ou l’omission et le dommage causé
  • Présence d’un manquement aux devoirs
  • Présence d’une faute (une légère négligence est suffisante)

Les membres d’un conseil d’administration doivent toujours être conscients du fait qu’ils assument une responsabilité importante qu’il n’est pas possible de déléguer sans autre. Selon l’art.716a CO, le conseil d’administration a sept attributions intransmissibles et inaliénables :

  1. Exercer la haute direction de la société
  2. Fixer l’organisation de la société
  3. Fixer les principes de la comptabilité et du contrôle financier
  4. Nommer et révoquer la direction
  5. Exercer la haute surveillance sur la direction
  6. Etablir le rapport de gestion
  7. Informer le juge en cas de surendettement

Par conséquent, seules les tâches non mentionnées peuvent être déléguées. Afin que la délégation ait un effet de libération en matière de responsabilité, la personne déléguant sa propre responsabilité doit pouvoir prouver en cas de dommage. Ceci se fait par un règlement d’organisation définissant les tâches déléguées à la direction, au Président, à un comité spécialisé (contrôle, rémunération, …). Le règlement d’organisation a pour but de clarifier l’organisation des pouvoirs dans la société.

Ce règlement qui est prévu par la loi peut être établi selon les besoins et les particularités de chaque société. Du fait qu’il est appelé à régler le fonctionnement du conseil d’administration, respectivement de la direction, son importance est grande et ceci d’autant plus que le Conseil d’administration délègue une partie de ses pouvoirs à la direction ou à un administrateur délégué. Il est important que la teneur du règlement soit établie en prenant en compte les besoins et les particularités de la société afin de régler :

  • La compétence du conseil d’administration
  • La compétence de la direction
  • L’organisation du conseil d’administration
  • L’organisation de la direction
  • Les flux d’informations
  • Les indemnisations
  • Les éléments de contrôle
  • Les obligations de rapport

Sur la base du règlement, les obligations de contrôle du conseil d’administration envers la direction pourront être assurées.

Finalement, il convient de tenir compte du fait que la décharge donnée aux organes lors de l’assemblée générale ne les décharge que dans le cadre des faits connus, qu’elle ne concerne que les rapports entre les actionnaires et la société et que les actionnaires qui n’ont pas approuvé cette décharge peuvent néanmoins prendre des mesures juridiques dans un délai de six mois.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

L’advisory board un levier important pour les startups

L’advisory board est une structure libre de conseils composée généralement de personnes qualifiées pour accompagner de façon stratégique une entreprise lors de son lancement et en accélérer le développement. Son principe consiste à rencontrer ses membres régulièrement pour leur présenter le projet et ainsi le faire évoluer à travers des conseils et des critiques constructives, le tout de manière objective.

Très souvent visible dans les startups en forte croissance, l’advisory board, est moins rigide que le Conseil d’Administration et offre à l’entreprise un véritable soutien dans son développement.

Il permet d’accroître le champ de réflexion, d’élargir le réseau de la direction pour la faire gagner en crédibilité et en maturité. Ainsi, bien au-delà des observations, conseils et feedbacks des membres, l’advisory board, apporte une véritable énergie à l’entreprise et lui permet de mieux orienter ses actions (levée de fonds, développement à l’étranger, ouverture de nouveaux secteurs, etc.).

Il est important pour l’entreprise de centraliser des conseils et des compétences complémentaires et non-impliquées directement dans celle-ci. Il s’agit de s’entourer de spécialistes du marché de l’entreprise. Les membres doivent être rencontrés en groupe ou éventuellement de manière individuelle, entre 6 à 12 fois dans l’année, dans le cadre de réunions. La force de l’advisory board réside dans le choix et la diversité des personnes, qui grâce à l’apport de leurs expériences, leurs réussites, leurs erreurs et du partage de leurs réseaux vont permettre d’orienter la stratégie de l’entreprise de manière positive afin de relever les défis de la croissance qui doit être exponentielle dans le cadre d’une startup.

Diverses profiles en fonction des besoins peuvent répondre aux enjeux d’une entreprise. On voit notamment des avocats, banquiers, experts en digitalisation, scientifiques, experts en modèle économique, spécialistes en levée de fonds, experts en marketing, entrepreneurs expérimentés, …

 Si la gestion de ce conseil est moins formelle qu’un conseil d’administration, c’est un travail à part entière à ne pas sous-estimer sous peine de ne pas en retirer le bénéfice possible et voulu. Le choix d’une animation soutenue et des rendez-vous bien préparés sont les ingrédients d’un advisory board qui aura un impact positif et un effet important sur la croissance d’une entreprise

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Un spécialiste de la digitalisation comme membre de son Conseil d’administration devient une nécessité

Le rapport au numérique peut faire la différence entre les entreprises qui réussissent et celles qui échouent. Cette transition nécessite des investissements importants et une implication forte de la direction et du conseil d’administration, mais peu d’entreprises ont à leur tête des dirigeants sensibles à ces enjeux.

A ce jour les entreprises importantes mettent la transformation numérique au cœur de leur stratégie. Si la digitalisation peut aujourd’hui être un véritable vecteur de succès, elle exige de s’entourer de personnalités à même d’accompagner cette transformation. La transformation numérique concerne toutes les entreprises de 5 employés à plusieurs milliers de collaborateurs de tous les secteurs (du bâtiment, au secteur tertiaire en passant par tous les autres types d’industries).

 

Alors que peu d’entreprises disposent déjà de ce type de compétences en interne, il est nécessaire de recruter un expert du sujet pour siéger au conseil d’administration. Ainsi, ce membre du « board » peut conseiller le directeur général et les autres membres du Conseil d’administration, initier et suivre les objectifs stratégiques en matière numérique, définir et encadrer les investissements, et créer des liens avec des organisations aux enjeux similaires. S’il n’est pas dans les responsabilités d’un membre de Conseil d’administration de suivre au jour le jour les projets numériques de l’entreprise, ce membre peut apporter un nouvel éclairage et des ressources à même de les concrétiser. 

 Le problème reste alors de trouver ce type de profils. De fait, la recherche d’un administrateur compétent en matière numérique est souvent élargie au milieu entrepreneurial, à l’univers du consulting digital et au monde académique. Ces profils d’administrateur ne se contenteront peut-être pas d’une réunion trimestrielle avec le conseil. Pour affirmer leur légitimité et faire entendre leur voix au sein du « board » et de la direction, il leur faudra rencontrer régulièrement les exécutifs, analyser les stratégies mises en place, participer au recrutement et peut-être même échanger avec des consultants et prestataires externes.

La mise en place d’un comité de suivi de la transformation digitale, incluant certains membres du « board » et quelques exécutifs seniors reste un moyen efficace d’accompagner la transition vers un futur plus numérique dans l’entreprise, tout en maitrisant les aspects stratégiques et les aspects opérationnels.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

La solution idéale pour la gestion des notes de frais

En Suisse, les entreprises traitent encore majoritairement leurs notes de frais grâce à des fichiers Excel.  Certaines PME et grandes entreprises ont investi dans des logiciels, qui sont devenus pour la plupart obsolètes. Face aux nouveaux usages dont l’utilisation du smartphone, les entreprises ont grand intérêt à passer à la numérisation en temps réel via une solution comme AtlonXpense (http://www.atlonxpense.ch). 

AtlonXPense est une plateforme pour le traitement de la dépense professionnelle en temps réel, est une solution qui permet aux collaborateurs de déclarer et de transmettre leurs notes de frais en toute efficacité. L’application répond à un besoin de modernité technologique tout en étant accessible au plus grand nombre. Il suffit de numériser grâce à l’application installée sur smartphone et ce, au moment même de l’engagement de la dépense. La dépense est automatiquement transmise et disponible pour l’entreprise. 

Afin de garantir la sécurité des données, la solution a un « coffre-fort électronique » qui permet à ses utilisateurs de pouvoir enfin s’affranchir du stockage des justificatifs papier, en toute sécurité et légalité

AtlonXpense permet aux collaborateurs de gérer les notes de frais au fur et à mesure et ainsi de ne plus y passer des heures en fin de mois. On passe d’un stockage physique à un stockage numérique fiable avec un coffre-fort électronique. Pour l’entreprise, le Retour sur Investissement est quasi immédiat. AtlonXpense permet d’optimiser les processus d’approbation et de contrôle, de réduire le temps d’intégration dans les ERP comptables et de générer toutes les écritures

Plus d’informations : http://www.atlonxpense.chinfo@atlon.ch